Käytännesääntötyöhön rohkeasti ja ennakkoluulottomasti

[Veikko Leskelä]

Sukututkimustoimialan käytännesääntötyö on aloitettu konkreettisesti 15.8.2007 pidetyllä palaverilla. Työryhmän puheenjohtajan ominaisuudessa alla muutama rohkaiseva kommentti.

Mitään ennakkokannanottoja ei työryhmässä ole vielä lyöty lukkoon, vaan tarkoitus on ensin koota eri alojen - ennen kaikkea vertaisalojen - käytännesääntöjä ja hankkia kaikkea muuta taustatietoa ennakkoluulottomasti. Liian tiukat ja sovittamattomat reunaehdot voivat olla turhia pidäkkeitä työllemme ja lukkiuttaa turhaan asenteita.

Tarkoituksena ei ole myöskään luoda minkäänlaisia sovittamattomia vastakohtaisuusasetelmia tietosuojavaltuutetun ja toimialan toimijoiden kesken.

Tietosuojavaltuutetun toimiston kanssa on ollut kaksi palaveria, 28.5.2007 ja 15.8.2007. Henki näissä kokoontumisissa on ollut rakentava ja lupauksia antava, että monista vanhoista kiista-aiheista huolimatta tyydyttäviin tuloksiin voidaan toimialalla päästä.

Sukuseurojen Keskusliiton puolesta ei allekirjoittaneella työryhmän puheenjohtajana ole mitään ennakkoasenteita tai lukkoonlyötyjä reunaehtoja työmme onnistumiselle.

Ainoa lähtökohta on, että kerättyämme tarvittavan tausta-aineiston voimme lähteä rakentamaan toimialan käytännesääntöjä sellaiseen rakenteeseen ja sisältöön, joka tyydyttää kaikkia alan toimijoita ja voi olla myös tietosuojavaltuutetun toimiston hyväksymä. Työn epäonnistuminen olisi onnetonta koko sukututkimustoimialalle.

Uskon, että lähtökohtamme käytännesääntötyön onnistumiselle ja tehokkaalle etenemiselle ovat olemassa ja voimme edetä työssämme ennakkoluulottomasti. Kaikki edellytykset siihen ovat olemassa.

Sukuseuroja edustavana - mutta myös koko toimialaa tuntevana - näen erittäin tärkeänä sen, että sukututkimustoimialan toiminta on luottamusta herättävää ja voimme toimia rakentavassa yhteistyössä sekä toimialalla että viranomaisten kanssa.

Kaikki vaatii sitoutumista. Uskon, että nyt ollaan hyvällä idulla.

yhteistyöterveisin

Veikko Leskelä, OTL
sukututkimustoimialan käytännesääntötyöryhmän puheenjohtaja
SSS:n ja SSHY:n jäsen
Sukuseurojen Keskusliiton hallituksen jäsen

[Veikko Leskelä]

Lainaus: Sukututkijoiden ja tietosuojavaltuutetun näkemysten eriävyys ja osapuolten mahdollisuudet kompromisseihin tulevat määräämään sen, kuinka monta kertaa luonnoksia joudutaan Albertinkadulla käyttämään. Luonnoksesta tulee henkilötietolain tarkoittama käytännesääntö ainoastaan siinä tapauksessa, että tietosuojavaltuutettu hyväksyy sen.

Suomen Sukututkimusseura
P. T. Kuusiluoma
toiminnanjohtaja

Tämä pitää varmasti paikkansa ja siksi tuo ryhmämme tausta-aineiston huolellinen alkuselvittely ja eri osapuolten painavien perustelujen esiintuonti ja analysointi on paikallaan.

Keskusliiton ja Sukututkimusseuran erilaiset intressit ovat varmasti yhteensovitettavissa sillä tavalla, että tietosuojavaltuutetun toimiston kanssa voidaan päästä kohtuullisella aikataululla kaikkia tyydyttävään tulokseen. Allekirjoittanut uskaltaa olla tästä asiasta optimistinen.

Veikko Leskelä, OTL
Käytännesääntötyöryhmän puheenjohtaja

[Antti Järvenpää]

Jouduin lukemaan asian kahteen - kolmeen kertaan näistä kahdesta keskusteluketjusta, joissa aihe on aloitettu, enkä ole vieläkään ihan varma, ymmärränkö vieläkään kaikkea tästä kapulakielestä.

Jos ymmärän oikein, tässä kai tarkoitetaan sitä, millä edellytyksillä sukutukimusta saa tehdä yksityiseen käyttöön ja millä edellytyksillä julkaista esimerkiksi sukukirjaksi.

Noin ylipäätänsä sukukirjan tehneenä, sanoisin, että käytännössä, jos henkilöreksterilakia sovelletaan sukututkimuksiin, joiden tarkoituksena on julkaista sukukirja, tullaan mahdottomuuteen, koska tutkimuksen tekijä ei käytännössä pysty mitenkään tarkistuttamaan henkilötietoja kaikilta sukutukimuksessa olevilta eläviltä henkilöiltä, jo yksinkertaisesti siitä syystä, että hänellä ei ole näiden henkilöiden osoitetietoja, eikä hän saa niitä kattavasti mistään, eikä tutkimuksen tekijällä ole sellaisia yksilöintitietoja, joilla hän voi tunnistaa henkilön varmasti, vaikka hänellä olisikin pääsy johonkin osoiterekisteriin. Muitakin syitä löytyy, mutta niitä ei liene kannata luetella.

Käytännössä henkilöstörekisterilain soveltamisen vaatiminen sukukirjan teossa, johtaa siihen, että sellainen kulttuuriteko, kuin sukukirjojen teko tyrehtyy tyystin. Sukuseurassa, jonka sukuneuvostoon myös kuulun, olemme päättäneet, että sellaisen sukukirjan tekemiseen emme lähde, jonka henkilötiedot päättyy 1900-luvun alkuun, emmekä tule ottamaan uusintapainoksia vanhoista nykypäivään ulottuvista julkaisuista.

Kun itse olen takavuosina tehnyt sukukirjaa, olen tietoisesti välttänyt minkäänlaisen rekisterin tekoa (ATK- tai paperikortistoa) ja olen ylläpitänyt vain tekstimuotoista käsikirjoitusta. Asialla ei lienee mitään eroa pykälänviilaajien näkökulmasta, mutta käytännössä en ole pitänyt itseäni minkäänlaisen rekisterin ylläpitäjänä, vaan ainoastaan kirjan kirjoittajana.

Kun luen tuota Kuusiluoman kirjoitusta, en tiedä ymmärränkö oikein vai väärin, mutta tulkitsen, että seurojen tavoitteena, olisi se, että yksityisesti saisi pitää millaista rekisteriä haluaa ja millä välineellä hyvänsä, mikäli tutkimus koskee omaa tai perheenjäsenten sukua. Seurat näyttäisivät sen sijaan antavan periksi tietosuojavaltuutetulle siinä, että sukukirja tulkittaisiin aina henkilörekisterilain alaiseksi, mikäli se koskee eläviä henkilöitä.

Toivoisin Suomen sukutukimusseuran jäsenenä hartaasti ihan jo pelkästään kulttuuriperinnön vaalimisen nimissä, että em. mainittua tulkintaa vielä tarkastettaisiin. Oma esitykseni on se, että ratkaisu voisi löytyä siitä, millaisia tunnistetietoja pidettäisiin henkilörekisterinä. Esimerkiksi:
1. Yli 100 vuotta olevia tietoja ei koskisi mitkään rajoitukset
2. Alle 100 vuotta olevissa tiedoissa saisi esittää esim. vain polveutumistiedot ja niihin liittyvät päivänmäärät.

Näen, että edellisen kaltainen tulkinta, olisi erittäin tärkeä sukukirjaperinteen jatkumisen kannalta ja viittaan siihen, että esimerkiksi ammattimatrikkeleissa on käytäntö, että jos henkilö ei ole sallinut tietojensa julkaisua, on hänestä kuitenkin nimi ja tutkintovuosi matrikkeleissa. Siis, jos näin on matrikkeleissa, pitäisi myös sukukirjojen osalta olla tulkinta, jossa selkeästi rajataan, mitä elävästä henkilöstä saa julkaista ilman ko. henkilön lupaa ja ilman että kirja tulkittaisiin henkilöstörekisterilain alaiseksi.

Jos em. kaltaista tulkintaa ei saada aikaiseksi, loppuu nykypäivään ulottuvien sukutukirjojen julkaisu tyystin ja se on melkoinen menetys pelkästään kulttuurin ja sukunsa tuntemisen kannalta. Toisaalta tällaisille kirjoille on selkeä kysyntä, jossa ihmiset haluavat nähdä nimensä ja sen, miten kukin samaan sukuun kuuluva on sukua hänelle. Joku tietenkin voi väittää, että voihan niitä julkaista, jos nouttaa henkilörekisterilakia, mutta jokainen sukukirjan tehnyt tietää, että tältä ajatukselta puutuu sekä käytännölliset että taloudelliset edellytykset.

Käytännössä olemme em. sukuseurassa keskustelleet myös sellaisen sukukirjan tekemisestä, jossa tiedot loppuisivat 1900-luvun alkuun. Valtaosa sukuneuvoston jäsenistä näkee sen turhaksi ja seuran varojen tuhlaukseksi, koska sellaiselle ei ole kysyntää, koska sieltä ei löydy elävien ihmisten sukulaisuussuhdetta, eikä omaa nimeä. Luultavasti tällaiset 1900-luvun alkuun päättyvät kirjat kiinnostavat lähinnä vain sukutukijoita ja pelkästään sen takia kirjoja ei kannata julkaista.

Mitä sitten tulee tuohon yksityiseen elämänpiiriin liittyvään sukutukimukseen, tarkoittaa seurojen tulkinta sitä, että sukutukimus ohjelmista olisi syytä poistaa gedcom ominaisuus, koska moinen ominaisuus soveltuu tietojen massaluovutukseen ja houkuttelisi helposti laittomille teille. Noin ylipäätänsä en ole lainkaan huolestunut yksityisen elämänpiirin sukutukimuksesta, koska mielestäni on absurdi ajatus, että en saisi pitää yllä tietoa esi-isistäni ja heistä polveutuvista sukulaisistani, tai että en voisi kertoa jollekin sukulaiselleni, kuka on hänen ja minun neljäs serkku tms. En myöskään ymmärrä minkäänlaisia perusteita, millä tämä voitaisiin kieltää.

En tiedä, oliko näiden viestiketjujen aloittamisen tarkoitus aloittaa jonkinlainen evästyskeskustelu Suomen Sukututkimusseuran jäsen kesken vai pelkkä tiedotus. Joka tapauksessa olen tuonut esille vaatimattoman mielipiteeni. Toivon neuvottelijoille menestystä tässä käytännesääntötyösssä (mikä lieneekään oikea tulkinta tuolle sanahirviölle), jolla on erittäin ratkaiseva merkitys sille, millaisessa laajuudessa sukutukimusta voi tehdä tulevaisuudessa.

En malta olla vielä lainaamatta eräiden sukupäivien tunnusta - Tunne sukusi. Mitenhän tälle mahtaa käydä tulevaisuudessa, jos sukutukijoiden työ estetään tai sitä aletaan pitää laittomana?

[Veikko Leskelä]

Jouduin lukemaan asian kahteen - kolmeen kertaan näistä kahdesta keskusteluketjusta, joissa aihe on aloitettu, enkä ole vieläkään ihan varma, ymmärränkö vieläkään kaikkea tästä kapulakielestä.
-------------
En tiedä, oliko näiden viestiketjujen aloittamisen tarkoitus aloittaa jonkinlainen evästyskeskustelu Suomen Sukututkimusseuran jäsen kesken vai pelkkä tiedotus. Joka tapauksessa olen tuonut esille vaatimattoman mielipiteeni. Toivon neuvottelijoille menestystä tässä käytännesääntötyösssä (mikä lieneekään oikea tulkinta tuolle sanahirviölle), jolla on erittäin ratkaiseva merkitys sille, millaisessa laajuudessa sukutukimusta voi tehdä tulevaisuudessa.

En malta olla vielä lainaamatta eräiden sukupäivien tunnusta - Tunne sukusi. Mitenhän tälle mahtaa käydä tulevaisuudessa, jos sukutukijoiden työ estetään tai sitä aletaan pitää laittomana?

Kiitos Antille mielipiteestäsi.

Allekirjoittanut on välttänyt toistaiseksi pykälien mainitsemista - vaikka henkilötietolain 42 §:n nojallahan tätä itsesääntelyksi kutsuttavaa käytännesääntötyötä ollaan tekemässä. Työlle on nyt yhteiskunnallinen tilaus.

Toimialalla on runsaasti maallikoita ja ei-juristeja, joiden käyttökaluiksi käytännesännöt on myös tarkoitettu. Aihe on aivan tarpeeksi monimutkainen ja tarvitsee siksi selkokieltäkin.

Oma henkilökohtainen näkemykseni henkilötietolain vaatimusten noudattamisesta on hyvin levollinen. Pikemminkin näen toimivien käytännesääntöjen olemassaolon sukututkimustoimialan suurena mahdollisuutena, jolla lisätään luottamusta toimialaan.

Siinä mielessä työryhmän lähtötilanne on hyvinkin suotuisa.

Omalta osaltani otan mielelläni vastaan palautteita ja evästyksiä tämän asian tiimoilta, vaikka esimerkiksi SSK:n kevätkokouksessa jo laajasti kartoitettiin asiaan liittyvia ongelmia ja parannuskeinoja. Vastuullinen lähestyminen vaikeaan teemaan on suuresti ilahduttanut. SSK:n sivuilla on myös asiaa koskeva ajankohtaistiedote.

Veikko Leskelä

[Hasse]

Kuten Antti aikaisemmassa viestissään, minäkin putosin kärryltä.

Sukututkija kerää informaatiota ja laittaa kansiin sekä tietokantohin. Koska suku koostuu henkilöistä, elävistä sekä kuolleista tietokannoissa on henkilötietoja. Keräämme kaikki tietoja omaan tarpeeseen, perhepiirille, sukulaisille ja tuttaville. Aika suoraviivaista.

Ja tulee sellaien mielikuva että tässä olemme kaikki rikollisia - koska meillä on se "rekisteri" kotona peräkammarissa. Ja rekisteriäkö ei saa pitää?

Jokaisella on halu jossain vaiheessa jakaa tietoa omasta suvusta tuttaville ja sukulaisille, muille sukututkijoille. Sehän on osa harrastustamme sekin. Jaetaan tietoa tulosteina, kirjana, cd:nä tai gedcomina - kaikki "julkaisuja" omalla tavallaan.

Se että tiedon jakajalla olisi velvollisuus tarkistaa jokaiselta salliiko tämä että nimi on mukana julkaisussa on käytännössä sama kuin sanoisi ettei eläviä saisi olla mukana julkaisussa. En millään pysty henkilökohtaisesti saamaan yhteyttä kaikkiin sukulaisiin vaikka haluaisinkin. Sukukirjan siis pitää loppua n. vuoteen 1900! Ja niinkuin Antti äsken kirjoitti - kukaan ei ole kiinnostunut julkaisusta jossa elävien tiedot (="oma nimi") ei ole mukana.

Siispä luulisi ettei julkaisuja teetetä enää.

Uskon vahvasti että näin ei kuitenkaan tapahdu. Me tehdään se sukujulkaisu jatkossakin. Julkaisu jossa virallisesti ei ole yhtään elävää henkilöä - eli sukukirja loppuu esimerkiksi vuoteen 1900. Lisätiedot vuodesta 1900 eteenpäin luultavasti levitetään toisenlaisella tavalla - sähköisesti tai monistein varsinaisen julkaisun lisäksi. Hankalampaa kaikille osapuolille mutta niin tulee tapahtumaan.

Eli mitä olemme silloin voittaneet? Mikä olisi Tietosuojavaltuutetun toimisto saavuttanut? Olemmeko todellakin tehnyt hyvän työn laatiessamme tiukkoja sääntöjä? Porukka pelkää tekevänsä rikoksia kokoamalla suvunsa tietoja kirjamuotoon ja käytännössä yllytetään jopa jakamaan sen julkaisunsa kahteen osaan: virallinen + epävirallinen liite. Nimellisesti kaikki seuraa sääntöjä, julkaisee sukututkimuksia paperille, kirjana, cd:nä jne. siten että yksikään elossa oleva ei ole mukana. Epävirallisena liitteenä levitetään erikseen puuttuva tieto.

Joteenkin luulisi että riittävä ratkaisu kaikkeen olisi sääntö joka yksinkertaisesti voisi kulkea nimellä "hyvä tapa".


ei julkaista henkilökohtaisia tietoja elävistä.
ei julkaista tietoja henkilöistä jotka sukututkijalle suoraan ovat ilmaisseet ettevät halua julkaisuun
ei julkaista syntymäpäiviä, mahdollisesti syntymävuosi
nimen julkaiseminen olisi ok, muttei täydellinen nimi. Ei saa tehdä henkilöllisyyden varkaus liian helpoksi.


Jos me mennään tällaiselle tielle että lakiteitse kielletään kaikkea ja uhataan raastuvalla joka käänteessä tulevaisuus taitaa olla aika ankea. En kohta voi kerätä edes tietokoneen osoitekirjaan yhteystietoja, sähköposti-osoitteita, nimiä, puhelinnumeroita, taustatietoja. Emmehän voi olla varmoja siitä ettei esim. jokin uusi Windows virus levittää kaikki tiedot ympäri maailman. Siispä osoiterekisteriä ei saisi pitää tietokoneessa.

Tai - milloinhan tietosuojavaltuutetut kieltävät virukset.

[P. T. Kuusiluoma]

Kommentteja Antti Järvenpään viestiin:

1. Sukututkimuksen tekemisen ehdot eivät ole käytännesääntöihin liittyviä tekijöitä. Käytännesäännöt koskevat ainoastaan henkilörekistereitä, tässä tapauksessa siis sukututkimustarkoituksessa ylläpidettyjä henkilörekistereitä ja silloinkin ainoastaan niitä, joihin henkilötietolain soveltamisala ulottuu. Ja sitä emme vielä tarkkaan tiedä.

2. Yksi käytännesääntöjen tärkeimmistä määrityksistä tulee olemaan se, millainen on sellainen sukututkimustarkoituksessa ylläpidetty henkilörekisteri, johon henkilötietolain säädökset eivät ulotu, ja milloin henkilötietolaki tulee sovellettavaksi.

Suomen Sukututkimusseura ja Sukuseurojen Keskusliitto pohtiessaan henkilötietolain ongelmallisia kohtia ottivat sellaisen kannan, ettei henkilötietolaki tule sovellettavaksi, jos sukututkimustarkoituksessa ylläpidetty henkilörekisteri kuuluu henkilön yksityiseen elämänpiiriin riippumatta tallennustavasta, kerättyjen henkilötietojen määrästä tai rekisteröityjen sukulaisuudesta rekisterin ylläpitäjään. Tässä ei siis oteta kantaa siihen, keitä rekisteröidyt ovat, ts. sillä ei ole merkitystä ovatko he rekisterinpitäjän sukulaisia vai eivät. Sillä kysymyksellä ei rekisterinpidon kannalta ole merkitystä.

3. Kansalaisilla on luovuttamaton perustuslaillinen oikeus julkaista painotuotteita kirjapainosta kenenkään niitä ennakkoon tarkastamatta tai sensuroimatta eikä henkilötietolaki millään tavoin säätele julkaisutoimintaa. Henkilötietolaki säätelee ainoastaan henkilörekistereiden ylläpitämistä. On jatkokeskustelun kannalta hyödyllistä, että kirjoittajat pitävät tämän mielessään.

Totta kuitenkin on, että tietosuojavaltuutetun toimiston tulkinnan mukaan sukukirjaa tai sen osaa (riippuu tietenkin sukukirjan esitystavasta) edeltää henkilörekisteri, jonka ylläpitämistä henkilötietolaki säätelee, jos henkilörekisterissä on eläviä henkilöitä. Siten siis sukukirjaan tähtäävässä sukututkimuksessa tulevat nykytulkinnan mukaan henkilötietolain säädökset noudatettavaksi.

Tässä tullaan toiseen käytännesääntötyön tärkeimmistä kysymyksistä, henkilötietolain säätämän tiedonantovelvollisuuden toteuttamiseen. Se on kiperä kysymys.

4. Kolmas tärkeä kysymys käytännesääntötyössä on se vähimmäishenkilötieto, joka rekisteriin voidaan merkitä henkilön käyttämän kielto-oikeuden jälkeen. Ymmärtääkseni tietosuojavaltuutetulla on tällä hetkellä tässä asiassa nollatoleranssilinja. Suomen Sukututkimusseura ja Sukuseurojen Keskusliitto esittivät muistiossaan vähimmäismuotoa ”poika/tytär + syntymävuosi”.

5. Se, mitä edellä on todettu Suomen Sukututkimusseuran ja Sukuseurojen Keskusliiton näkemyksistä, koskee ainoastaan tietosuojavaltuutetulle kesäkuussa jätettyä ongelmallisten kysymysten muistiota, jota tietosuojavaltuutettu ei kommentoinut. Yhtään käytännesääntöjen luonnosta ei ole vielä ehditty kirjoittaa, joten kaikki kysymykset ovat vielä avoinna eikä mitään kantoja ole lyöty lukkoon.

Käsitykseni Suomen Sukututkimusseuran toiminnanjohtajana on se, että käytännesääntöjen luominen ei ole itsetarkoitus, vaan koko prosessin tulee tähdätä sellaisen ohjeistuksen aikaansaamiseen, jonka sekä sukututkijat ja sukuseurat että tietosuojavaltuutettu voivat hyväksyä. Se väistämättä edellyttää kompromisseja, mutta mikäli edellytyksiä konsensukseen ei ole tai kompromissit ovat liian kivuliaita, ei käytännesääntöjen luomiseen tule pyrkiä hinnalla millä hyvänsä.

Suomen Sukututkimusseuran neuvotteluryhmä on kuitenkin tässä vaiheessa vielä optimistinen ja tähtää hyvin vakavalla mielellä sukututkijoita ja sukuseuroja hyödyttävään lopputulokseen. Esittämistäni varovaisista äänenpainoista huolimatta Suomen Sukututkimusseuralla ei – kuten ymmärtääkseni ei myöskään Sukuseurojen Keskusliitolla – ole syytä eikä halua minkäänlaiseen vastakkainasetteluun tietosuojavaltuutetun kanssa. Päinvastoin, hyvä yhteistyö hyödyttäisi molempia osapuolia.

6. Antti Järvenpää on viestissään ehkä hivenen pessimistisempi kuin mihin on aihetta. Ei sukukirjojen julkaiseminen lopu syntyivät sitten minkälaiset käytännesäännöt tahansa tai ei lainkaan. Käytännesäännöt ovat ns. toimialan sisäistä itseohjausta eikä niillä ole vahvaa juridista merkitystä. Tarkoituksena on kuitenkin luoda sellainen ohjeistus, jota noudattamalla sukututkija ja sukuseura on aiempaa huomattavasti pienemmässä vaarassa joutua leivättömän pöydän ääreen ylläpitämänsä sukututkimusrekisterin takia. Sellaisen ohjeistuksen luominen kuuluu Suomen Sukututkimusseuran tehtäväkenttään valtakunnallisena sukututkijoiden edunvalvojana.

[P. T. Kuusiluoma]

Hassen viestiin pikainen kommentti:

Nythän me olemme sukututkimuksessa jo siinä tilanteessa, että viranomaiset tulkitsevat henkilötietolakia siten, että elävien ihmisten rekisteröimiseen on saatava asianomaisen lupa, jokaiselle rekisteröidylle on tiedotettava rekisteröimisestä ja vaatimuksesta jopa poistettava kaikki tiedot.

Käytännesääntöjen tarkoituksena on luoda yhteistyössä tietosuojavaltuutetun kanssa selvät ja yksiselitteiset pelisäännöt sukututkimusrekisterien ylläpitoon. Henkilökohtaisesti lisään, että tarkoituksena pitäisi olla myös joiden tulkintojen kohtuullistaminen.

Epämääräisen "hyvä tavan" sijasta selkeät ja kohtuulliset käytännesäännöt ovat sukututkijoille huomattavasti käyttökelpoisempi ohjenuora.

By the way, henkilötietolaki antaa sinulle nimenomaan luvan pitää osoiteluetteloa ja ihan millä tavoit itse haluat. Pidä kiinni lakisääteisestä oikeudestasi!:D

[Veikko Leskelä]

Siispä luulisi ettei julkaisuja teetetä enää.

Uskon vahvasti että näin ei kuitenkaan tapahdu. Me tehdään se sukujulkaisu jatkossakin.

Jälkimmäiset lauseet ovat varmasti sitä tulevaakin totuutta. Sukujen tarpeisiin tullaan tuottamaan jatkossa mitä erilaisimpia sukujulkaisuja.

Ei kannata kehittää mitään hankalia vastakohtaisuuksia tietosuojavaltuutetun toimiston kanssa, jolle kuuluu ennen kaikkea henkilötietolain valvonta.

Yhtä lailla sukututkijoiden kuin -seurojenkin piirissä on esiintynyt aiheettomia pelkoja siitä, että sukututkimusten ja -julkaisujen teko lopahtaa. Kukaan tietosuojavaltuutetunkaan toimistosta ei ole tällaisilla asioilla meitä pelotellut.

Käytännesäännöt ovat toimialan yhdessä luomaa itsesääntelyä, jonka osuvuuden ja oikeellisuuden tietosuojavaltuutettu tarkistaa ja hyväksyy.

Eri toimialat tekevät ja tarkistavat koko ajan käytännesääntöjään. Iso urakka tällä hetkellä on finanssialan käytännesääntöjen luominen. Niistä lienee tulossa varsin iso säännöstö, joka ei ehkä vedä massiivisuudessa vertoja kansainvälisille markkinoinnin itsesääntelyohjeille, joita myös voidaan pitää alansa käytännesääntöinä...

Vaikkakaan käytännesäännöt itsesääntelynä eivät ole ns. vahvaa oikeusohjetta, ne perustuvat kuitenkin toimialan keskeisen lainsäädännön soveltamistulkintoihin ja ohjaavat toimijoita yhtenäiseen käytäntöön.

On hyvä asia, jos toimialalla on viranomaisvalvojan hyväksymät toimialan itsensä laatimat itsesääntelyohjeet, joita voidaan käyttää kaikessa koulutuksessa ja neuvonnassa tukena.

Parempi yksi yhtenäinen ohjenuora, kuin monta erilaista käytäntöä, jotka saattavat perustua suppeaan tulkinnalliseen näkemykseen.

Veikko Leskelä

[Veikko Leskelä]

Omalta osaltani en toimialan käytännesääntötyöryhmän puheenjohtajana halua osallistua tässä vaiheessa erilaisten tulkintakysymysten käsittelyyn tällä palstalla, ettei työryhmän tai palstan lukijoiden keskuudessa synny aiheettomia väärinkäsityksiä siitä, että olisin jotenkin ennakkoasennoitunut.

Useaan kertaan olen todennut, että lähden tähän käytännesääntötyöhön avoimin mielin hakkaamatta liian aikaisin kiveen tulkintoja. Ongelmat kannattaa ensin listata ja sitten hakea niihin yhteinen ratkaisu.

Ryhmälle jo kerätty ja saatava tausta-aineisto on niin kattavaa, että sopivia aineksia rakennettaviin sääntöihin saadaan myös niistä kohtuullisella seulonnalla.

Mielelläni otan siis vastaan evästyksiä ja palautteita ongelmista ja niiden ratkaisuehdotuksista. Siten päästään hedelmälliseen toimialan vuorovaikutukseen ja ongelmanratkaisujen käsittelyyn.

yhteistyöterveisin

Veikko Leskelä, OTL
Käytännesääntötyöryhmän puheenjohtaja
SSK:n hallituksen jäsen ja sen tietosuojajaoksen pj
SSS:n ja SSHY:n jäsen
veikko.leskela(at)helsinki.fi
vhleskela(at)hotmail.com

[Veikko Leskelä]

Omalta osaltani en toimialan käytännesääntötyöryhmän puheenjohtajana halua osallistua tässä vaiheessa erilaisten tulkintakysymysten käsittelyyn tällä palstalla, ettei työryhmän tai palstan lukijoiden keskuudessa synny aiheettomia väärinkäsityksiä siitä, että olisin jotenkin ennakkoasennoitunut.



Toisaalla tässä aihealueessa on informoitu tuoretta (annettu 20.6.2007) suomennettua EU:n tietosuojatyöryhmän lausuntoa 4/2007 henkilötietojen käsitteesta.

Asia on varsin laajakantoinen ja keskeinen. Esitetyissä mielipiteissä on ollut lähinnä aiheettomia pelkoja sekä käytännesääntöjen vaikutuksesta sukututkijoiden työhön että lain noudattamisen ongelmista.

Uskon, että käytännesääntötyössä pystytään kiihkottomasti ottamaan huomioon toimialan tarpeet ja vaatimukset sekä sukututkijoiden että - seurojen näkökulmista. Yhteistä asiaa kannattaa edistää rakentamalla luottamusta yli rajojen.

VL

[Veikko Leskelä]

Tietosuojavaltuutetun toimisto on toimittanut sääntötyön osapuolille (SSS ja SSK) 15.8.2007 käynnistyspalaverissa sovitun tausta-aineiston seuraavasti:

* eri organisaatioiden käytännesäännöistä tehdyn muutaman vuoden takaisen selvityksen,

* väestötietoviranomaisten käytännesääntöt ja

* kirkkohallituksen käytännesäännöt.

Nämä ja toimijaosapuolten keräämä ja toimittama muu tausta-aineisto tutkailtua voidaan tarkempi työsuunnitelma hahmotella.

Kiitän samalla eri viesteissä saamastani palautteesta, joka on ollut voittopuolisesti rohkaisevaa ja kannustavaa. Esitettyihin kysymyksiin olen pyrkinyt kullekin vastaamaan erikseen.

yhteistyöterveisin

VL
käytännesääntötyöryhmän pj

[Veikko Leskelä]

Henkilötietolain kaksi sukututkimuksen kannalta keskeistä pykälää - toki kaikki muutkin asiaankuuluvat säännökset ja lait otetaan huomioon - tulevat keskeisinä tarkasteluun, nimittäin soveltamisalaa koskeva 2 § ja sukutukimusta koskeva 18 §:

2 §

Soveltamisala

Henkilötietoja käsiteltäessä on noudatettava, mitä tässä laissa säädetään, jollei muualla laissa toisin säädetä.

Tätä lakia sovelletaan henkilötietojen automaattiseen käsittelyyn. Myös muuhun henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan tätä lakia silloin, kun henkilötiedot muodostavat tai niiden on tarkoitus muodostaa henkilörekisteri tai sen osa.

Tämä laki ei koske henkilötietojen käsittelyä, jonka luonnollinen henkilö suorittaa yksinomaan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiinsa.

Tätä lakia ei sovelleta henkilörekistereihin, jotka sisältävät vain tiedotusvälineessä julkaistua aineistoa sellaisenaan.

Henkilötietojen käsittelyä toimituksellisia sekä taiteellisen tai kirjallisen ilmaisun tarkoituksia varten koskevat soveltuvin osin ainoastaan 1–4 ja 32 §, 39 §:n 3 momentti, 40 §:n 1 ja 3 momentti, 42 §, 44 §:n 2 kohta, 45–47 §, 48 §:n 2 momentti sekä 50 ja 51 §, jollei 17 §:stä muuta johdu.

18 §

Sukututkimus

Sukututkimusta varten pidettävään henkilörekisteriin saa muilla kuin 8 §:n 1 momentissa säädetyillä perusteilla kerätä ja tallettaa sukuun kuuluvasta henkilöstä ja tämän aviopuolisosta rekisterin tarkoituksen kannalta tarpeelliset yksilöintitiedot samoin kuin muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot sekä yhteystiedot yhteydenottoa varten, jollei rekisteröity ole kieltänyt itseään koskevien tietojen keräämistä ja tallettamista.

Edellä 1 momentissa tarkoitettua sukututkimusrekisteriä varten saa henkilörekisteristä luovuttaa ne tiedot, jotka rekisterinpitäjällä on 1 momentin mukaan oikeus kerätä ja tallettaa tällaiseen rekisteriin, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista.
------------------------------------------------------------------------
Käytännesääntötyö tehdään henkilötietolain 42 §:n nojalla. Muut kuin edellä mainitut henkilötietolain säännökset ja lait - ennen kaikkea julkisuuslaki ja niiden vaikutukset - tulevat työn aikana analyysiin. Peilauspinta vertaisalojen käytännesääntöihin on myös hyödyllistä.

Tasapainotila on löydettävissä huolellisella ja systemaattisella työllä.

VL

[Veikko Leskelä]

Väliaikatietona voin kertoa, että varsin mittava tausta-aineisto on saatu kerättyä ja sekä SSS että SSK ovat olleet tässä aktiivisia. Luettavaa ja sulatettavaa materiaalia on ollut paljon.

Tavoittelemme tasapainoista kokonaisuutta ja olemme laatineet ryhmälle työsuunnitelman, jonka mukaan etenemme.

Parhaillaan laadimme kummankin toimijan - SSK:n ja SSS:n - taholla jäsentelyehdotusta ja painoalueita, joita yhteensovitamme seuraavassa yhteiskokoontumisessamme lokakuulla.

Tämän foorumin eri aihealueiden keskustelu antaa kuvaa toimialan asennoitumisesta laadittaviin yhteisiin pelisääntöihin. On ollut mielenkiintoista seurata väliin varsin jyrkkiäkin mielipiteitä. Mielipiteiden jyrkkyys ja peräänantamattomuus on osin yllättänytkin.

Siksi on ollut hyvä peilata aihetta myös riskienhallintaan, josta saatu palaute on myös yllättänyt. Muutosvastarintaa on, mutta onneksi jokseenkin harvoilla, jotka eivät usein ole paneutuneet asian sisältöön.

Suuri hiljainen enemmistö kuitenkin varmasti toivoo, että sääntötyössä edetään ja päästään reilusti eroon epäselvyyksistä.

Asia ei ole allekirjoittaneesta puheenjohtajasta kiinni ja uskon, ettei muistakaan jäsenistä. Sjöblomin, Ståhlin ja Kuusiluoman kanssa meillä on yhteisiä näkemyksiä.

VL
Käytännesääntötyöryhmän pj

[Aki Pitkäkoski]

Siksi on ollut hyvä peilata aihetta myös riskienhallintaan, josta saatu palaute on myös yllättänyt. Muutosvastarintaa on, mutta onneksi jokseenkin harvoilla, jotka eivät usein ole paneutuneet asian sisältöön.

Suuri hiljainen enemmistö kuitenkin varmasti toivoo, että sääntötyössä edetään ja päästään reilusti eroon epäselvyyksistä.

Mihin viittaat muutosvastarinnalla?

--aki--

[Veikko Leskelä]

Mihin viittaat muutosvastarinnalla?

--aki--

Esimerkiksi riskienhallintaan toimialalla suhtautumisessa. Ei se ole mikään uhka tai mörkö vaan mahdollisuus, joka lisää luottamusta toimialaamme.

Tässä juuri on puuttunut tietoa siitä, että riskienhallinta kuuluu jokaisen toimialan normaaliin toimintaan - meidänkin sukuseurojen ja -tutkijoiden alalla.

VL

[Veikko Leskelä]

Laaditun työsuunnitelman mukaisesti osapuolista SSK:n edustajat ovat jo työstäneet aktiivisesti sääntökostetta liitteineen saadun ja hankitun mittavan tausta-aineiston ja käydyn erittäin laajan lähetekeskustelun pohjalta.

Lähiviikkoina ensimmäinen SSK:n omat ajatukset ja niihin sovitettavat muut tarpeet sisältävä sääntöversion kokonaisuus on sisäisessä käsittelyssä. Sen jälkeen päätetään yhteensovittamisesta SSS:n ajatusten kanssa käytännesääntötyöryhmän yhteiskokouksessa.

Konkreettinen sääntötyö etenee siten ripeästi lähtökohtana, että tietosuojavaltuutetulle voidaan jo tänä syksynä esitellä työryhmän käytännesääntöjen ehdotus.

Tässä vaiheessa käytännesääntöjen työnimenä on "Henkilötietojen käsittely sukututkimuksen toimialalla".

yhteistyöterveisin

VL
Käytännesääntötyöryhmän pj

[P. T. Kuusiluoma]

Lähiviikkoina ensimmäinen SSK:n omat ajatukset ja niihin sovitettavat muut tarpeet sisältävä sääntöversion kokonaisuus on sisäisessä käsittelyssä. Sen jälkeen päätetään yhteensovittamisesta SSS:n ajatusten kanssa käytännesääntötyöryhmän yhteiskokouksessa.

Konkreettinen sääntötyö etenee siten ripeästi lähtökohtana, että tietosuojavaltuutetulle voidaan jo tänä syksynä esitellä työryhmän käytännesääntöjen ehdotus.

Tässä vaiheessa käytännesääntöjen työnimenä on "Henkilötietojen käsittely sukututkimuksen toimialalla".


Edellä esitetty ei vastaa Suomen Sukututkimusseuran näkemystä sovitusta työjärjestyksestä.

Seuran käsityksen mukaan on sovittu siitä, että ensimmäisessä vaiheessa käytännesääntötyöryhmässä keskustellaan sisällöstä ja vasta sitten ryhdytään tuottamaan tekstiä. Käytännesääntötyöryhmässä ei ole myöskään keskusteltu lopputuotteen työnimestä, joten ei ole korrektia, että Sukuseurojen Keskusliiton taholta julkisuudessa ilmoitetaan käytännesääntöjen työnimi.

Lisäksi Suomen Sukututkimusseura pitää järkevänä (tietosuojavaltuutetun toimiston antaman mahdollisuuden mukaan) viedä käytännesäännöt osina tietosuojavaltuutetulle kommentoitavaksi eikä pyrkiä siihen, että koko paperi tuotetaan alusta loppuun asti valmiiksi. Suomen Sukututkimusseuran mukaan tietosuojavaltuutetulle pitäisi viedä ensimmäisessä vaiheessa kommentoitavaksi ne henkilötietolain soveltamista koskevat kysymykset, joissa näkemyserot ovat suurimmat. Mikäli niissä ei voida päästä molempia osapuolia tyydyttävään yhteisymmärrykseen, ei ole mitään syytä jatkaa käytännesääntöjen helpoimpien osien kirjoittamista, koska käytännesäännöt eivät tulisi saamaan tietosuojavaltuutetun hyväksyntää.

Valitettavasti Suomen Sukututkimusseuralle on käytännesääntötyöryhmän puheenjohtajan viesteistä syntymässä se kuva, että Sukuseurojen Keskusliitto (joka edustaa 85 suurta sukuseuraa) on pyrkimässä siihen, että se ottaa käytännesääntötyön kokonaisuudessaan itselleen. Syyksi tähän Seura epäilee sitä, että Suomen Sukututkimusseura on ottanut sen kannan, että käytännesääntöihin ei tule pyrkiä mihin hintaan tahansa.

Allekirjoittanut yhdessä Seuran esimiehen ja varaesimiehen kanssa katsoo, että käytännesääntötyön tulee palvella sukututkijoita eikä sen tarkoituksena tule olla viranomaisten kritiikitön myötäily.

[Veikko Leskelä]

Allekirjoittanut yhdessä Seuran esimiehen ja varaesimiehen kanssa katsoo, että käytännesääntötyön tulee palvella sukututkijoita eikä sen tarkoituksena tule olla viranomaisten kritiikitön myötäily.

Valittu kirjoitustapa on tasapuolinen SSK:lle ja SSS:lle, koska toimijat voivat esittää tasapuolisesti omat painotuksensa ja ne yhteensovitetaan, eikä kukaan ole ilmoittanut myötäilevänsä viranomaisia vaan rakentavansa toimialalle sääntöjä.

Sekä SSK että SSS voivat rakentaa omat ehdotuksensa, jotka yhteensovitetaan. Muuten asia ei etene.

Alaforumin käyttö ei ollut onnistunut valinta ja valmiimpia kokonaisuuksia on paras tarkastella face - to - face.

Foorumilla kinastelu ei edistä kirjoittamistyötä ja siksi lähdettiin aktiiviseen konkreettiseen työhön ilman pidäkkeitä.

Kun työsuunnitelma on tehty, niin sisältöpainotukset saadaan parhaiten aktiivisella kirjoitustyöllä, jossa otetaan olennaiset asiat huomioon ja rakennetaan selkeää ja maallikoillekin ymmärrettävää kokonaisuutta syrjimättä ketään osapuolta.

VL

[Veikko Leskelä]

Kun työsuunnitelma on tehty, niin sisältöpainotukset saadaan parhaiten aktiivisella kirjoitustyöllä, jossa otetaan olennaiset asiat huomioon ja rakennetaan selkeää ja maallikoillekin ymmärrettävää kokonaisuutta syrjimättä ketään osapuolta.



Selvyyden vuoksi ja ettei tule aiheettomia väärinkäsityksiä tuo syrjimättömyysajatus on lihavoitu.

VL