Elossaolevien henkilötietojen käsittely

[Sassi]

Mitenkäs nämä nykyiset säädökset elossaolevien henkilötietojen käsittelystä nyt menevätkään? Yritin tavata käytännesäännöistä uusia ohjeita, mutta homma tuntuu monimutkaistuneen hurjasti EU:n tietosuoja-asetuksen myötä. Rekisteriseriseloste pitää siis ainakin olla, mutta pitääkö jokaiselta henkilöltä pyytää lupa tietojen käsittelyyn jo ennen kuin tietoja kirjataan?

Katsotaanko tutkimuksen olevan henkilökohtaiseen käyttöön, jos tietoja jaetaan muille suvun jäsenille tai tutkimusta tehdään yhteistyössä muiden sukulaisten kanssa?

[Juha]

Sukukirjojen julkaiseminen on sananvapauden käyttämistä ja siten samanlainen perusoikeus kuin yksityisyyden suoja. Siksi tietosuoja-asetusta ei voida soveltaa sukukirjojen julkaisemiseen. Sen sijaan sitä sovelletaan sukututkimusrekisteriin, joka jokaisen sukukirjan taustalla. Tietosuoja-asetuksen yksi keskeisimmistä periaatteista on, ettei elossa olevien henkilötietoja saateta laajojen ihmisjoukkojen tietoon ilman asianomaisten myötävaikutusta.

Tästä syystä sukukirjahankkeessa jokaiselle elossa olevalle on TIEDOTETTAVA, että hän on sukututkimusrekisterissä, jota aiotaan käyttää sukukirjan julkaisemiseen. Lupaa sen enempää sukututkimusrekisterissä käsittelemiseen kuin julkaisemiseenkaan ei ole tarpeen kysyä. Saatuaan tiedon käsittelystä sukututkimusrekisterissä henkilö voi halutessaan käyttää tietosuoja-asetuksen hänelle suomia kontrollitoimia, esimerkiksi kieltää käsittelyn. Sukututkimusrekisterissä käsittelyn kieltäneen henkilön tietoja ei saa viedä sukukirjan käsikirjoitukseen.

Korostan vielä, että luvan kysymisen ja tiedottamisen välillä on suuri ero. Jos kysyy luvan, siihen on saatava myönteinen vastaus, että voi toimia haluamallaan tavalla. Tiedottamisessa riittää pelkkä tiedon antaminen sukututkimusrekisterin olemassaolosta ja sen käyttötarkoituksesta. Tiedotteeseen ei tarvitse odottaa minkäänlaista vastausta. Tiedon saanut henkilö voi halutessaan käyttää hänelle kuuluvia kontrollioikeuksia. Näin tietosuoja-asetuksen henki ja kirjain on tullut täytettyä. Tämä koskee siis sukukirjahankkeen taustalla olevaa sukututkimusrekisteriä. Sukukirjan tietosuoja-asiat on laitettava asetuksen edellyttämään kuntoon sukututkimusrekisterivaiheessa.

Tietosuoja-asetuksessa on ns. kotitalouspoikkeus, joka antaa yksityisessä elämänpiirissä ja omaksi ilokseen sukututkimusta harrastavalle sukututkijalle oikeuden käsitellä myös elossa olevien henkilötietoja ilman että hänen tulee tiedottaa siitä asianomaisille henkilöille. Tätä ei voida soveltaa esimerkiksi sukuseurojen sukututkimusrekistereihin.

Kotitalouspoikkeuksen soveltamisala tulee ymmärtää ahtaasti, ts. yksityinen elämänpiiri on lähinnä oma perhe tai toinen samalla tavoin työskentelevä sukututkija. Kotitalouspoikkeusta ei voida ulottaa esimerkiksi elossa olevia henkilöitä sisältävien tietokantatulosteiden lähettämiseen monisteina tai pdf-tiedostoina sukulaisille.

Kotitalouspoikkeuksen nojallakin tehtävässä sukututkimuksessa on tarkkaan huomioitava tietosuoja-asetuksen säätämä arkaluonteisten henkilötietojen käsittelykielto ja velvollisuus huolehtia tietoturvasta. Esimerkiksi sukututkimusrekisterin paperitulosteita ei saa viedä jätepaperiin.

Genin, MyHeritagen, Ancestryn ym. globaalisti toimivien verkon sukupuupalvelujen kohdalla on otettava huomioon se, että jokainen näissä palveluissa tilin avannut sukututkija on rekisterinpitäjä ja että syöttäessään elossa olevien tietoja näihin palveluihin tapahtuu tosiasiallisesti niin, että rekisterinpitäjä ja rekisteröity kumpikin menettävät kontrollinsa syötettyihin tietoihin.

Viime kädessä rekisterinpitäjä eli sukututkija on aina vastuussa kaikista käsittelytoimista - myös niistä, jotka palveluntarjoaja hänen tietämättään tekee. Kaupallisissa palveluissa rekisterinpitäjällä ei ole todellista vaikuttamismahdollisuutta sinne syöttämiinsä tietoihin. Jokainen henkilötieto on rahanarvoista tavaraa.

Tästä syystä sukututkijan on aina ehdottomasti kysyttävä jokaiselta elossa olevalta nimenomainen suostumus siihen, että tämän henkilötiedot saa syöttää sukupuupalveluun. Tietosuoja-asetuksen osoittamisvelvollisuus edellyttää, että suostumus on annettu kirjallisesti. On hyvä muistaa, että rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa, jolloin häntä koskevat sukupuupalveluun syötetyt tiedot on viipymättä poistettava. -P. T. Kuusiluoma


Näin seuramme toiminnanjohtaja kirjoitti 17.4.2020 seuran Facebook -sivulla



Juha

ps mitään rekisteriselostetta ei tarvita

[ritva laiho]

Sattuipa eilen silmiini googlatessani enoni tietoja noin yleisesti , että hausta löytyi My Heritage sukupuu. Yllätyksekseni puusta löytyi sekä veljeni että oma nimeni. Syntymä-tai kuolinajat puuttuivat. Kummankin kohdalla mahdollisen kuvan paikan yli oli merkitty musta viiva , joka kai symbolisoi sitä, että henkilö on kuollut. En käytä kyseistä palvelua , eikä tarkoitukseni ole myöskään siihen liittyä. Vaikka emme enää eläkään hehkeintä nuoruuttamme tieto kuolemistamme on sen verran ennenaikainen , että se olisi hyvä saada korjattua ja merkittyä tietomme yksityisiksi, en vain tiedä miten . Sukupuun laatijalla on aika yleinen nimi, enkä tiedä miten häneen saisi yhteyttä. Ehkä hän sattuisi lukemaan tämän sepustukseni.

Ritva Laiho os.Paajanen

[ritva laiho]

Googlasin edellisen kirjoittettuani nimen Ritva Paajanen ja löysin My Heritagesta toisilta sivuilta veljeni elossa , mutta Ritva Paajasen kuolleena.
Pitäisikö jo uskoa painettua sanaa?
Terv . Ritva Laiho

[Pekka Hiltunen]

Googlasin edellisen kirjoittettuani nimen Ritva Paajanen ja löysin My Heritagesta toisilta sivuilta veljeni elossa , mutta Ritva Paajasen kuolleena.
Pitäisikö jo uskoa painettua sanaa? Terv . Ritva Laiho
Uskottava se kai on...
Esim. medisiinisissä, lääketutkimuksessa tai vaikkapa psykologsissa tutkimuksissa tarvitaan tutkimukseen osallisen kuittaus, jonka on käytännössä perustuttava oikeustoimikelpoisen henkilön todistettavissa olevaan suulliseen tai kirjalliseen suostumukseen henkilötietojensa osalta. Näin ollen esim. holhottavalta dementikolta saatu repliikki ei oikeuta tietojen julkistamiseen. Taisin kyllä itsekin joskus lähettää feedbackiä sukulaiseni avioliiton kautta sukua olleelle julkaisijalle jollain tällaisella sivustolla (Myheritage/ Geni), kun tämä oli vuosikymmen sitten julkaissut vast´ikään kuolleen isänäitini tiedot (tällä kun taisi olla seitsemän äpärää eri henkilöitten kanssa, mikä seikka oli ainakin minulle aikoinaan hiukan arkaluontoinen, mutt´ei ole enää...). En nyt tällä iällä jaksa edes nauraa koko asialle.
PH