Vanhat hakemustiedot päätyivät matrikkeliin

[kkylakos]

Hei,

vanhan opinahjoni matrikkeli ilmestyi eilen ja vanhempani kävivät hakemassa etukäteen maksamani kopion. Yllättyivät suuresti, kun täydellisimmät tiedot eivät olleet koulussa opiskelleista (minusta, isästäni ja isänäidistäni), joilta niitä oli lomakkeilla tiedusteltu, vaan äidistäni, joka oli opettanut koulussa jonkun aikaa.

Äidiltäni ei oltu kysytty asiasta yhtään mitään ja tiedot ovat selvästi hänen aikanaan lähettämästään hakemuksesta. Häntä (ainakin puhelimessa) lähinnä huvitti tilanne, mutta jäimme molemmat miettimään tämän laillisuutta. Hakemus on tietenkin osa kaupunginarkistoa. Mutta ovatko tällaisten asiakirjojen tiedot näin helposti levitettävissä?

[Roy]

Äidiltäni ei oltu kysytty asiasta yhtään mitään ja tiedot ovat selvästi hänen aikanaan lähettämästään hakemuksesta. ... jäimme molemmat miettimään tämän laillisuutta. Hakemus on tietenkin osa kaupunginarkistoa. Mutta ovatko tällaisten asiakirjojen tiedot näin helposti levitettävissä?

Henkilömatrikkelista on henkilötietolain 17 §:ssä erityissäännöt:
"Henkilömatrikkeli

Henkilömatrikkelia varten pidettävään henkilörekisteriin saa muilla kuin 8 §:n 1 momentissa säädetyillä perusteilla kerätä ja tallettaa rekisteröidystä ja tämän aviopuolisosta sekä rekisteröidyn lapsista ja vanhemmista rekisterin tarkoituksen kannalta tarpeelliset yksilöintitiedot, tiedon henkilömatrikkelin perusteena olevasta rekisteröityjä yhdistävästä tekijästä ja tähän liittyvät tiedot sekä yhteystiedot yhteydenottoa varten, jollei rekisteröity ole kieltänyt itseään koskevien tietojen keräämistä ja tallettamista.
Henkilömatrikkelilla tarkoitetaan julkaisua, jossa rekisteröityjä yhdistävänä tekijänä on tietty ammatti tai koulutus, työ- tai muun yhteisön jäsenyys taikka asema tai saavutukset kulttuurin, urheilun, talouselämän tai muulla yhteiskuntaelämän alalla tai muu näihin rinnastettava seikka.
Edellä 1 momentissa tarkoitettua henkilömatrikkelirekisteriä varten saa henkilörekisteristä luovuttaa ne tiedot, jotka rekisterinpitäjällä on 1 momentin mukaan oikeus kerätä ja tallettaa tällaiseen rekisteriin, jollei rekisteröity ole kieltänyt tietojen luovuttamista."

Etenkin matrikkelien osalta on hyvän tavan mukaista olla elossa oleviin henkilöihin yhteydessä, jotta nämä voivat vaikuttaa tekstin sisältöön. Kaisa viestissä ei ilmene millaisia tietoja äidistä on julkaistu ja miten ne soveltuvat matrikkeliin. Voisi kuvitella, että joku hakemus kesken virkauran ei kerro henkilön urasta kuin osan. Kaupunginarkiston asiakirjat ovat julkisia ellei niiden julkisuuteen ole julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassapitoperuteita. Onko kieltoa käsitellä henkilötietoa matrikkelissa asetettu väestörekisteriin ? Mikäli on, on asia hiukan kimurantimpi -mikäli äitisi niin haluaa. Ainakin siinä valossa mitä Kaisa kirjoittaa näyttäisi tilanne olevan ainakin jonkin verran paheksuttava ja toiminta amatöörimaista. Toisaalta tietojen suuren määrän ja yhteydenoton vaikeuden vuoksi voi lipsahduksia tapahtua.

Roy Sjöblom
Suomen Sukututkimusseura
juridisen toimikunnan pj.

[kkylakos]

Kiitos nopeasta vastauksesta. Mitään kieltoa ei ole voimassa eli lähinnä kyse oli ajattelemattomuudesta. Ottaen huomioon, että satoihin oppilaisiin otettiin henkilökohtaisesti yhteyttä, opettajat olisivat olleet vain pieni lisä työhön ja kustannuksiin.

Mutta tämän tapaisia projekteja ovat usein tekemässä ensikertalaiset eikä kaikkien asioiden huomiointia voi odottaa.

[Roy]

. Ottaen huomioon, että satoihin oppilaisiin otettiin henkilökohtaisesti yhteyttä, opettajat olisivat olleet vain pieni lisä työhön ja kustannuksiin.

Pitää muistaa, että seuraava henkilötietolain ns. sukututkimuspykälä on sisällöltään samanlainen; tietoja saa käsitellä ellei henkilö ole kieltänyt tätä. Jos mennään pilkulleen lain kirjaimen ja tietosuojaviranomaisten tulkinnan mukaan, olisi sukututkimuksessa huomioitava ihmisten oikeus kieltää käsitellä henkilötietojaan sukututkimustarkoituksessa.
Tämä pitäisi toteuttaa ottamalla yhteyttä kuhunkin ja kertoa sukututkimuksesta ja oikeudesta kieltää käsittely.
Sepä sitten ei olekaan mikään helppo ja halpa juttu.

Lapualla oli vuosi sitten sukututkija joutunut käräjille erään henkilön tietojen käsittelystä -ne näkyivät sitten sukukirjassa.
Tiedot oli antanut tämän äiti.
Oli laskettu että kyseisen sukututkijan kahden vuoden eläkettä vastaava rahamäärä olisi kulunut osoitetiedusteluihin ja yhteydenottoihin elossa olevien sukututkimukseen kuuluvan henkilön osalta.
Käräjäoikeus ei tuominnut sukututkijaa, koska katsoi että tämän oli tulla voida luottaa siihen, että äiti olisi kertonut pojalleen sukututkimusprojektista.

Eli sukututkijana ei ehkä pitäisi heittää matrikkelin tekijää kivellä, etenkään kun ollaan samassa lasitalosssa :rolleyes:

Roy

[Laardi]

Lapualla oli vuosi sitten sukututkija joutunut käräjille erään henkilön tietojen käsittelystä -ne näkyivät sitten sukukirjassa.
Tiedot oli antanut tämän äiti.
Oli laskettu että kyseisen sukututkijan kahden vuoden eläkettä vastaava rahamäärä olisi kulunut osoitetiedusteluihin ja yhteydenottoihin elossa olevien sukututkimukseen kuuluvan henkilön osalta.
Käräjäoikeus ei tuominnut sukututkijaa, koska katsoi että tämän oli tulla voida luottaa siihen, että äiti olisi kertonut pojalleen sukututkimusprojektista. Roy


Tämä kuulunee sitten samaan kategoriaan kuin se, että sukukirjan ensimmäisen painoksen aikaan tytär oli alaikäinen, jolloin tiedot oli sukukirjaa varten toimitettu äidin toimesta. Uusintapainokset on tehty sen jälkeen, kun tytär on täyttänyt 18 vuotta. Koskaan ei ole mitään lupia kysytty - ja tuskin edes äiti on välttämättä ollut tietoinen, milloin uusia painoksia on kaavailtu otettavaksi päivitysten takia.

Pitäisi ilmeisesti itse tajuta ottaa yhteyttä ja ilmoittaa, että omia tietoja ei saa enää julkaista? Toisaalta, kun 2-3 eri painoksessa on jo tiedot, niin voihan se erikoiselta näyttää, että seuraavassa mahdollisessa painoksessa ei lue kuin "tyttölapsi" tai vastaavaa (laitetaanko silloin edes mitään?).

Itse teen sukututkimusta ja joskus ehkä voisin jotain julkaistakin, mutta kyllä minun mielestäni periaatteesta pitäisi tällaiset tapaukset hoitaa sukututkijan toimesta kohteliaalla tiedustelulla.

[Roy]

Uusintapainokset on tehty sen jälkeen, kun tytär on täyttänyt 18 vuotta. Koskaan ei ole mitään lupia kysytty
Pitäisi ilmeisesti itse tajuta ottaa yhteyttä ja ilmoittaa, että omia tietoja ei saa enää julkaista?

Näkisin että uusintapainoksen ottaminen aikaisemmin painetusta kirjasta ei ole henkilötietojen käsittelyä vaan kuuluu Perustuslailla suojattuun painovapauden alaan jota koskee mm. ennakkosensuurin kielto. Ellei aikuiseksi tultuaan halua että henkilötiedot ovat ns. sukututkimusrekisterissä lienee ainut keino ottaa yhteyttä ko. rekisterinpitäjänä toimivaan sukututkijaan tai sukuseuraan joka on aikanaan kirjan julkaissut. Jatkuvaa, esim. jokavuosita informointirumbaa ei onneksi ole edellytetty. Kirjan sisältöön ei sitävastoin voine vaikuttaa.

Toisaalta, kun 2-3 eri painoksessa on jo tiedot, niin voihan se erikoiselta näyttää, että seuraavassa mahdollisessa painoksessa ei lue kuin "tyttölapsi" tai vastaavaa (laitetaanko silloin edes mitään?).

Kts. yllä. Se miten kielto-oikeuttaan käyttävän olemassaolo merkitään on vielä keskustelun alla. Näkisin, että merkitsemällä tytär/poika ja syntymävuosi ei rikota tämän "tiedollista itsemääräämisoikeutta". Logiikka kulkee niin, että ihmistä ei tulisi voida tunnistaa asiayhteydestä esim. vanhempiensa kautta. Oli sitten edellä kuvattu maininta tai ei, niin tutut tietävät ja tunnistavat, tuntemattomat eivät. Henkilötietolaki edellyttää ja on sukututkimuksenkin kannaltakin tärkeää että tiedot ovat oikein. Voi miettiä miten se loukkaa vanhempien oikeutta jos lapsia jätetään kokonaan pois ?!

Itse teen sukututkimusta ja joskus ehkä voisin jotain julkaistakin, mutta kyllä minun mielestäni periaatteesta pitäisi tällaiset tapaukset hoitaa sukututkijan toimesta kohteliaalla tiedustelulla.

Olet täysin oikeassa. Samalla saat tiedot tarkistettua, lisäinfoa ja mahdollisesti myös valokuvia tutkimukseen liitettäväksi. Samalla sukukirjaprojekti, sukujuhla jne. tulevat tunnetuksi, mikä on esim. kirjanmyynnissä hyvä asia.

Terv. Roy Sjöblom
Suomen Sukututkimusseura