Henkilötietojen käsittely lain mukaisesti

[Veikko Leskelä]

Korostan tässä eräitä keskeisiä henkilötietolain kohtia - sen ohella, että lain 1 § sen tarkoituksesta (yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä sekä hyvän tietojenkäsittelyn edistäminen ja noudattaminen) on keskeinen.

Lain 6 § jo velvoittaa ennen henkilötietojen käsittelyn aloittamista ottamaan huomioon, mistä tiedot hankitaan, mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan ja nämä on määriteltävä ennen henkilötietojen keräämistä ja luovuttamista.

Laki on siis tunnettava ennen henkilötietojen käsittelyyn ryhtymistä ja osattava tunnistautua rekisterinpitäjäksi riittävän ajoissa.

Rekisteriselosteen laatiminen henkilötietolain 10 §:n nojalla on helppoa.

7 §:n käyttötarkoitussidonnaisuus rajaa sukututkimukseen tarvittavien henkilötietojen luovutuksen van rekisterinpitäjän hyväksymällä laissa säädetyllä tavalla ja 32 §.n suojausperiaatteita noudattaen.

Kiellettyä on luovuttaa henkilötietoja muuhun kuin sukututkimustarkoitukseen tai esimerkiksi julkisten henkilöiden tietoja käyttää uteliaisuustarkoituksiin tai vuotaa asiaankuulumattomille tahoille.

32 §:n suojausta koskevat säännökset edellyttävät henkilötietojen sekä luovuttajalta että vastaanottajalta huolellisuutta ja henkilötietolain periaatteiden tuntemista ja noudattamista.

Nuokin pykälät viittaavat siihen, että henkilötietoja sukututkimusta varten käsittelevän sukututkijan ja -seurean tulee tuntea lain vaatimukset jo suunnittelua aloitettaessa. Rekisteriselosteen tekeminen heti varhaisessa vaiheessa tuo myös selkänojan.

Alla nuo nyt siteeratut säännökset ja toki muukin kokonaisuus tulee myös tuntea:


6 §

Henkilötietojen käsittelyn suunnittelu

Henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä se, mistä henkilötiedot säännönmukaisesti hankitaan ja mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan, on määriteltävä ennen henkilötietojen keräämistä tai muodostamista henkilörekisteriksi. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tulee määritellä siten, että siitä ilmenee, minkälaisten rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään.

7 §

Käyttötarkoitussidonnaisuus

Henkilötietoja saa käyttää tai muutoin käsitellä vain tavalla, joka ei ole yhteensopimaton 6 §:ssä tarkoitettujen käsittelyn tarkoitusten kanssa. Myöhempää henkilötietojen käsittelyä historiallista tutkimusta taikka tieteellistä tai tilastotarkoitusta varten ei pidetä yhteensopimattomana alkuperäisten käsittelyn tarkoitusten kanssa.

Tietoturvallisuus ja tietojen säilytys

32 §

Tietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjän on toteutettava tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä. Toimenpiteiden toteuttamisessa on otettava huomioon käytettävissä olevat tekniset mahdollisuudet, toimenpiteiden aiheuttamat kustannukset, käsiteltävien tietojen laatu, määrä ja ikä sekä käsittelyn merkitys yksityisyyden suojan kannalta.

Sen, joka itsenäisenä elinkeinonharjoittajana toimii rekisterinpitäjän lukuun tai jolle rekisterinpitäjä luovuttaa tietoja teknisen käyttöyhteyden avulla, on ennen tietojen käsittelyyn ryhtymistä annettava rekisterinpitäjälle asianmukaiset selvitykset ja sitoumukset sekä muutoin riittävät takeet henkilötietojen suojaamisesta 1 momentissa tarkoitetulla
tavalla. (11.5.2007/528)

L:lla 528/2007 muutettu 2 momentti tulee voimaan 1.11.2007. Aiempi sanamuoto
kuuluu:

Sen, joka itsenäisenä elinkeinonharjoittajana toimii rekisterinpitäjän lukuun, on ennen tietojen käsittelyyn ryhtymistä annettava rekisterinpitäjälle asianmukaiset sitoumukset ja muutoin riittävät takeet henkilötietojen suojaamisesta 1 momentissa tarkoitetulla tavalla.

'''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''''' ''''''''''''''''''

Eri säännösten huomioon otto tulee pohtia huolellisesti tiivisssä yhteistyössä tietosuojavaltuutetun kanssa, kun lain kirjain ja henki on se, että henkilötietoja käsittelevän tulee ottaa lain vaatimukset huomioon jo henkilötietojen käsittelyä aloittaessaan.

Muutoin henkilötietolain vaatimusten noudattaminen "jää ilmaan" ja konflikteja eri tahoille voi syntyä.

Tuntemalla lain ja noudattamalla sitä heti, kun alkaa käsitellä henkilötietoja pystyy välttämään aiheettomat ja voimavaroja kuluttavat riidat.

Veikko Leskelä
Käytännesääntötyöryhmän pj

[Veikko Leskelä]

Eri säännösten huomioon otto tulee pohtia huolellisesti tiivisssä yhteistyössä tietosuojavaltuutetun kanssa, kun lain kirjain ja henki on se, että henkilötietoja käsittelevän tulee ottaa lain vaatimukset huomioon jo henkilötietojen käsittelyä aloittaessaan.

Muutoin henkilötietolain vaatimusten noudattaminen "jää ilmaan" ja konflikteja eri tahoille voi syntyä.

Tuntemalla lain ja noudattamalla sitä heti, kun alkaa käsitellä henkilötietoja, pystyy välttämään aiheettomat ja voimavaroja kuluttavat riidat.



Tässä on tuota käytännesääntötyön ydintä, jossa pitää löytää toimiva ratkaisu, joka on sopusoinnussa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön ja sen oikean noudattamisen kanssa.

Kipukohtia on, mutta kaikki ovat ratkaistavissa.

[kkylakos]

Hei,

olisiko sinulla esittää esimerkki sukutietoja varten tehdystä rekisteriselosteesta (tai sen oleellisesta osista)? Itse olen nähnyt selosteita työni yhteydessä, mutta olisi kiva nähdä minkälaisia fraaseja sukututkimukselle voi käyttää.

[Veikko Leskelä]

Hei,

olisiko sinulla esittää esimerkki sukutietoja varten tehdystä rekisteriselosteesta (tai sen oleellisesta osista)? Itse olen nähnyt selosteita työni yhteydessä, mutta olisi kiva nähdä minkälaisia fraaseja sukututkimukselle voi käyttää.

No, tässäpä yksi, jonka suuntaista meidän sukuseura käyttää. Se on ihan käypäinen sukututkijoillekin, jos hanke on heidän rekisterinpidossaan. Sukuseura yhteisönä voi kyllä järjestää useita rekisterin vastuuhenkilöitä ja on usein rekisterinpitäjä.

Meidän sukuseuralla rekisteriseloste on kaikkien saatavilla internetissä ja koska meillä on mittava manuaalirekisterikin, pidämme senkin suojausta välttämättömänä ja haluamme antaa takeet siitä, että käsittelemme henkilötiedot huolellisesti ja lain mukaisesti.

Normaalisti tälläinen rekisteriseloste mahtuu yhdelle A4-sivulle ja kun se linkataan pdf-muodossa rekisterinpitäjän kotisivulle, sen saatavuus on kaikille helppoa.

Annan pohjamallin vapaasti sukututkijoidenkin käyttöön ja tarvittaessa räätälöitäväksi.:)

Alla mallirekisteriseloste:


Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen mallirekisteriseloste Laadittu:

1. Rekisterinpitäjä
Sukuseura ja sen yhteystiedot2. Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
rekisterinpitäjän vastuuhenkilöt ja heidän yhteystiedot3. Rekisterin nimi
Sukuseuran sukututkimusrekisteri (tarvittaessa lisäksi manuaalirekisteri)4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
sääntöjen mukaisen sukututkimustyön edistäminen seuran toiminnan tarkoituksen mukaan.5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja sukuun kuuluvista henkilöistä:
tiedot sukuun kuuluvista henkilöistä perhesuhteineen ja sukuhaaroittain
nimi, syntymä-, vihkimis- ja kuolinaika ja – paikka, ammatti
suostumus- ja kieltotiedot
mahdolliset muut tiedot6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
henkilötietojen päivittämisessä väestötietojärjestelmästä saatavat tiedot
sukuun kuuluvilta saatavat perhetiedot sekä
muista sukututkimusrekistereistä, arkistoista ja kirjallisista lähteistä saatavat tiedot.7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä luovuttaa rekisterin tietoja ulkopuolisille vain sukututkimustarkoituksiin.


8. Tietojen korjaaminen ja poistaminen

Tietoja voidaan korjata ja poistaa pyynnöstä ja valvonnan seurauksena.


9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Atk-pohjainen sukututkimusrekisteri (ja manuaalirekisteri) on suojattu hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Arkaluonteisiksi katsottavat tiedot käsitellään rekisteröidyn suostumuksella.

10. Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely sukututkimusta varten.

[P. T. Kuusiluoma]

Kiellettyä on luovuttaa henkilötietoja muuhun kuin sukututkimustarkoitukseen tai esimerkiksi julkisten henkilöiden tietoja käyttää uteliaisuustarkoituksiin tai vuotaa asiaankuulumattomille tahoille.


Sukuseurojen Keskusliiton edustajan sukututkimusvastaisuus ja sukututkijoiden aliarvioiminen kiteytyy tässä virkkeessä. Tämä ei anna aihetta enempiin kommentteihin. Muutenkin tuntuu siltä, että useimmat henkilötietolakiin liittyvät kysymykset lienevät tulleet jo vähintään kertaalleen käsitellyiksi, joten on aika keskittyä tärkeämpiin asioihin.

Toistan kerran vielä tärkeimmät asiat:

1) Sukukirjojen julkaisemista kannattaa jatkaa.

2) Suomen Sukututkimusseura pitää tiukasti sukututkijoiden puolta käytännesääntökeskusteluissa.

Ja lopuksi: Olisi toivottavaa, että kaikki ymmärtäisivät sen, että nyt on kysymys sukuharrastuksesta, sukututkimuksesta ja sukuseuratoimista - vapaasta kansalaistoiminnasta ja omaehtoisesta kulttuuriharrastuksesta. Sukututkimuksen toimialalla sen sijaan toimii noin kahden käden sormin laskettava määrä ammattisukututkijoita tai heihin verrattavia ammatinharjoittajia, joita henkilötietolain säädöksen luonnollisesti koskevat.

[Erkki Järvinen]

Sukuseurojen Keskusliiton edustajan sukututkimusvastaisuus ja sukututkijoiden aliarvioiminen kiteytyy tässä virkkeessä. Tämä ei anna aihetta enempiin kommentteihin. Muutenkin tuntuu siltä, että useimmat henkilötietolakiin liittyvät kysymykset lienevät tulleet jo vähintään kertaalleen käsitellyiksi, joten on aika keskittyä tärkeämpiin asioihin.

Ja lopuksi: Olisi toivottavaa, että kaikki ymmärtäisivät sen, että nyt on kysymys sukuharrastuksesta, sukututkimuksesta ja sukuseuratoimista - vapaasta kansalaistoiminnasta ja omaehtoisesta kulttuuriharrastuksesta. Sukututkimuksen toimialalla sen sijaan toimii noin kahden käden sormin laskettava määrä ammattisukututkijoita tai heihin verrattavia ammatinharjoittajia, joita henkilötietolain säädöksen luonnollisesti koskevat.

Kuusiluoman viestejä on ilo lukea ja vaikka nyt hänen tekstistään vain osan tähän jätin lainauksena niin kaikki muukin on huomion arvoista.

Henkilötietolakiin liittyvät kysymykset ovat todella tulleet esille moneenkin kertaan kun niitä on asianomainen kirjoittaja itsekin toistuvasti lainannut;
olenkohan ainoa jota on häirinnyt tuo tarkoittamani oman tekstin lainaus heti seuraavassa viestissä koska siitä syntyy jankuttamsen maku.

[admin]

...olenkohan ainoa jota on häirinnyt tuo tarkoittamani oman tekstin lainaus heti seuraavassa viestissä koska siitä syntyy jankuttamsen maku...

Kiitos Erkki että huomautit!

Harvoin, erittäin harvoin voi olla paikallaan että lainaa omaa tekstiään. Tässä alaforumissa on todellakin esiintynyt liikaakin turhaa lainausta. Siispä - turha oman tekstin lainaus pois. Jos viittaa johonkin edelliseen viestiin niin olisi myös suotavaa että tarpeeton teksti siitä siivotaan pois ennen viestin tallentamista jättäen ainoastaan ne tekstinosat joita kommentoi/lainaa.

[Veikko Leskelä]

!. Sukuseurojen Keskusliiton edustajan sukututkimusvastaisuus ja sukututkijoiden aliarvioiminen kiteytyy tässä virkkeessä.

2. 1) Sukukirjojen julkaisemista kannattaa jatkaa.



1. Käytännesääntötyöryhmän sihteerin kannanottona tämä on aivan tosiasioita vastaamaton eikä perustu faktoihin.

Edellyttää reilua ja rehellistä anteeksipyyntöä loukatulta.

Sukuseurat ja -tutkijat ovat yhteistyössä, hyviä sukukirjoja on tehty ja tehdään edelleeenkin.

Ammattisukututkijana ja Radixin pyörittäjänä Kuusiluomakaan ei ole ollut harrastaja, vaan esimerkin näyttäjä muille.


2. Sukukirjojen tekemistä ja julkaisemista kannattaa jatkaa ja niin sukuseurammekin tekee sitä pidäkkeettä.

Otamme vain huomioon henkilötietolain vaatimukset, meillä on rekisteriseloste netissä emmekä kaihda tunnustaa sitä, että noudatamme henkilötietolakia niin hyvin kuin osaamme.

Ei meillä ole varaa kaunakirjoituksiin toisiamme kohtaan. :eek:

Tietosuojavaltuutetun toimistosta on kuultu tarpeeksi tietoja henkilötietojen vuotamisesta asiaankuulumattomille. Ei se ole vihamielisyyttä sukututkijoita kohtaan, jos siihen kiinnittää huomiota ja toteaa, että se on kiellettyä, kun ketään ei ole edes yksilöity.

Ymmärrys hoi ja kohtuus kaikessa.

Noh, tule vain Pasikin ruotuun ja näytä ammattisukututkijana muille esimerkkiä, niin olemme kaikki samalla viivalla.

Yhteistyöhän on voimaa ja esimerkkiä näyttämällä yhteinen asia etenee.:)

[Veikko Leskelä]

.

Admininä voisit kiinnittää huomiota turhiin ja loukkaaviin henkilöittämisiin, joita esimerkiksi allekirjoittanutta kohtaan on harrastettu.;)

Asioista keskustellaan eikä asian vierestä, kuten sivustahuutelijoilla on tapana.

Siksi olisi toivonut, että kantaa olisi otettu esimerkiksi esittämääni Kaisa Kyläkosken pyytämään rekisteriselostemalliin. Sen sijaan alettiin kirjoittamaan loukkaavasti.

Vaikeassa asiassa ja täällä "sukututkijoiden leijonanluolassa" kirjoittaessa kun joutuu helposti raadeltavaksi.:mad:

Teemme nyt käytännesääntötyössä yhteistyötä ja sitä tehdään myös myös viranomais- ja tietosuojavaltuutetun suuntaan.:)

[P. T. Kuusiluoma]

Noh, tule vain Pasikin ruotuun ja näytä ammattisukututkijana muille esimerkkiä, niin olemme kaikki samalla viivalla.

Veikko, sinun komentamaasi ruotuun et minua saa.

Minä tosiaankin toimin 17 vuoden ajan (1989-2005) kokopäivätoimisena ammattisukututkijana ennen kuin vuoden 2006 alussa tulin valituksi Suomen Sukututkimusseuran toiminnanjohtajaksi. Ammattisukututkijana otin tarkkaan huomioon sen, mitä oik. tri Johan Bärlund laatimassaan kommentaarissa toteaa henkilötietolain ammattisukututkijalle asettamista velvollisuuksista.

Minä olen senkin tempun tehnyt, että olen sataprosenttisesti toteuttanut tiedonantovelvollisuuden noin 1.500 taulua sisältävän sukukirjan elossa oleville henkilöille. Tässä suvussa kantapari eli 1800-luvun lopulla, joten valtaosa tauluista sisälsi elossa olevia henkilöitä. Yksikään informoitu ei käyttänyt kielto-oikeuttaa. Perustutkimus oli tehty kirkonkirjojen ja väestötietojärjestelmän avulla ja kirja sai runsaasti lisätietoja henkilöiltä itseltään.

Sen sijaan ilmoitan julkisesti, että Kuusiluoman suvun sukurekisterin osalta en aio toistaiseksi toteuttaa informointivelvollisuuttani enkä laatia rekisteriselostetta, koska katson tämän sukututkimuksen kuuluvan yksityiselämäni piiriin. Sitten kun ryhdyn kirjoittamaan Kuusiluoman suvun ja tilan historiaa, ilmoittaudun ensi tilassa tietosuojavaltuutetulle.

Lopuksi totean henkilökohtaisena mielipiteenäni, että minusta on sietämätöntä, että puhtaasti omaksi harrastuksekseen henkilötietoja käsittelevät sukututkijat pyritään rinnastamaan joihinkin sellaisiin marginaaliryhmiin, joiden yksityisillä tietokoneilla olevaan aineistoon viranomaisilla - aivan hyväksyttävästi - on pääsy. Mieleen tulevat lähinnä ranskankielisessä Euroopassa julkisuutta saaneet miehenkilöt ja heidän tietokoneiltaan takavarikoidut kuva-aineistot. Tuntuu siltä, että täysin omassa tutkijankammiossaan ahertavien sukututkijoiden työskentely halutaan tänä päivänä nähdä lähes yhtä vaarallisena yhteiskunnalle kuin em. sairas ja rikollinen toiminta.

Aiheetta enempään,
P. T. Kuusiluoma

[admin]

Admininä voisit kiinnittää huomiota turhiin ja loukkaaviin henkilöittämisiin, joita esimerkiksi allekirjoittanutta kohtaan on harrastettu.;)
Asioista keskustellaan eikä asian vierestä, kuten sivustahuutelijoilla on tapana.

Siksi olisi toivonut, että kantaa olisi otettu esimerkiksi esittämääni Kaisa Kyläkosken pyytämään rekisteriselostemalliin. Sen sijaan alettiin kirjoittamaan loukkaavasti.

Vaikeassa asiassa ja täällä "sukututkijoiden leijonanluolassa" kirjoittaessa kun joutuu helposti raadeltavaksi.:mad:

Teemme nyt käytännesääntötyössä yhteistyötä ja sitä tehdään myös myös viranomais- ja tietosuojavaltuutetun suuntaan.:)
Yleissääntönä forumissa on ettei henkilökohtaisuuksiin mennä, siinä olet oikeassa ja olen suht' tarkasti seurannut ns. keskustelua peläten milloin rapa alkaa roiskua...
On muistettava että tämä forumi on kuitenkin keskusteluforumi, ja keskustelu ei aina mene jonkun toivomaa/ etukäteen suunnittelemaa rataa. Mainitsemasi "raateleminen" taitaa siis olla esimakua sille ettei harrastajakenttä noin vain tule hyväksymään mitä tahansa, vaan käytännetyöryhmän keskusteluissa mukanaolevat henkilöt - harrastajien asioita ajavina - joutuvat perustelemaan käsityksiään selkokielellä.

Siis - harras toivomukseni on että:
ei mennä turhiin henkilökohtaisuuksiin
ymmärrämme että tämä forumi ei ole mikään Finlex - turha lakitekstien kopiointi/liimaaminen forumin keskusteluihin pois - viitatkaa mieluummin verkossa jo oleviin teksteihin tai - jollei löydy verkosta - laittakaa teksti liitedokumentiksi (rtf, pdf).
jos viittaatte lakiteksteihin, selittäkää miten ko. lakiteksti keskustelun alla olevaan kysymykseen vaikuttaa - eli selkokielellä meille tavallisille sukututkimusharrastajille.
pitäkää mahdollisuuksien mukaan viestit järkevänmittasina - kovin moni ei jaksa lukea pitkiä viestejä ja varsinainen sanoma hämärtyy sekin usein pitkissä viesteissä
hyväksymme että keskustelun aihe koskee meitä kaikkia harrastajia - kukaan ei siis ole sivustahuutelija - kaikilla on oikeus mielipiteensäHuomautan että ylläpitoporukka on hereillä ja tulemme tässäkin keskustelussa reagoimaan mikäli keskustelu kiehuu yli.

[Veikko Leskelä]

Veikko, sinun komentamaasi ruotuun et minua saa.

Minä tosiaankin toimin 17 vuoden ajan (1989-2005) kokopäivätoimisena ammattisukututkijana ennen kuin vuoden 2006 alussa tulin valituksi Suomen Sukututkimusseuran toiminnanjohtajaksi. Ammattisukututkijana otin tarkkaan huomioon sen, mitä oik. tri Johan Bärlund laatimassaan kommentaarissa toteaa henkilötietolain ammattisukututkijalle asettamista velvollisuuksista.


No, yhteistyö ja sopusointuiset ratkaisut ovat aina poikaa.:)

Bärlund kirjoitti kommentaarinsa lisensiaattina eikä se ollut mikään käytännesääntöohje sukututkimuksen toimialalle eikä voikaan olla.:cool:

Sukuseurat ovat noudattaneet henkilötietolakia ja hyväksyneet myös rekisteriselosteita. Tämäkin on realiteetti.:)

Toimialan käytäntö on ollut tähän asti kirjavaa eikä sitä ole helpottanut Bärlundin kommentaari.

[Veikko Leskelä]

Siis - harras toivomukseni on että:

ei mennä turhiin henkilökohtaisuuksiinHuomautan että ylläpitoporukka on hereillä ja tulemme tässäkin keskustelussa reagoimaan mikäli keskustelu kiehuu yli.

Hyvä. Näihin voidaan hyvin yhtyä ja lupauksia pitää kannatettavina.:)

[admin]

Hyvä. Näihin voidaan hyvin yhtyä ja lupauksia pitää kannatettavina.:)

Kiitos että yhdyt kaikkiin esittämiini toivomuksiin edellisessä viestissäni, eikä pelkästään niihin kahteen lauseeseen joita lainasit.

Tästä lähtien haluamme lukea enemmän selkokieltä näissä käytänne -keskusteluissa. Pois turha kapulakieli!

[Antti Soini]

Kiitos Leskelälle selkeistä ohjeista rekisteriselosteen tekemisestä etc. Korostat kovasti ja varmaan aiheesta, että rekisterin käytänteet ja rekisteriseloste pitää suunnitella ja tehdä ENNEN kuin rekisteriä ryhdytään rakentamaan.

Nythän tilanne on niin meillä kuin varmasti monessa muussakin sukuseurassa se, että näitä sukurekistereitä on ylläpidetty jo 10 vuoden ajan. Me olemme omassa yhdistyksessämme olleet varsin tarkkoja siitä, ettei elävistä henkilöistä kirjata muuta kuin perushenkilötiedot (ei edes ammattia, koska sehän voi vaihtua milloin vain) ja ettei rekisteristä luovuteta eläviä henkilöitä koskevia tietoja kenellekään (ei edes toisille tutkijoille) ilman asianomaisen henkilön lupaa. - Sukukirjoja tauluineen olemme julkaisseet ja julkaisemme jatkossakin.

Tietosuojaa siis vaalimme, mutta rekisteriselosteen tekemistä on pihdattu kahdesta syystä: 1) Rekisteri on aloitettu kauan ennen kuin koko tietosuoja-asiasta on ruvettu kohisemaan. Rekisteriselosteen tekeminen jälkikäteen tuntuu riskaabelilta, kun pelisäännötkin ovat vielä hakusessa. 2) Olemme privaatisti saaneet sellaisen neuvon, ettei takautuvaa selostetta kannata lähteä tekemäänkään, ennen kuin käytännesäännöistä on tietosuojavaltuutetun kanssa sovittu.

Kannattaako vielä odotella vai ottaa riski?

Terv.
Antti Soini

[Antti Järvenpää]

Meidän sukuseuralla rekisteriseloste on kaikkien saatavilla internetissä ja koska meillä on mittava manuaalirekisterikin, pidämme senkin suojausta välttämättömänä ja haluamme antaa takeet siitä, että käsittelemme henkilötiedot huolellisesti ja lain mukaisesti.

Kiitoksia konkreettisesta mallista, jolle varmaankin löytyy käyttöä useasta sukuseurasta. Aikani etsittyäni tuo em. seloste löytyi osoitteesta http://www.kemi.fi/madetoja/Sukuseuran_rekisteriseloste.pdf

Kiinnitän nyt kuitenkin huomioni siihen, että tuokaan paperi ei ole sen mukainen, mistä nyt on keskusteltu, sillä:
- seloste lähtee siitä, että luonnollisella henkilöllä on oikeus käyttää kielto-oikeutta. Tässä ei siis puhuta siitä, että sukuseura tekisi jotakin aktiivisesti, eikä luultavasti voikkaan, koska selosteen mukainen rekisteri ei sisällä osoitetietoja.
- Henkilötietolomake, joka on myös ladattavissa sivuilta, kerää tiedot perheestä yhden henkilön allekirjoittamana. Siis henkilö luovuttaa tietoja, jonka kielto-oikeutta puolison tai lasten suhteen ei faktisesti tiedetä.
- 5 ja 10 kohta ovat ristiriitaisia, koska toinen kieltää käsittelyn ja toinen toteaa, että kiellettyjä tietoja käsitellään ja ylläpidetään kielto-oikeuden hallitsemiseksi.

Em. menettely on luultavasti käytäntö useimmassa sukuseurassa (vaikka ei olisi paperille kirjoitettu), jotka keräävät tietoa sukukirjaa varten. Jos tämä on riittävä toimenpide myös jatkossa, en näe asiassa mitään ongelmaa. Olen nyt kuitenkin ollut ymmärtävinäni, että tähän olisi tulossa tiukennuksia, mutta jos ei ole, olen ollut aivan turhaan huolestunut. Olen myös sitä mieltä, että tuo paperi pelkästään ei olisi estänyt syyttäjää syyttämästä toisessa näistä oikeustapauksessa, jotka ovat olleet esillä tästä aiheesta.

[Veikko Leskelä]

Kiitos Leskelälle selkeistä ohjeista rekisteriselosteen tekemisestä etc. Korostat kovasti ja varmaan aiheesta, että rekisterin käytänteet ja rekisteriseloste pitää suunnitella ja tehdä ENNEN kuin rekisteriä ryhdytään rakentamaan.

Nythän tilanne on niin meillä kuin varmasti monessa muussakin sukuseurassa se, että näitä sukurekistereitä on ylläpidetty jo 10 vuoden ajan. Me olemme omassa yhdistyksessämme olleet varsin tarkkoja siitä, ettei elävistä henkilöistä kirjata muuta kuin perushenkilötiedot (ei edes ammattia, koska sehän voi vaihtua milloin vain) ja ettei rekisteristä luovuteta eläviä henkilöitä koskevia tietoja kenellekään (ei edes toisille tutkijoille) ilman asianomaisen henkilön lupaa. - Sukukirjoja tauluineen olemme julkaisseet ja julkaisemme jatkossakin.

Tietosuojaa siis vaalimme, mutta rekisteriselosteen tekemistä on pihdattu kahdesta syystä: 1) Rekisteri on aloitettu kauan ennen kuin koko tietosuoja-asiasta on ruvettu kohisemaan. Rekisteriselosteen tekeminen jälkikäteen tuntuu riskaabelilta, kun pelisäännötkin ovat vielä hakusessa. 2) Olemme privaatisti saaneet sellaisen neuvon, ettei takautuvaa selostetta kannata lähteä tekemäänkään, ennen kuin käytännesäännöistä on tietosuojavaltuutetun kanssa sovittu.

Kannattaako vielä odotella vai ottaa riski?

Terv.
Antti Soini

Kiitos ymmärtävästä ja rohkaisevasta viestistä.

Niin, kyllä tuo on ongelma, että hyvin monet sukututkimusrekisterit on voitu aloittaa ennen henkilötietolakiakin ja prosessi on ollut pitkällinen ja kammioissaan puurtavat tutkijat ovat venyttäneet selvityksiään vuosikaupalla. Aika kuluu ja lait muuttuvat.

Suosittelen kuitenkin rekisteriselosteen tekemistä, jos siihen on perusteet, koska siitä saadaan aina selkänoja siihen, että henkilötietolakia noudatetaan ja ennenkaikkea ollaan tarkkana luovutuksessa ja suojauksessa.

Omalta osaltani olen yrittänyt olla esimerkin antajana, kun sukuseurallamme on mittava manuaaliarkistokin, joka myös pitää suojata hyvin ja pitää sen arkaluontoisten tietojen luovutusta kontrollissa.

[Veikko Leskelä]

- seloste lähtee siitä, että luonnollisella henkilöllä on oikeus käyttää kielto-oikeutta. Tässä ei siis puhuta siitä, että sukuseura tekisi jotakin aktiivisesti, eikä luultavasti voikkaan, koska selosteen mukainen rekisteri ei sisällä osoitetietoja.
- Henkilötietolomake, joka on myös ladattavissa sivuilta, kerää tiedot perheestä yhden henkilön allekirjoittamana. Siis henkilö luovuttaa tietoja, jonka kielto-oikeutta puolison tai lasten suhteen ei faktisesti tiedetä.
- 5 ja 10 kohta ovat ristiriitaisia, koska toinen kieltää käsittelyn ja toinen toteaa, että kiellettyjä tietoja käsitellään ja ylläpidetään kielto-oikeuden hallitsemiseksi.



Toistaiseksi kaikki on toiminut hyvin, osoitetiedot eivät ole ongelma, kielto-oikeudesta on yksittäistä spontaania käyttöä ja on ohjattu varmistamaan perheen sisäistä tietojen antoa.

Ristiriitaa emme näe ja pyrimme täydentämään ohjeistusta. Pystymme myös varmistamaan vrk:sta mahdolliset sukututkimuskieltojen käyttäjät sukuun kuluvien osalta erikseenkin.

Suurseuroilla lienee enemmän tekemistä eikä meidänkään sukuun kuuluvien joukko ihan pieni ole, noin 5000 luokkaa.

Noihin mahdollisiin toimivuusongelmiin haemme ratkaisuja.

[Veikko Leskelä]

Tästä lähtien haluamme lukea enemmän selkokieltä näissä käytänne -keskusteluissa.

Viittaan viestiin nro 4, jossa on esitetty yksinkertainen selostemalli, joka on sen suuntainen, mitä muillakin toimialoilla käytetään, vastaa tietosuojavaltuutetun suositusmallia jaottelultaan ja on sopiva pohjamalli räätälöitäväksi toimialan eri toimintamallit ja sukututkimus- ja - julkaisuprosessit huomioon ottaen.
Malli on kommenteilla tietosuojavaltuutetun toimistossa. Eihän sekään malli ole kiveen hakattu ja tsv:n hyvät neuvot otetaan varteen.

Antti Soini oivalsi täydellisesti rekisteriselosteen olemassaolon oikeutuksen ja varautumisen henkilötietolakiin jo ennen sukututkimuksen aloittamista ja toi esiin myös sen vähän piilossapidetyn asian, että ennen henkilötietolakia aloitetuissa prosesseissa ollaan nyt kovinkin epävarmoja.

Antti Järvenpää taas esitti epäilyjä toimivuudesta, jota ei kyllä käytännössä ole havaittu eikä ristiriitojakaan ole käytännössä. Käytännön toiminta hioutuu aina tarpeiden mukaan ja toimialan parhaita käytäntöjä on välttämätöntä jakaa toisille.

Useassa priva- ja sähköpostiviestissä on myös kysytty henkilötietolaista ja rekisteriselosteesta ja olen aina neuvonut ottamaan lain vaatimukset huomioon jo ennen sukututkimukseen ryhtymistä, jossa osaa erottaa mm. kuolleiden esipolvien ja elävien käsittelyn sudenkuoppia ja tehdä yksinkertaisen ja selkeän rekisteriselosteen ajoissa. Kun huolellisuustarpeet ovat aina esillä ja tietojen luovutus ja suojaus edellyttää tarkkuutta, niin tarpeettomia konflikteja tulisi välttää. Sudenkuoppia on muutenkin laissa, ennen kaikkea tiedottamisvelvollisuus ja takeet sen riittävyydestä.

Kiitos Teille monille nimellä mainitsemattomille ymmärtäville ja rohkaiseville sukututkijaveljille ja -sisarille! :)

Avullanne ja yhteistyössä voimme näyttää tietosuojavaltuutetulle, että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä on ohjenuoramme ja noudatamme lakia parhaamme mukaan. :)

ystävällisin yhteistyöterveisin

Veikko Leskelä, OTL
Käytännesääntötyöryhmän pj
Madetojan Sukuseura ry, esimies
SSK:n hallitus ja sen tietoturvajaos, pj
SSS:n jäsen
SSHY:n jäsen

[Antti Järvenpää]

Matematiikassa käytetään varsin yleisesti todistuskeinona sitä, että jos löytyy yksikin tapaus, jossa väite ei pidä totta, niin väite on epätosi. Sukututkimuksessa ja erityisesti sukukirjoissa on tsv:n (tietosuojavaltuutettu) kannan mukaan periatteessa sama tilanne, eli jos on yksikin henkilötieto, jonka kielto-oikeutta ei ole rittävästi tiedotettu, ylittyy syyttämiskynnys, mikäli kielto-oikeuteen oikeutettu näin haluaa.

Edellä oleva päättely tarkoittaa sitä, että tsv kannan mukaan sukutukijalle sälytetty kielto-oikeuden tiedottamisen vastuu täytyy täyttää 100 prosenttisesti ja vielä siten, että se koskee jokaista täysi-ikäistä erikseen. Tsv:lle ei siis näyttäisi riittävän oikeustoimien valossa riittävän huolellinen hallinnollinen menettely, jossa sukuun kuuluvilla on kielto-oikeus henkilötietojensa suhteen (vrt. edellä tässä keskustelussa esiintynyt rekisteriseloste malli).

Jos ensimäiseksi pohditaan tuota kielto-oikeutta yksilön näkökulmasta, oma näkemykseni on se, että jos lakiin on kirjattu yksilölle tällainen oikeus, pitää sen oikeuden hallinnoimiseen olla väline. Toisin sanoen katson yksilönä, että pitäisi olla yksi rekisteri, johon ilmoitan haluni kielto-oikeuden käyttämiseen, ja asian pitäisi olla sillä selvä. Kuten Roy aikaisemmin jossakin toisessa viestiketjussa on todennut, väestökirjanpidossa on tällainen ominaisuus, mutta se on ikään kuin kuollut kirjain niin kauan kuin tuolla tiedolla ei ole selkeää ja toimivaa kytkentää elävään sukutukimukseen. Näin ollen yksilön oikeus ei toteudu HTL:n (henkilötietolaki) merkityksessä.

Ratkaisuksi on keksitty, että 100 % vastuu kielto-oikeuden toteamiseksi onkin sukututkijalla. Tällainen ratkaisu päästää lainlaatijat ja viranomaiset pinteestä lain hengen toteuttamisen suhteen, mutta samalla laittavat sukutukijan löyhään hirteen. Viittaan tässä HTL lain mainitsemiin tyypillisiin yksilöintietoihin, joilla ko. lain esitöiden mukaan tarkoitetaan nimeä, syntymäaikaa ja -paikkaa, vihkimisaikaa, kuolinaikaa ja -paikkaa sekä arvoa ja ammattia. Em. tiedoista puuttuu keskeinen yksilöintitieto luonnollisten henkilötietojen suhteen, joka on sos.tunnus, joka on ainoa yksilöinti tieto, jolla voidaan saavuttaa em. 100% varmuus kielto-oikeuden osuvuudesta ja toisaalta se on ainoa tieto, jolla voidaan varmistaa ja hakea oikea osoitetieto luotettavasti väestötietojärjestelmästä. Kiinnitän tässä kohtaa myös huomioni siihen, että tsv ohjeissaan sukututkijoille vielä erikseen teroittaen painottaa, että sos.tunnusta sukutukijan ei tule käyttää eikä rekistöröidä vaikka hän saisikin sen tietoonsa. Sukututkijalle sälytetyn vastuun osalta tulee mieleeni ikivanha ohje esimiehille: "Esimiehen tärkein tehtävä on huolehtia, että työn tekemisen edellytykset ovat kunnossa". Sukututkijan esimiehet -esivalta on tässä pannut sukutukijan paljain käsin rintamalle ja tietäen jo lähettäessään, että sukutukija joutuu suden suuhun.

Jos toiseksi pohditaan itse henkilötietoa! Tätä keskustelua seuratessani mieleeni on tullut, mikä henkilötieto-oikeus minulla on täysi-ikäisiin lapsiini. Onko oikein ja kohtuullista, että lapseni voisi kieltää sen, että en saisi ilmaista, että minulla on vaikkapa Matti ja Maija nimiset lapset. Sukututkimuksessa tuo tieto on oleellista polveutumisen takia, mutta kyllä koen vähintäänkin oikeudenmukaiseksi myös henkilökohtaisesti vähimmäishenkilötiedon käsitteen, johon minulla on oikeus jälkeläisteni suhteen ihan siitä riipumatta, vaikka he haluaisivat kieltää vanhempansa. Saman asian toinen puoli on luonnollisesti se, että lapsella pitäisi käsittääkseni olla oikeus vanhempiensa vähimmäishenkilötietoon, ilman että mikään vanhempien kielto-oikeus sitä estää.

On luultavaa, että em. vähimmäishenkilötiedon käsite, ei tule vastaan juuri muualla kuin sukutukimuksessa, jossa tutkimuksen keskeinen asia on polveutuminen. Näin ollen sitä ei ehkä olla edes pohdittu kunnolla edellä esittämästäni näkökulmasta. Viittaan tässä siihen, että nyt ei ole kysymys pelkästään juridiikasta, vaan ihmisyydestä ja ihmisen tarpeesta ja oikeudesta omiin fyysisiin, henkisiin ja sosiaalisiin juuriinsa.

Palaan nyt lopuksi VL:n oman sukuseuransa sivuilla oleviin rekisteriselostukseen ja henkilötietolomakkeeseen. Mielestäni ne ovat riittäviä, mikäli HTL tulkitaan kuten tähänkin asti, mutta ne eivät täytä niitä ehtoja, joita tsv on ajamassa sukututkijan vastuulle (vrt tsv. aktiivisuus oikeustapauksissa ja 100 % kielto-oikeuden toteamisen vaatimus). Kun puhutaan käytännesäännöistä, ovat niissä olevat tekstit kuolleita kirjaimia, jollei niitä ole mahdollista käytännössä täyttää, johon jo sanan kantasana "käytäntö" viittaa. Mielestäni käytännesääntöjen pitäisi täyttää sukutukijan näkökulmasta velvollisuuksien kohtuullisuuden ja toteutettavuuden vaatimukset, sekä sen että noudattamalla näitä sääntöjä voi olla 100% varma, että on suojassa absurdeilta oikeustoimilta. Sellainen käytännesääntö, jota ei voi käytännössä toteutta kohtuullisuuden ja toteutettavuuden vaatimusten mukaan, ei ole käytännesääntö, vaan irvikuva hallintoviranomaisen mielivallasta, jossa lähinnä arpa ratkaisee kuka tulee syytetuksi ja mahdollisesti tuomituksi.

[Veikko Leskelä]

Anttia voin rauhoittaa, että tuskin kukaan haluaa monimutkaisia ja vaikeaselkoisia käytännesääntöjä tai rekisteriselosteita, joista ei saa selvää Erkkikään.

Asia pitää sanoa selkeästi ja yksinkertaisesti.

Kun esimerkiksi selostemalli on tsv:n toimiston kommenteilla, en pidä kaikkea aivan kiveen hakattuna, mutta toimivuus on ollut aivan riittävä, enkä näe mitään syytä lähteä selostemuutoksiin tässä vaiheessa.

Antti Soini toi esiin sen hyvin keskeisen asian, että kovin moni sukututkimusprosessi on käynnistynyt ennen 1999 ja lain vaatimusten huomioon ottaminen on hyvin harvoin voinut olla 100 %.

Älkäämme kuitenkaan vaatiko enemmän kuin laki ja tsv edellyttävät, vaan hankkikaamme "kohtuullinen varmuus" siitä, että kykenemme noudattamaan yksityisyyden suojaa kussakin tilanteessa.

[kkylakos]

Hei,

kuten aikaisemmassa viestissä totesin, olen saanut henkilötietojen käsittelystä kokemusta lähinnä työelämästä. Olen kursorisesti lukenut Forumilla esitetyt viestit. Eli mahdollisesti ymmärtänyt väärin, mutta lain seuraaminen henkilötietojen osalta tarkoittaisi käsittääkseni sukututkimuksessa jokseenkin sitä, että puhtaalta pöydältä aloittaessa

1. Mietitään mitä tietoja kerätään elävistä henkilöistä, kirjoitetaan sen mukainen rekisteriseloste ja toimitetaan viranomaisille.
2a. Kun kerätään tietoja elävältä henkilöltä hänestä itsestään, tiedotetaan rekisteriselosteen sisältö ja kysytään lupa tietojen säilyttämiseen, käsittelyyn, käyttöön yms. Kun tiedot viedään sukututkimuskantaan, merkitään minkälainen lupa on saatu ja milloin.
2b Jos eläviltä henkilöiltä tai rekistereistä saadaaan tietoja muista kuin henkilöstä itsestään, kyseisiin henkilöihin otetaan yhteys ja pyydetään lupa ennen kuin (?) tiedot viedään kantaan.
3. Jos lupaa ei saada, kantaan voidaan / ei voida (?) viedä minimimerkintä ihmisen olemassaolosta, suhteessa toisiin henkilöihin.

Onko niin, että Leskelä kannattaa edellä kuvatun tapaista menettelyä ja Kuusiluoma jotain kevyempää? Vai onko joku nyanssi jäänyt minulta huomaamatta?

[Roy]

Hei Kaisa !

Henkilötietolaki on henkilötietojen käsittelyä koskeva yleislaki. Se on säädetty kaikenkirjaville toimijoille jotka käsittelevät henkilötietoja, kuten yritykset, viranomaiset (joilla toki on erityislainsäädäntöä lisäksi), yhdistykset, seurat, järjestöt jne. Tätä lakia ei ole säädetty ainoastaan sukututkijoille, vaan sukututkijat ovat vain marginaalinen kohde, vaikka meitä paljon onkin. Henkilötietolain monenkirjavat edellytykset, rajoitukset ja vaatimukset sopivat eri lailla eri käyttäjäryhmille. Puku on sama, mutta käyttäjät eri kokoisia -samoin lopputulos jos tätä nuttua sovitetaan kaikille.

Minusta tällä palstalla jankutettu rekisteriseloste on sukututkimuskentän osalta saanut kohtuuttoman palstatilan. Rekisteriseloste on tosin kaikkia rekisterin pitäjiä velvoittava dokumentti, mutta ei mikään onnenvarpu, jolla kaikki muuttuu lain mukaiseksi ja täydelliseksi. Sukututkimuskentän tavanomaimen rekisteriseloste mahtuu yhdelle A4:lle ja tulee samansisältöiseksi lähes kaikille. Se mitä tietoja sukututkimustarkoituksessa saa kerätä löytyy jo lain 18 §:stä, samoin mihin tietoja saa luovuttaa.

Sukututkimus ja esimerkiksi elinkeinotoiminta lähtevät aivan eri pohjalta liikkeelle. Sukututkimus voi pitkäänkin olla harrastusluonteista ja yksityistä puuhastelua, jota laki ei koske. Minkälainen toiminta on harrastusluonteista on sitten jo lain tulkintaa, josta tietosuojaviranomaiset virkansa puolesta ovat yhtä mieltä, ja esimerkiksi oikeuskirjallisuus toista mieltä.
Aloitteleva sukututkija ei varmasti ajattele toimivansa muuta kuin harrastelijana, eikä hänen odoteta aloittavan rekisterin pitoa laatimalla aluksi seloste, jne.

Mikäli sukututkimus on niin laajaa (luovuttaminen eteenpäin esim sukuseuralle kirjaa varten jne), että laki tulee noudatettavaksi, tulisi tehdä (kopioida muilta) seloste. Sitä ei tarvitse mihinkään toimittaa. Henkilötietojen käsittely sukututkimustarkoituksessa (18 §) ei edellytä lain 36 §:n mukaista ilmoittelua tai rekisteriselosteen lähettelyä mihinkään.

Sukututkimus kaiken kaikkiaa pitäisi pitää niin vähän byrokraattisena kuin mahdollista. On hyvä olla tutkimuksen kohteena olevien perheiden kanssa yhteydessä ja tarkistuttaa tietoja ja pyytää lisäinfoa, valokuvia jne. Kyllä ne, jotka eivät halua nimiään käyttettävän ko. sukututkimukseen kieltonsa kertovat ilman sen kummempia rekisteriselosteiden lukua tai muita kommervenkkejä. Usean sukututkimusohjelmat sisältävät kenttiä muistiinpanoille, johon voi laittaa tiedon yhteydenotosta. Laki ei sitä edellytä.

Tärkeä asia on pitää erossa henkilön lupa ja informointi. Lupaa henkilötietojen käsittelyyn ei tarvita erikseen hankkia, henkilötietolain 18 § antaa sen luvan jo olemassaolollaan. Kuitenkin tulisi suoda henkilöille joiden tietoja käsittelee mahdollisuus kieltää tämä ("tiedollinen itsemääräämisoikeus"). Miten tämä mahdollisuus toteutetaan, no sillä että tuodaan henkilön tietoon tämä sukututkimus, jonka kohteena henkilö on.
Informointivelvoitteen täyttäminen ei ole vedenpitävän välttämätön myöskään. Siitä voidaan livetä jos se on "mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa taikka aiheuttaa rekisteröidylle tai tietojenkäsittelyn tarkoitukselle olennaista vahinkoa" (Henkilötietolaki 24 §) Oikeuskirjallisuudessa ja lain esitöissä henkilötietojen suuri määrä riittäisi tähän.

Kuusiluoman kanta tuli tämän viestiketjun varrelta varmaan ihan selväksi.

terv. Roy Sjöblom
varatuomari
SSS varaesimies
SSS juridisen toimikunnan pj.
Käytännesääntötyöryhmän jäsen
Jakobstadsnejden släkt- och bygdeforskare r.f. puheenjohtaja
Keisari-sukuseuran varapuheenjohtaja
reservin luutnantti
jne, jne ;)

[Veikko Leskelä]

Hei,

kuten aikaisemmassa viestissä totesin, olen saanut henkilötietojen käsittelystä kokemusta lähinnä työelämästä. Olen kursorisesti lukenut Forumilla esitetyt viestit. Eli mahdollisesti ymmärtänyt väärin, mutta lain seuraaminen henkilötietojen osalta tarkoittaisi käsittääkseni sukututkimuksessa jokseenkin sitä, että puhtaalta pöydältä aloittaessa

1. Mietitään mitä tietoja kerätään elävistä henkilöistä, kirjoitetaan sen mukainen rekisteriseloste ja toimitetaan viranomaisille.
2a. Kun kerätään tietoja elävältä henkilöltä hänestä itsestään, tiedotetaan rekisteriselosteen sisältö ja kysytään lupa tietojen säilyttämiseen, käsittelyyn, käyttöön yms. Kun tiedot viedään sukututkimuskantaan, merkitään minkälainen lupa on saatu ja milloin.
2b Jos eläviltä henkilöiltä tai rekistereistä saadaaan tietoja muista kuin henkilöstä itsestään, kyseisiin henkilöihin otetaan yhteys ja pyydetään lupa ennen kuin (?) tiedot viedään kantaan.
3. Jos lupaa ei saada, kantaan voidaan / ei voida (?) viedä minimimerkintä ihmisen olemassaolosta, suhteessa toisiin henkilöihin.

Onko niin, että Leskelä kannattaa edellä kuvatun tapaista menettelyä ja Kuusiluoma jotain kevyempää? Vai onko joku nyanssi jäänyt minulta huomaamatta?

Kuusiluoma ei näköjään halua korostaa henkilötietolain 6 §:ää, jossa puhutaan henkilötietojen käsittelyn suunnittelusta jopa ennen tietojen keruusen ryhtymistä.

Joudutaan toki ottamaan varteen monta muutakin pykälää, joita on täälläkin pyöritelty moneen kertaan.

Antti Soini edellä on aivan oikeassa siinä, että laki on otettava huomioon jo aikaisessa vaiheessa.:cool:

Lain huomioon ottamisen viivästyminen johtaa helposti sen soveltamattomuuteen.

Rekisteriseloste on selkeä apuväline ja systematisoittaa rekisterinpitäjän velvollisuuksia.

Siksi se on hyvä ja oikeastaan välttämätön olemassa henkilötietojen käsittelijälle, joka haluaa antaa myös takeet siitä, että tietojen luovutuksessa ja suojauksessa toimitaan korrektisti.

Luotettava henkilötietojen käsittely ja hyvä tietojenkäsittelytapahan ovat henkilötietolain tarkoitus.

Tuntuu hassulta, kun asiasta joutuu jatkuvasti kirjoittamaan, kun se ei tunnu niin vaikealta.

Työelämässä allekirjoittanutkin joutuu ja on joutunut henkilötietolain soveltamiseen jo parinkymmenen vuoden ajan eli oikeastaan jo ennen henkilörekisterilain voimaantuloa 1.1.1988...

Hyvä tietosuoja ja -turva on sukututkijan ja -seuran paras selkänoja.:cool:

[Veikko Leskelä]

1. Henkilötietolaki on henkilötietojen käsittelyä koskeva yleislaki.

2. Informointivelvoitteen täyttäminen ei ole vedenpitävän välttämätön myöskään.

1. Ollaan samaa mieltä, ei ole uusi asia ja pitää paikkansa. Samalla HeTiL on näköjään muotoutunut myös sukututkimuksen yleislaiksi, ja erityissäännöksiä on useassa muussa laissa.

Lain noudattamista ei kuitenkaan pidä vähätellä, vaan ottaa se huomioon jo ennen henkilötietojen käsittelyyn ryhtymistä ja ko suunnittelua.

2. Tässäkin ollaan samaa mieltä eli on kovin halpaa ja helppoa tiedottaa kaikille 1500 sukuun kuuluvalle lain vaatimusten mukaisesti, mutta toinen asia on ajatella samaa yli 30 000 joukolle, joista iso osa on ulkomailla tai tuntemattomissakin.

Rekisteriseloste sen sijaan ei ole saanut suhteettoman suurta merkitystä, kun sen laatimiseen on usein tarvetta ja elinkeinokseen sukututkimusta tekevät ammattisukututkijat toki tarvitsevat ilman muuta rekisteriselosteen. Heidän sukututkimustoimistonsa kun saa rekisteriselosteesta selkänojan ja uskottavan takeen siitä, että henkilötietolaki on otettu huomioon ja sitä noudatetaan.

[JaskaS]

Hei,

Roy Sjöblomin eilinen viesti pitäisi saada paremmin näkyville tämän alafoorumin sekavien viestiketjujen joukosta. Turhan moni harrastajasukututkija lienee tarpeettomasti pelästynyt runsasta kapulakielistä viestintää, josta ei ole kummoistakaan tolkkua löytynyt. Royn viesti on maallikonkin ymmärrettävissä ja pitäisi rauhoittaa lain kärttyisää kouraa pelkääviä.

:) Jaska

[Veikko Leskelä]

Hei,

Roy Sjöblomin eilinen viesti pitäisi saada paremmin näkyville tämän alafoorumin sekavien viestiketjujen joukosta. Turhan moni harrastajasukututkija lienee tarpeettomasti pelästynyt runsasta kapulakielistä viestintää, josta ei ole kummoistakaan tolkkua löytynyt. Royn viesti on maallikonkin ymmärrettävissä ja pitäisi rauhoittaa lain kärttyisää kouraa pelkääviä.


Royn viestissä ihmetyttää tuo henkilötietolakia vähättelevä ja kärttyisä asenne.

Sinänsä asiassa ei ole mitään uutta eikä ihmeellistä.

Kapulakieltä täällä ei juuri ole näkynyt.

Enemmän toivoo vastuullista asennetta eikä sellaista henkeä, että kaikki tunnustautuvat harrastajasukututkijoiksi, vaikka saattavat olla ammattisukututkijoitakin...ja joka tapauksessa joutuvat ottamaan henkilötietolainkin ja muut henkilötietojen käsittelyä koskevat lait huomioon...

[admin]

Royn viestissä ihmetyttää tuo henkilötietolakia vähättelevä ja kärttyisä asenne.

Eilen lupasit ettet mene henkilökohtaisuuksiin! Pidä lupauksesi!

Admininä voisit kiinnittää huomiota turhiin ja loukkaaviin henkilöittämisiin,..

Sen nyt teen! Mikäli toistuu saatamme ottaa jäähyaitio käyttöön ensimmäisen kerran...

[Erkki Järvinen]

Royn viestissä ihmetyttää tuo henkilötietolakia vähättelevä ja kärttyisä asenne.

Sinänsä asiassa ei ole mitään uutta eikä ihmeellistä.

Kapulakieltä täällä ei juuri ole näkynyt.

Enemmän toivoo vastuullista asennetta eikä sellaista henkeä, että kaikki tunnustautuvat harrastajasukututkijoiksi, vaikka saattavat olla ammattisukututkijoitakin...ja joka tapauksessa joutuvat ottamaan henkilötietolainkin ja muut henkilötietojen käsittelyä koskevat lait huomioon...

Eli siis tuosta viimeisestä kappaleesta voi ainakin päätellä kaiken tämän lakiviidakon (oli sitten kapulakieltä tai ei) koskevan nimenomaan ammattisukututkijoita (ja siinä sivussa varmuuden vuoksi epäillään myös harrastajatutkijoiden kuitenkin olevan ammattitutkijoita ja siten kuuluvan samaan kastiin.)

Tokkopa tässäkään on mitään uutta ja ihmeellistä. En kyllä henkilötietolakia vähättelevää kärttyistä asennennetta Royn viestissä huomannut.

Kyllä harrastajatutkijat täysin vastuullisesti toimivat mutta luulenpa, että harrastus loppuu ennenpitkää jos edellytetään heidän jokaisen todella tuntevan kaiken sen lakiviidakon mitä tällä forumillakin on vyörytetty heidän eteensä ja annettu sellainen käsitys, että ensin kaikki se on omaksuttava ja vasta sitten saa hyvällä omallatunnolla tutkimusta tehdä.

[JaskaS]

Hupsista,

Enpä tiennytkään millaiseen muurahaispesään tietämättäni sohaisin :confused:
Useita kuukausia internetin ulottumattomissa olleena yritin saada tuntumaa tähänkin viestintään, mutta törmäsin laajoihin lakitekstireferaatteihin, jollaisia tavallinen pulliainen ei kykene omaksumaan hitaammallakaan lukuvauhdilla.

Otin kantaa ensisijaisesti Royn tekstin ymmärrettävyyteen, toissijaisesti sen
harrastajasukututkijaa huojentavaan sisältöön.
Veikko Leskelän varmaankin ansiokkaat kirjoitukset menivät jo alkuvaiheessa yli hilsettä pölläyttämättä, joten niiden meikäläisiä koskeva sisältö meni tyystin hukkaan. Näin varmaan aika monelta muultakin.
Mahdolliseen kiistelyyn pykälien merkityksistä ja tulkinnoista en luonnollisestikaan voi ottaa kantaa, mutta päätelmien esittäminen myös n.s. kansankielisenä ei pitäne olla ylivoimaisen vaikeaa.

:) Jaska

[Veikko Leskelä]

Tässä ketjussa kiinnitettiin alussa huomiota henkilötietolain suunnitteluvelvoitteeseen ja siihen, että lain vaatimukset sukututkimustakin koskevana yleislakina tulee ottaa huomioon ennen henkilötietojen käsittelyyn ryhtymistä.

Asia on laissa sanottu varsin yksiselitteisesti ja siten, että voi "mennä monelta hilseen yli".

Kun Kaisa Kyläkoski ystävällisesti pyysi rekisteriselostemallia, niin hän myös yhtä ystävällisesti sai yhden mallin näytille. Varsin monet sukuseurat rekisterinpitäjinä käyttävät rekisteriselostetta, mikä on hyvä asia myös ammattisukututkijain ja "harrastajatutkijainkin" noudattaa.

"Harrastajasukututkijan" käsitettä on vähän hankala käyttää, kun heitä kuitenkin erilaisissa sukututkimus- ja - julkaisuprojekteissa vastuuhenkilöinä, rekisterinpitäjinä ja henkilötietojen kerääjinä ja käsittelijöinä ja heidän tulee noudattaa huolellisesti henkilötietolain vaatimuksia eri käänteissä kuten muitakin henkilötietojen käsittelyä koskevia säännöksiä.

Siksi "harrastajasukututkijan" on hyvin vaikea - käytännössä mahdotonta - irtisanoutua henkilötietolain soveltamisesta, kun tämäkin laki pitää ottaa huomioon ennen henkilötietojen käsittelyyn ryhtymistä ja osata poimia siita olennaiset huomioon otettavat asiat ja säännökset.

Antti Soini korosti erinomaisesti sitä, että moni sukututkimus, josta ei vieläkään välttämättä ole julkaisua, on alkanut ennen 1999 eli ennen henkilötietolain voimaantuloa. Lain vaatmuksia ei monesti ole huomattu kunnolla tutkia ja se on hukkunut muuhun lakiviidakon ryteikköön.

Tietosuojavaltuutetun toimiston aikanaan antamiin ohjeisiin suhtauduttiin alusta alkaen kriittissti ja suorastaan kehotettiin olemaan noudattamatta niitä. Tässä oli syntynyt vuosien vaikea pattitilanne toimialalla, joka pitäisi kunniallisesti purkaa. Pattitilanteen purkaminen ei synny muutoin kuin tekemällä aktiivista yhteistyötä tietosuojavaltuutetun toimiston kanssa ja tarttumalla tulevaisuudenkin haasteisiin tiukasti.

Ei meillä ole varaa muuhun kuin yhteistyöhön sekä viranomaisten kanssa että toimialalla. Liian jyrkät menneisyyden lain soveltamisen tulkinnat pitää vain saada loivennettua nykytilanteeseen sopiviksi ja unohtaa kokonaan aikaisemmat vastakohtaisuusasetelmat.

Vanhat vuonna 1999 kirjoitetut Bärlundin kommentaarin ohjeet eivät ole alan käytännesääntöjä eivätkä ne ole kiveen hakattuja.

Nykyrealismissa pitää ottaa uusi asenne.

[Veikko Leskelä]

Hupsista,

Enpä tiennytkään millaiseen muurahaispesään tietämättäni sohaisin

heh, minäkään en tiennyt, että jouduin "leijonanluolaan raadeltavaksi", vaikka historian huminoista oli yhtä ja toista tullut tietoon...:p:

Noihin kiivasluontoisimpiin henkilökohtaisten herjausten heittelijöiden viesteihin en ole viitsinyt edes vastata.:cool:

Yllättävän moni esittää vain mielipiteitä eikä vaivaudu perustelemaan tai argumentoimaan mitenkään viestiään.:confused:

Sen olen myös huomannut, että netiketti tällä palstalla on varsin nuorta ja adminit ottavat osaa turhankin aktiivisesti jotakin henkilöä esimerkiksi minua - vastaan, vaikka heidän tulee tasapuolisesti valvoa kirjoittelua palstalla.

Tietysti toivon, että sanomani ydin - henkiötietolain vaatimukset tulee ottaa huomioon ennen henkilötietojen käsittelyyn ryhtymistä - menee perille, eikä irtisanoutumista lain soveltamisesta tapahtu.

Sehän on meidän kaikkien toimialan toimijoiden etu ja silloin ansaitsemme kansalaistenkin luottamuksen, mitä kovin harva täällä muistaa korostaa.

Toivottavasti vapaa keskustelu saa jatkua ja pysytään netiketin rajoissa.:)

[Antti Järvenpää]

"Harrastajasukututkijan" käsitettä on vähän hankala käyttää, kun heitä kuitenkin erilaisissa sukututkimus- ja - julkaisuprojekteissa vastuuhenkilöinä, rekisterinpitäjinä ja henkilötietojen kerääjinä ja käsittelijöinä ja heidän tulee noudattaa huolellisesti henkilötietolain vaatimuksia eri käänteissä kuten muitakin henkilötietojen käsittelyä koskevia säännöksiä.

Ei kai harrastekäsite mitenkään ongelmallinen ole. Kyllä ammattilaisen ja harrastajan välillä on selkeä ero. Ammattilainen saa elantonsa sukututkijan ammatista ja harrastelija ei, eli toinen tekee sukututkimustyötä rahaa vastaan toinen ei. Vastuulla tms. ei ymmärtääkseni ole mitään tekemistä tämän rajauksen kanssa, sillä pelkällä vastuulla tms. ei elä.

[admin]

...Sen olen myös huomannut, että netiketti tällä palstalla on varsin nuorta ja adminit ottavat osaa turhankin aktiivisesti jotakin henkilöä esimerkiksi minua - vastaan, vaikka heidän tulee tasapuolisesti valvoa kirjoittelua palstalla...
Ensinnäkin Suku forumissa löytyy yksi admin, eli muita ylläpitohenkilöitä ei kannata syyttää mikäli et ole tyytyväinen meikäläisen toimiin.
netiketti on omasta mielestäni ollut hyvä – paljon parempi mitä etukäteen odotin. Kiitos siitä keskustelijoille! Kyllä tästä hyvää tulee.
"Juridiset kysymykset – Juridiska frågor" -alaforumissa lyhensin ohjaksia jonkunverran 03.10.07, 09:14 -viestini jälkeen koska alaforumissa on useamman kerran esiintynyt mm. turhia henkilökohtaisia kommentteja. Tulen siis puuttumaan tässä alaforumissa herkemmin keskusteluihin jatkossa mikäli näen tarpeelliseksi ja niin kauan kun näen tarpeelliseksi. Mikäli on valittamista tästä niin valituksen oikea osoite on seuran toiminnanjohtaja.
lopuksi – kaikki moderaattorit ja admin ovat myöskin forumin jäseniä. Forumin jäseninä ylläpitoporukalla pitää voida olla omia mielipiteitä ja pitää sallia niiden esilletuominen forumin sivuilla kuten mikä forumin jäsen tahansa. Kuitenkin ylläpitoporukan täytyy pyrkiä objektiivisuuteen mahdollisissa riitatilanteissa kun forumin sääntöjä rikotaan ja muutenkin kun tehdään ylläpitotöitä.Ote säännöistä: "...Keskustelu on asiallista ja toisia kunnioittavaa. Lämmin huumori on sallittu. Kiellettyjä ovat lainvastaiset, loukkaavat, uhkaavat ja alatyyliset viestit ja ilmaisut..."

Vapaa keskustelu tietysti saa jatkua jos ja kun pysytään forumin sääntöjen rajoissa.

[Veikko Leskelä]

Ei kai harrastekäsite mitenkään ongelmallinen ole. Kyllä ammattilaisen ja harrastajan välillä on selkeä ero. Ammattilainen saa elantonsa sukututkijan ammatista ja harrastelija ei, eli toinen tekee sukututkimustyötä rahaa vastaan toinen ei. Vastuulla tms. ei ymmärtääkseni ole mitään tekemistä tämän rajauksen kanssa, sillä pelkällä vastuulla tms. ei elä.

Tokihan ero on.

Ammattitutkijoita ei ole kovin paljon, mutta he ovat sidottuja henkilötietolain noudattamiseen kuten harrastajatutkijatkin.

Tämä HeTiL-vaatimusten noudattaminen yhdistää heitä ja siksi lain soveltamisalaa ei voida rajata liikaa, kun henkilötietojen käsittelyä suunniteltaessakin kuka tahansa sukuja tutkiva joutuu ottamaan lain vaatimukset - muusta lainsäädännöstä puhumattakaan - huomioon.

[admin]

...Henkilötietolaki on henkilötietojen käsittelyä koskeva yleislaki. Se on säädetty kaikenkirjaville toimijoille jotka käsittelevät henkilötietoja, kuten yritykset, viranomaiset (joilla toki on erityislainsäädäntöä lisäksi), yhdistykset, seurat, järjestöt jne. Tätä lakia ei ole säädetty ainoastaan sukututkijoille, vaan sukututkijat ovat vain marginaalinen kohde, vaikka meitä paljon onkin. Henkilötietolain monenkirjavat edellytykset, rajoitukset ja vaatimukset sopivat eri lailla eri käyttäjäryhmille. Puku on sama, mutta käyttäjät eri kokoisia -samoin lopputulos jos tätä nuttua sovitetaan kaikille.
...
Sukututkimus ja esimerkiksi elinkeinotoiminta lähtevät aivan eri pohjalta liikkeelle. Sukututkimus voi pitkäänkin olla harrastusluonteista ja yksityistä puuhastelua, jota laki ei koske.
...


...Ammattitutkijoita ei ole kovin paljon, mutta he ovat sidottuja henkilötietolain noudattamiseen kuten harrastajatutkijatkin...

Tässä kahden juristin tekstiä. Mikäli ymmärrän oikein toinen kirjoittaa ettei henkilötietolaki koske harrastusluonteista sukututkimusta - ja toinen tässä edellisessä viestissä että koskeekin.

Kysymys: Mikäli olette molemmat oikeassa - miten määrittelette käsitteitä "harrastusluontoinen sukututkimus" ja "harrastajatutkija".

Hasse

[Roy]

Hasse ihmettelee kahden juristin eri tulkintaa lain sovellettavuudesta ”harrastajasukutkijaan”.
Aluksi täytyy todeta, että laki tai sen estyöt eivät mainitse käsitettä harrastussukututkimus, vaan se on muodostunut työkaluksi omassa määrittelyssämme. Henkilötietolain yksityiskohtaisissa perusteluissa on sen soveltavuusalasta rajaus, joka koskee yksityistä toimintaa -anteeksi suora lainaus, mutta se on tarpeen, että kukin lukija voi siitä muodostaa käsityksensä.

”Lain soveltamisalan ulkopuolelle jäisi pykälän 3 momentin nojalla sellainen henkilötietojen käsittely, jonka luonnollinen henkilö suorittaa yksinomaan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiinsa. Myös tietosuojadirektiivi rajaa direktiivin soveltamisalan ulkopuolelle luonnollisen henkilön yksinomaan henkilökohtaisessa tai kotitalouteensa liittyvässä toiminnassa suorittaman henkilötietojen käsittelyn (3 artiklan 2 kohta). Henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tarkoituksiin käsiteltäviä henkilötietoja ovat esimerkiksi henkilökohtaiseen kirjeenvaihtoon liittyvät tiedot sekä henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitetut nimi-, osoite- ja puhelinnumerotiedot ja tiedot tuttavien merkkipäivistä”.

Viimeinen lause on lain virkamiesvalmistelun tarkennus ja supistaa tätä ”yksityistä tarkoitusta” melkoisesti. Se pitää kuitenkin asettaa oikeaan kontekstiin tietosuojaviranomaisten tulkintana.

Ruotsi on implementoinut saman henkilötietodirektiivin kuin Suomi. Ruotsissa tietosuojaviranomaiset suhtautuvat sukututkimukseen eri tavalla kuin Suomessa, eivätkä puutu siihen, vaan katsovat sen nimenomaan yksityiseksi toiminnaksi. Sukukirjojen tekeminen on Ruotsissa painovapauden vuoksi turvattu ilman ennakkosensuuria, eikä siellä tunneta Suomessa tietosuojaviranomaisten lanseeraamaa käsittä "kirjan taustalla oleva henkilörekisteri", johon henkilötielakia tulee soveltaa. He ovat ymmärtäneet lain tarkoituksen olevan nimenomaan ihmisten suojaaminen esim. ATK:n avulla mahdollistunutta profilointia vastaan ja yksityisyyden häirinnän rajoittamiseksi. Ruotsin henkilötietolaki ei kuten Suomen vastaava käsittele erikseen sukututkimusta, kuten ei Suomenkaan vastaava lainsäädäntö alun perin. (tästä lisää toiste).

Henkilötietolaki on henkilötietojen käsittelyn yleislaki joka ei kaikilta osin sovellu ”harrastusluonteiseen” toimintaan, koska se asettaa kohtuuttomia ehtoja lainmukaiselle toiminnalle, kuten forumilla esitetyistä kirjoituksista käy ilmi. Esimerkiksi ja ennenkaikkea ns. informointivelvoite on vedetty liian tiukaksi. Sukututkimusta aktiivisesti tekevä tietää tämän velvoitteen toteuttamisen liian vaikeaksi ja byrokraattiseksi.

Koska ihmisillä on mahdollisuus kieltää ATK-pohjaiseen väestörekisteriin tehtävällä merkinnällä henkilötietojensa käsittely sukututkimustarkoituksessa tulisi tämä sama rekisteri olla korvauksetta sukututkijan käytössä tarkistuksia varten. Nyt näinkin vaaraton ja vähän henkilön tiedollista itsemääräämisoikeutta vaarantava toiminta kuin sukututkimus on, on luotu tuplavarmistus: ensin henkilö voi itse aktiivisesti toimien merkitä kielto rekisteriin ja toiseksi on sukutkijan vielä varmistettava henkilöiltä itseltään ettei tällä ole mitään käyttöä vastaan.

Suomen Sukutkimusseura pyrkii edistämään yksityisyyden suojan noudattamista ja hyvää henkilötietojen käsittelytapaa kuitenkaan kohtuuttomasti vaikeuttamatta sukututkimustoimintaa. Niin kauan kuin laki ja sen tulkinnat sisältävät kohtuuttomia velvoitteita pyrkiin Suomen Sukututkimusseura rajaamaan sen soveltamisalaa yksityiseen tavanomaisen toiminna ulkopuolelle. Sukuseuratoiminnan yhteydessä syntyneet henkilörekisterit kuuluvat lähtökohtaisesti lain soveltamisalaan, koska kyseessä ei ole ”luonnollinen henkilö” vaan yhdistys. Tästä heijastuvat myös eri tulkintaerot eri intressitahoja edustavien seurojen juristien lausumissa.

En tunne Leskelän sukututkijataustaa, mutta itse 35 vuotta sukututkimusta harrasteneena tiedän mikä olisi käytännössä mahdollista noudattaa näistä säännöksistä. Suomen Sukututkimusseura ei allekirjoita Leskelän kaikkia tulkintoja joita hän Seuran ylläpitämällä forumilla julistaa – ei tarvitse ollaa paavillisempi kuin paavi itse.

Allekirjoittanut ei pidä keskeneräisen asia vaahdottamista forumilla asianmukaisena, vielä vähemmän väittelyä ja nokittamista.

terv. Roy Sjölbom
SSS:n varaesimies
juridisen työryhmän pj.

[Erkki]

Sukuseuratoiminnan yhteydessä syntyneet henkilörekisterit kuuluvat lähtökohtaisesti lain soveltamisalaan, koska kyseessä ei ole ”luonnollinen henkilö” vaan yhdistys. Tästä heijastuvat myös eri tulkintaerot eri intressitahoja edustavien seurojen juristien lausumissa.

En tunne Leskelän sukututkijataustaa, mutta itse 35 vuotta sukututkimusta harrasteneena tiedän mikä olisi käytännössä mahdollista noudattaa näistä säännöksistä. Suomen Sukututkimusseura ei allekirjoita Leskelän kaikkia tulkintoja joita hän Seuran ylläpitämällä forumilla julistaa – ei tarvitse ollaa paavillisempi kuin paavi itse.

Allekirjoittanut ei pidä keskeneräisen asia vaahdottamista forumilla asianmukaisena, vielä vähemmän väittelyä ja nokittamista.


Kiitoksia Roy Sjöblom!

Kestipä, että keskusteluun pusertui vastaus ydinkysymykseen: mikä ero on henkilörekistereillä sukuseuratoiminnassa ja toisaalta harrastusluonteisesti ja yksityisesti tehdyssä sukututkimuksessa.

Toivottavasti nuo kirjoittamasi lauseet luetaan useampaan kertaan ja myös lopulta laajasti uskotaan niiden olevan SSS:n kanta. Seuralla ei ole olennaisempaa tehtävää, kuin puolustaa jäseniään harrastustoiminnassaan.

Alan harrastajana toistan aikaisemmin kirjoittamani: miksi sukuseurat eivät vie tätä keskustelua omille foorumeilleen? Suomen Sukututkimusseuran osalta kannat ovat mielestäni selvät ja tulleet moneen kertaan useammalla suulla sanotuiksi.

[Juha]

Saisinko vastauksen yksiselitteiseen kysymykseen;

Mikäli käsittelen ja annan julkisuuteen ainoastaan ennen vuotta 1900 -syntyneiden henkilöiden tietoja, tarvitseeko minun ottaa huomioon henkilötietolakia tai jotain muita asetuksia?

[Roy]

Saisinko vastauksen yksiselitteiseen kysymykseen;

Mikäli käsittelen ja annan julkisuuteen ainoastaan ennen vuotta 1900 -syntyneiden henkilöiden tietoja, tarvitseeko minun ottaa huomioon henkilötietolakia tai jotain muita asetuksia?

Kyllä lakeja ja asetuksia löytyy, joita tulee noudattaa myös kuolleiden osalta. SSS on lähtenyt siitä, että henkilötietolaki koskee vain elossa olevia fyysisiä henkilöitä, joten sen osalta kanta on selvä.

Tietosuojaviranomaiset tahtovat laajentaa lain tulkinta-alaa siten, että sitä tulee noudattaa möys jos kuolleen henkilön tiedot ovat yhdistettävissä elossa olevaan henkilöön. Nähdäkseni pelkkä sama sukunimi ei ainakaan riitä vaan pitää olla useita yhteisiä indikaattoreita, mikäli niitä nyt ilman vilkasta mielikuvitusta ylipäätään on löydettävissä.

Julkisuuslain mukaan arkaluonteisia tietoja ei saa käsitellä (tai paremminkin luovuttaa em. lain mukaan) ennenkuin 50 vuotta on kulunut henkilön kuolemasta. Sama aikaraja löytyy henkilötietolaissa arkaluonteisten tietojen "käsittelyn" osalta.

Sukututkija noudattaa kuitenkin hienotunteisuutta ja omaa hyvää arvostelukykyä. Näin ollen varmaan esim. elävien henkilöiden isoisän itsemurha vaikka 70 vuotta sitten jää sinne tutkijan oman tietoon eikä päädy julkaisuun -eikö vaan.

Sitten on vielä rikoslain vainajan muistoa koskevat pykälät RL 24 luku 9 § kunnianloukkaus; 3 mom: "Kunnianloukkauksesta tuomitaan myös se, joka esittää kuolleesta henkilöstä valheellisen tiedon tai vihjauksen siten, että teko on omiaan aiheuttamaan kärsimystä ihmiselle, jolle vainaja oli erityisen läheinen.

Edellyttää siis valheellista tietoa.

Terv. Roy

[Veikko Leskelä]

Suomen Sukutkimusseura pyrkii edistämään yksityisyyden suojan noudattamista ja hyvää henkilötietojen käsittelytapaa kuitenkaan kohtuuttomasti vaikeuttamatta sukututkimustoimintaa. Niin kauan kuin laki ja sen tulkinnat sisältävät kohtuuttomia velvoitteita pyrkiin Suomen Sukututkimusseura rajaamaan sen soveltamisalaa yksityiseen tavanomaisen toiminna ulkopuolelle. Sukuseuratoiminnan yhteydessä syntyneet henkilörekisterit kuuluvat lähtökohtaisesti lain soveltamisalaan, koska kyseessä ei ole ”luonnollinen henkilö” vaan yhdistys. Tästä heijastuvat myös eri tulkintaerot eri intressitahoja edustavien seurojen juristien lausumissa.



Suuria tulkintaerimielisyyksiä ei ole, vaan erot ovat lähinnä painotuksissa.

Rekisterinpidossa sukuseurat ja -tutkijat joutuvat usein toimimaan yhteistyössä ja vastuu voi olla jaettu ja joka tapauksessa monesti sopimuksenvarainen.

Sukututkijat - varsinkin ammattisukututkijat - ovat osaltaan esimerkin näyttäjinä henkilötietolain vaatimusten noudattamisessa.

Henkilötietolain tulkinnat eivät voi kohtuuttomasti vaikeuttaa sukututkimusta, joka tarvittavilta osin joutuu muutenkin ottamaan eri lakien vaatimukset huomioon sekä yksityisyyden suojan että hyvän tietojenkäsittelytavan kannalta.

Royn edellä esittämistä monista tulkinnoista olen aivan samaa mieltä.

[Roy]

Rekisterinpidossa sukuseurat ja -tutkijat joutuvat usein toimimaan yhteistyössä ja vastuu voi olla jaettu ja joka tapauksessa monesti sopimuksenvarainen.

Vastuunjakoasetelma onkin mielenkiintoinen. Henkilötietolain ns. informointivelvollisuudesta säädetään lain 24 §:ssä. Sen mukaan on tieto henkilötietojen käsittelystä sukututkimustarkoituksessa annettava henkilötietoja kerättäessä ja talletettaessa tai, jos tiedot hankitaan muualta kuin rekisteröidyltä itseltään ja tietoja on tarkoitus luovuttaa, viimeistään silloin kun tietoja ensi kerran luovutetaan.

Tarkkaan ottaen laki ei rajaa tiedonantajaa sukututkijaan vaan voinee tarkoittaa myös sukuseuraa. Näin voidaan sopia kuka vastaa informointivelvoitteen toteuttamisesta. Saattanee olla varsin kohtuullinen asetelma, että tutkija antaesssan työpanoksensa hedelmät seuralle siirtää samalla tiedonantovastuun sukuseuralle.

Roy Sjöblom
SSS:n varaesimies

[Veikko Leskelä]

Tarkkaan ottaen laki ei rajaa tiedonantajaa sukututkijaan vaan voinee tarkoittaa myös sukuseuraa. Näin voidaan sopia kuka vastaa informointivelvoitteen toteuttamisesta. Saattanee olla varsin kohtuullinen asetelma, että tutkija antaesssan työpanoksensa hedelmät seuralle siirtää samalla tiedonantovastuun sukuseuralle.


Kun sukututkimuksen toimintamallit vaihtelevat suuresti - ja senhän kaikki alalla työskentelevät tietävät tasan tarkkaan - niin rekisterinpitäjinä voivat olla sekä sukututkijat että -seurat ja rekisterinpidon vastuu- ja yhteyshenkilöys voi vallan hyvin olla usealla henkilölläkin jaettuna, kun on noudatettavana myös hyvä tietojenkäsittelytapa ja monilla rekisterinpitäjillä - kuten meillä - on myös arkoja manuaaliarkistoja.

Siksi ei voida kirjoittaa liian dogmaattisia sääntöjä, vaan jättää niihin liikkumavaraa ja -vapautta - joustoa - erilaisia tilanteita varten.

Ymmärrän hyvin, että sukututkijat ovat huolissaan tutkijanvapautensa rajoittamisesta.
Sillehän ei nyt voi paljon mitään, kun lain kanssa on elettävä ja saatava kohtuullinen varmuus sen noudattamismahdollisuuksista, kun lisäksi paineet hyvään asianhallintaan koko toimialalla ovat suuret.

Kyllä sopusointuinen sääntökokonaisuus on rakennettavissa, mutta useita versioita joudutaan varmasti käsittelemään yhdessä.

Nuo eri tilanteet voivat todella olla sopimuksenvaraisia.

[Roy]

"Nuo eri tilanteet voivat todella olla sopimuksenvaraisia."

Niinhän minä juuri kirjoitin.

R

[Veikko Leskelä]

"Nuo eri tilanteet voivat todella olla sopimuksenvaraisia."

Niinhän minä juuri kirjoitin.

R

Hyvä, sittenhän me voimme päästäkin sopusointuiseen ja joustovaraa sallivaan sääntökokonaisuuteen, joka ei varmaankaan ole kenenkään mielestä huono tavoite.

Kuten totesin, niin liika dogmaattisuus voi kahlita toimivaa kokonaisuutta.

[Roy]

Kuten totesin, niin liika dogmaattisuus voi kahlita toimivaa kokonaisuutta.

Sanakirja: "Dogmatismi, oppimenettely, joka lähtee
ennalta omaksutuista opinkappaleista,
„dogmeista", tutkimatta niiden pätevyyttä."

Kokonaisuuden objektiiviseen arviontiin sekä henkilön tiedollisen itsemääräämisoikeuden ja tutkimuksen vapauden tasapainoon SSS on hakemassa ratkaisua. Ydinkysymys on siinä missä määrin sukututkimus vaarantaa henkilön yksityiselämän suojaa, että dogmaattisesti tulisi hyväksyä kaikkia lain tulkintoja.

Suomen Sukututkimusseura kyseenalaistaa dogmit ja pyrkii löytämään tasapainoisen hyväksyttävän ratkaisun tietosuoja-asiassa.

Roy Sjöblom
SSS:n juridisen työryhmän pj.

[Veikko Leskelä]

Suomen Sukututkimusseura kyseenalaistaa dogmit ja pyrkii löytämään tasapainoisen hyväksyttävän ratkaisun tietosuoja-asiassa.



Kunhan tarkastelemme yhdessä jo rakenteilla olevaa kokonaisuutta, voimme varmasti löytää toimivat ja maallikoille avautuvat linjaukset.

Vuodesta 1999 on tapahtunut niin paljon muutoksia sekä lainsäädännössä että toimintaympäristössä, että yksityisyyden suojan ja sananvapauden tulkinnoissakin on tapahtunut kehitystä.

Sananvapauslaki on osaltaan selkeyttänyt tuota puolta, mutta jännitteitähän on jatkuvasti ja sen kaikki tietävät.

Maailma on ollut muuttuva ja muuttuu edelleen.

Tämä on työssämmekin taustalla.

VL

Käytännesääntötyöryhmän pj

[Roy]

Kunhan tarkastelemme yhdessä jo rakenteilla olevaa kokonaisuutta, voimme varmasti löytää toimivat ja maallikoille avautuvat linjaukset.


No sitten voinet lopettaa tällä forumilla veuhkaamisen.

Roy

[Veikko Leskelä]

No sitten voinet lopettaa tällä forumilla veuhkaamisen.

Roy

Eiköhän täällä keskustella asiasta ja herrasmiessopimuksemme mukaan emme nokittele toisiamme, vaan pysymme asiassa.

VL

[Roy]

Minä olen kyllä sitä mieltä, että keskeneräisen asian vaahdottamasti forumilla ei kenenkään etujen mukaista. Mahdollinen väittely asian tiimoilta on syytä käydä suljetussa piirissä.

Roy

[Veikko Leskelä]

Minä olen kyllä sitä mieltä, että keskeneräisen asian vaahdottamasti forumilla ei kenenkään etujen mukaista. Mahdollinen väittely asian tiimoilta on syytä käydä suljetussa piirissä.

Roy

Täällä on keskusteltu varsin hyödyllisista asioista ja kovin moni sukututkijakin on privana kiitellyt rekisteriselostemallia, joka oli näytillä.

Toki voidaan lopettaa enempi käsittely, vaikka tiedonpuute tuntuu olevan päällimmäisenä sekä uteliaisuus.

Toimialan on hyvä tietää, että sääntöasia kuitenkin etenee ilman pidäkkeitä ja että ollaan sitoutuneita työn loppuun saattamiseen säällisessä aikataulussa.

[Roy]

Täällä on keskusteltu varsin hyödyllisista asioista ja kovin moni sukututkijakin on privana kiitellyt rekisteriselostemallia, joka oli näytillä.

Toki voidaan lopettaa enempi käsittely, vaikka tiedonpuute tuntuu olevan päällimmäisenä sekä uteliaisuus.

Toimialan on hyvä tietää, että sääntöasia kuitenkin etenee ilman pidäkkeitä ja että ollaan sitoutuneita työn loppuun saattamiseen säällisessä aikataulussa.

Tämä forum on kyllä pitkälti kehittynyt Leskelän yksinpuheluksi.

Olemme "toimialan" osalta Suomen Sukututkimusseurassa alkaneet pohtia sitä riittääkö "toimialaksi" SSS edes vajaalla kuudella tuhannella jäsenellään ja Sukuseurojen Keskusliitto omalla jäsenistöllään, vaan tulisi tarkkaan harkiten kutsua keskusteluun myös muita organisaatioita ja paikallisjärjestöjä.

Toimialan on meidän kannan mukaan hyvä tietää, että suin päin ja ilman tarkkaa harkintaa emme "ilman pidäkkeitä" etene yhtään mihinkään.
Avoinna on vielä monta ratkaisevaa kysymystä ja virstanpylvästä.

Roy Sjöblom
SSS