Tietojen julkaiseminen

[MinäPetteri]

Olen tehnyt sukututkimusta lähisukuni ulkopuolella olevasta suvusta pelkästään julkaistujen lähteiden, lähinnä netin ja kirjojen avulla. Tarkoitukseni on jossain vaiheessa painattaa sukukirja, joka on pääosin luettelomainen. Painos on ehkä 50 kpl, joka jaetaan suvun jäsenille sekä myös muutamaan sukututkijoiden yhdistyksen kirjastoon.


Netistä ja kirjoista on löytynyt paljon lisätietoa minulle tuntemattomista suvun jäsenistä. Esim. Geni, MyHeritage, sukusivustot ja -kirjat, sanomalehdet, "Kuka kukin on" -kirjat, Suomen Maatilat -kirjasarja, matrikkelit, pitäjänhistoriat, yritysvuosikertomukset ja -historiat jne.


Tiedän siis monesta, ehkä vielä elävästä henkilöstä, nimen ja syntymävuoden lisäksi mm. yo-vuoden, koulutuksen, ammatit ja työpaikat, puolisot, lapset, harrastukset, yhteiskunnalliset tehtävät, sotilasarvon jne.


Kun kaikki tiedot ovat hankittu julkisista lähteistä, niin voinko ottaa ne kirjaan mukaan ilman erillistä lupaa? Lupaa en pysty useimmilta edes hankkimaan, sillä en tiedä missä he tällä hetkellä vaikuttavat. En ole löytänyt Sukututkimusseuran käytänteistä suoraa vastausta.


Osaatko sinä vastata?


Petteri

[Anteroinen]

Sanoisin tietämättä, että virallinen kanta on, että kysymättä et. Nämä julkisen ja ei-julkisen rajat on muutenkin sukututkimusasiassa häilyviä käsitteitä, yleensä sukututkijalle epäsuotuiseen suuntaan. Esimerkiksi, jos jotain on laittettu Geniin elävistä henkilöistä, niin sinulla ei ole minun käsittääkseni lupaa sen uudelleenjulkaisuun ilman henkilön nimenomaista lupaa, koska et tiedä mihin henkilö on antanut alkujaan luvan, jos edes on, eikä henkilölle ainakaan ole toimitettu sinun sukututkimuksesi rekisteriotetta vai mikä se virallinen asiakirja nyt olikaan nimeltään.

Samoin sanomalehdissä ja matrikkeleissa olevat asiat ovat "julkisia", mutta sukututkijalla ei muutenkaan aina ole laillista tallentaa kaikkea julkista tietokantaansa. Esimerkiksi jos joku sukulainen kirjoittaa yleisönosastoon nimellään ja ilmoittaa kuuluvansa johonkin puolueeseen, sitä ei saa tallentaa, koska se on poliittiseen vakaumukseen kuuluva arkaluontoinen tieto. Yhtä lailla sama pätee jos joku joutuu otsikoihin rikoksesta tai muuten on oikeudessa silloinkin kun päätös on julkinen.

Vähemmän selvää minulle on saako tallentaa jos joku pistää kihlailmoituksen lehteen, tai hänestä on juttu työpaikkansa yhteydessä. Kaiketi pitäisi kysyä siitäkin. Eläviä ei oikein pidetä soveliaana tutkia saati sitten julkistaa.

[Juha]

Elossa olevien osalta saat tietoa tästä Suomen Sukututkimusseuran toiminnanjohtajan taannoisesta Facebook -viestistä:

Muistin virkistämiseksi tietosuojan ilosanomaa erään toisen sukututkimusryhmän keskustelusta.
100 vuoden säännös tulee julkisuuslaista ja koskee viranomaisia. Viranomaisten asiakirjoissa olevien salassa pidettävien tietojen ensisijainen salassapitoaika on 50 vuotta. Mikäli asiakirjan laatimisen tarkkaa aikaa ei tiedetä, salassapitoaika on 100 vuotta asiakirjan viimeisestä merkinnästä. Esimerkiksi rippikirja tulee julkiseksi, kun rippikirjakauden viimeisestä vuodesta on kulunut 100 vuotta. Esimerkiksi Kansallisarkisto soveltaa 100 vuoden säädöstä sellaisiin verkossa julkaistaviin aineistoihin, jotka sisältävät henkilötietoja.
100 vuotta täyttäneillä on samat perusoikeudet kuin sitä nuoremmilla. Mistään lainsäädännöstä ei johdu, että sukututkijan pitäisi kysyä elossa olevilta LUPA henkilötietojen julkaisemiseen sukukirjassa tai syöttämiseen sukututkimustietokantaan. Sen sijaan kaikille elossa oleville on TIEDOTETTAVA, jos aikoo käyttää sukututkimusrekisterin tietoja sukukirjan aineistona. 100 vuoden sääntö koskee yksinomaan viranomaisten oikeutta antaa tietyistä asiakirjoista arkaluonteisia tietoja kansalaisille. Sitä ei pidä sekottaa sukututkijan oikeuksiin tai velvollisuuksiin.
EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenmaissa. Asetus antaa tietyissä kohdissa jäsenmaille mahdollisuuden säätää liikkumavarasta kansallisella lainsäädännöllä. Suomessa tietosuoja-asetusta täydentää tietosuojalaki. Se siis vain täydentää eikä ole tietosuoja-asetuksen suomalainen täytäntöönpanolainsäädäntö.
Sukukirjojen julkaiseminen on sananvapauden käyttämistä ja siten samanlainen perusoikeus kuin yksityisyyden suoja. Siksi tietosuoja-asetusta ei voida soveltaa sukukirjojen julkaisemiseen. Sen sijaan sitä sovelletaan sukututkimusrekisteriin, joka jokaisen sukukirjan taustalla. Tietosuoja-asetuksen yksi keskeisimmistä periaatteista on, ettei elossa olevien henkilötietoja saateta laajojen ihmisjoukkojen tietoon ilman asianomaisten myötävaikutusta.

Tästä syystä sukukirjahankkeessa jokaiselle elossa olevalle on TIEDOTETTAVA, että hän on sukututkimusrekisterissä, jota aiotaan käyttää sukukirjan julkaisemiseen. Lupaa sen enempää sukututkimusrekisterissä käsittelemiseen kuin julkaisemiseenkaan ei ole tarpeen kysyä. Saatuaan tiedon käsittelystä sukututkimusrekisterissä henkilö voi halutessaan käyttää tietosuoja-asetuksen hänelle suomia kontrollitoimia, esimerkiksi kieltää käsittelyn. Sukututkimusrekisterissä käsittelyn kieltäneen henkilön tietoja ei saa viedä sukukirjan käsikirjoitukseen.


Korostan vielä, että luvan kysymisen ja tiedottamisen välillä on suuri ero. Jos kysyy luvan, siihen on saatava myönteinen vastaus, että voi toimia haluamallaan tavalla. Tiedottamisessa riittää pelkkä tiedon antaminen sukututkimusrekisterin olemassaolosta ja sen käyttötarkoituksesta. Tiedotteeseen ei tarvitse odottaa minkäänlaista vastausta. Tiedon saanut henkilö voi halutessaan käyttää hänelle kuuluvia kontrollioikeuksia. Näin tietosuoja-asetuksen henki ja kirjain on tullut täytettyä. Tämä koskee siis sukukirjahankkeen taustalla olevaa sukututkimusrekisteriä. Sukukirjan tietosuoja-asiat on laitettava asetuksen edellyttämään kuntoon sukututkimusrekisterivaiheessa.

Tietosuoja-asetuksessa on ns. kotitalouspoikkeus, joka antaa yksityisessä elämänpiirissä ja omaksi ilokseen sukututkimusta harrastavalle sukututkijalle oikeuden käsitellä myös elossa olevien henkilötietoja ilman että hänen tulee tiedottaa siitä asianomaisille henkilöille. Tätä ei voida soveltaa esimerkiksi sukuseurojen sukututkimusrekistereihin.
Kotitalouspoikkeuksen soveltamisala tulee ymmärtää ahtaasti, ts. yksityinen elämänpiiri on lähinnä oma perhe tai toinen samalla tavoin työskentelevä sukututkija. Kotitalouspoikkeusta ei voida ulottaa esimerkiksi elossa olevia henkilöitä sisältävien tietokantatulosteiden lähettämiseen monisteina tai pdf-tiedostoina sukulaisille.
Kotitalouspoikkeuksen nojallakin tehtävässä sukututkimuksessa on tarkkaan huomioitava tietosuoja-asetuksen säätämä arkaluonteisten henkilötietojen käsittelykielto ja velvollisuus huolehtia tietoturvasta. Esimerkiksi sukututkimusrekisterin paperitulosteita ei saa viedä jätepaperiin.
Genin, MyHeritagen, Ancestryn ym. globaalisti toimivien verkon sukupuupalvelujen kohdalla on otettava huomioon se, että jokainen näissä palveluissa tilin avannut sukututkija on rekisterinpitäjä ja että syöttäessään elossa olevien tietoja näihin palveluihin tapahtuu tosiasiallisesti niin, että rekisterinpitäjä ja rekisteröity kumpikin menettävät kontrollinsa syötettyihin tietoihin.

Viime kädessä rekisterinpitäjä eli sukututkija on aina vastuussa kaikista käsittelytoimista - myös niistä, jotka palveluntarjoaja hänen tietämättään tekee. Kaupallisissa palveluissa rekisterinpitäjällä ei ole todellista vaikuttamismahdollisuutta sinne syöttämiinsä tietoihin. Jokainen henkilötieto on rahanarvoista tavaraa.
Tästä syystä sukututkijan on aina ehdottomasti kysyttävä jokaiselta elossa olevalta nimenomainen suostumus siihen, että tämän henkilötiedot saa syöttää sukupuupalveluun. Tietosuoja-asetuksen osoittamisvelvollisuus edellyttää, että suostumus on annettu kirjallisesti. On hyvä muistaa, että rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa, jolloin häntä koskevat sukupuupalveluun syötetyt tiedot on viipymättä poistettava. -P. T. Kuusiluoma

[Juha]

Korostin tuohon kysyjän kannalta tärkeät osiot.


On siis kaksi eri asiaa: kirjan julkaisu ja nettijulkaisu. Kirjaan EI tarvitse pyytää lupaa, vaan on tiedotettava.



Juha

[Anteroinen]

Minusta on loppujen lopuksi hiukan saivartelua vetää sellaisia rajaviivoja kuin "tietosuoja-asetusta ei voida soveltaa sukukirjojen julkaisemiseen [vaan] sukututkimusrekisteriin, joka [on] jokaisen sukukirjan taustalla" ja "EI tarvitse pyytää lupaa, vaan on tiedotettava", jos lopputulema on joka tapauksessa se että kaikille eläville täytyy lähettää tieto ja sitten täytyy odottaa kieltääkö joku sinua toimimasta.

Vai onko tosiaan ymmärrettävä niin, että sukukirjan julkaiseminen on toki aina laillista, mutta sen kirjoittaminen voidaan tehdä laittomalla tavalla, niin huolta ei tarvitse kantaa julkaisussa ollenkaan?

Jos en nyt ihan väärinymmärtänyt, niin käytännössä vastaus kysyjälle on sama: ennen julkaisua on ilmoitettava kaikille elossa oleville jotka ovat julkaisussa tai joiden epäilet olevan elossa - sikäli mikäli et ole jo aikaisemmin ole ollut henkilöihin yhteydessä siitä että kyseiset tiedot aiot julkaista sukukirjassa. Ja kun Petteri ei ole kenellekään, saati kaikille, tiedottanut niin hän ei saa julkaista - tai viedä tietoja rekisteristä julkaistavaan muotoon - ennen kuin tekee niin.

[MinäPetteri]

Kiitos teille molemmille hyvistä vastauksista.

Olin jostain ymmärtänyt, että elävistä henkilöistä aina saisi laittaa sukukirjaan henkilön nimen ja syntymävuoden. Vastausten perusteella ei tämäkään näytä olevan mahdollista ilman, että asiasta tiedotetaan etukäteen ko henkilölle. Minun tapauksessani tiedottaminen on enimmäkseen niin suuritöistä tai jopa mahdotonta, etten siihen ryhdy.

Joten kerätään tietoja kaikista, mutta julkaistaan vain kuolleiden tiedot. Onhan se niin, että tämän päivän elävät ovat huomispäivän kuolleita!


Petteri