Rekisteriselosteen käyttö tutkimustyössä

[P. T. Kuusiluoma]

Moni sukututkija on maistraattien kanssa asioidessaan törmännyt siihen, että maistraatti ei heti annakaan tietoja, vaan vaatii lisäselvityksiä tutkimuksen luonteesta.

Äärimmäinen tietooni tullut tapaus on toukokuun lopulta, jolloin maistraatin virkailija oli kertonut sukututkijalle henkikirjoittajan päättäneen, ettei sukututkijoille enää anneta tietoja elossa olevista henkilöistä, jollei tällä ole "suvun suostumusta siihen, että hänellä on lupa tehdä ko. sukututkimus". Soitin mainitulle henkikirjoittajalle ja ilmoitin oman maallikon järkeni arvelevan, että henkikirjoittaja syyllistyy virkavirheeseen, jos hän epää tietojen luovuttamisen sukututkimusta varten sellaisen lain nojalla, joka ei ole vielä ollut edes hallituksen esittelyssä ja josta oikeusministeriö (ja Suomen Sukututkimusseura) on ehdottanut poistettavaksi nimenomaan tämän pähkähullun kohdan. Henkikirjoittajalla ei luonnollisestikaan ollut asiaan muuta sanottavaa kuin että maistraatin on varmistuttava siitä, että tiedot tulevat siihen tarkoitukseen, johon ne pyydetään.

Em. henkikirjoittajan ja tekeillä olevan väestötietolain valmistelijan ajatuksissa on ollut enemmän tai vähemmän paikkansa pitävä tieto siitä, että keltaisen lehdistön edustajat ovat esiintyneet sukututkijoina saadakseen julkisuuden henkilöiden väestötietoja. Emme mahda sille mitään, jos sukututkijoita on näin hyväksikäytetty ja heidän mainettaan mustattu. Valitettavasti suomalaiseen hallintokulttuuriin kuuluu se epämiellyttävä piirre, että muutamien väärinkäytösten vuoksi kaikki joutuvat kärsimään kiristetyistä ja usein ylimitoitetuista varmuustoimista. Väestörekisteriviranomaisen tulee tietenkin saada tarpeelliset taustatiedot voidakseen tehdä päätöksen tietojen luovutuksesta. Tähän tarkoitukseen sukututkijoilla on erinomainen väline: rekisteriseloste.

Henkilötietolaki edellyttää, että sellaisesta henkilörekisteristä, joka kuuluu henkilötietolain soveltamisalaan, laaditaan rekisteriseloste. Sen voi tehdä vapaaehtoisesti myös sellainen sukututkija, jonka sukututkimusrekisteriä henkilötietolaki ei koske. Kun vielä muistetaan, että sukututkimus on henkilötietolain erityisessä suojeluksessa, on sukututkijalla kätensä ulottuvilla erittäin käyttökelpoinen väline osoittaa olevansa oikealla asialla. Kun sukututkija jokaisen virkatodistustilauksen mukana lähettää väestörekisteriviranomaiselle lainmukaisen rekisteriselosteen tai antaa sen virkailijalle tiskillä asioidessaan, pitäisi siinä olla riittävästi selvitystä tutkimuksen luonteesta. Jos viranomaisella on vieläkin epäilyksiä siitä, mihin tarkoitukseen tiedot tulevat, katson, että on viranomaisen tehtävä todistaa, että sukututkija antaa väärää tietoa tarkoitusperistään.

Käytännesäännöissä suositellaan, että sukututkijat ottavat rekisteriselosteen avukseen viranomaisten kanssa asioidessaan. Suosittelen tätä myös henkilökohtaisesti.

Miten niin sukututkimus on henkilötietolain erityisessä suojeluksessa, saattaa joku kysyä. Siten, että henkilötietolaki säätää, että kuka tahansa voi mistä tahansa suvusta perustaa sukututkimusrekisterin tarvitsematta kysyä siihen lupaa rekisröidyilta. Lisäksi laki antaa luvan kerätä ja tallentaa rekisteriin sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot. Ja sehän on tietenkin sukututkija itse, joka määrittelee mitkä tiedot ovat tarpeellisia hänen sukututkimusrekisterissään. Poikkeuksen tekevät arkaluontoiset tiedot ja kaikki tässä viestissä sanottu koski tietenkin ainoastaan elossa olevien henkilöiden tietojen käsittelyä.

[Erkki]

Yksi älytön kysymys:

Moni sukututkija on maistraattien kanssa asioidessaan törmännyt siihen, että maistraatti ei heti annakaan tietoja, vaan vaatii lisäselvityksiä tutkimuksen luonteesta.

Äärimmäinen tietooni tullut tapaus on toukokuun lopulta, jolloin maistraatin virkailija oli kertonut sukututkijalle henkikirjoittajan päättäneen, ettei sukututkijoille enää anneta tietoja elossa olevista henkilöistä, jollei tällä ole "suvun suostumusta siihen, että hänellä on lupa tehdä ko. sukututkimus".

*********
Käytännesäännöissä suositellaan, että sukututkijat ottavat rekisteriselosteen avukseen viranomaisten kanssa asioidessaan. Suosittelen tätä myös henkilökohtaisesti.

*********
Miten niin sukututkimus on henkilötietolain erityisessä suojeluksessa, saattaa joku kysyä. Siten, että henkilötietolaki säätää, että kuka tahansa voi mistä tahansa suvusta perustaa sukututkimusrekisterin tarvitsematta kysyä siihen lupaa rekisröidyilta. Lisäksi laki antaa luvan kerätä ja tallentaa rekisteriin sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot. Ja sehän on tietenkin sukututkija itse, joka määrittelee mitkä tiedot ovat tarpeellisia hänen sukututkimusrekisterissään. Poikkeuksen tekevät arkaluontoiset tiedot ja kaikki tässä viestissä sanottu koski tietenkin ainoastaan elossa olevien henkilöiden tietojen käsittelyä.

Monestakin syystä joudun nyt kysymään, että miten "rekisteriseloste" saa sellaisen lainvoiman että se kelpaa maistraatissa?

Vai voinko mennä ihan itse laatimani rekisteriselosteen kanssa, jonka nojalla pyydän lisätietoja esim. 'Kuusiluoma' tai 'Lehtonen' nimisistä henkilöistä?

Vai onko tässä nyt vaan keksitty sellainen 2000-luvun EU-Suomen 'stiiknafuulia', joka ei estä eikä edistä mitään, kunhan saadaan lainoppineet virkamiehet tyytyväisiksi ja työllistetyiksi?

[P. T. Kuusiluoma]

Emme me vielä tiedä kuinka maistraatit ja kirkkoherranvirastot suhtautuvat rekisteriselosteeseen. Suomen Sukututkimusseura on tiedottanut käytännesäännöistä sekä Kirkkohallitukselle että suoraan jokaiselle maistraatille ja samassa yhteydessä on tuotu esille tietosuojavaltuutetun ehdotus, että sukututkijat käyttäisivät rekisteriselostetta asioidessaan väestörekisteriviranomaisten kanssa.

Rekisteriseloste on joka tapauksessa lainmukainen asiakirja, sillä henkilötietolain 10 § määrää sellaisen laadittavaksi henkilörekisteristä (joka kuuluu henkilötietolain soveltamisalaan). Jokainen rekisterinpitäjä, myös sukututkija, voi laatia rekisteriselosteen itse eikä sitä tarvitse hyväksyttää missään. Laissa määritellään, mitä tietoja rekisteriselosteessa on oltava ja tietosuojavaltuutetun toimisto on laatinut mallirekisteriselosteen, jota on sukututkijoiden käytöön jalostettu käytännesääntöjen liitteessä.

Sukututkimus on väestötietolain mukaan hyväksyttävä tarkoitus vastaanottaa tietoja väestörekistereistä (mukaan lukien manuaaliset väestörekisterit eli kirkonkirjat ja kortistot) ja viranomaisen on luovutettava tiedot hyväksyttävää tarkoitusta varten. Henkilötietolaki antaa sukututkijalle luvan käsitellä elossa olevien henkilöiden tietoja ilman, että asianomaisilta pitäisi kysyä siihen lupa. Jos kansalainen ei halua antaa väestörekistereissä olevia tietojaan sukututkijan käyttöön, hän voi asettaa niille luovutuskiellon. Jos viranomainen syystä tai toisesta kaipaa lisätietoja väestötietojen pyytäjästä, pitäisi lainmukainen ja toisen viranomaisen ohjeiden mukaan laadittu asiakirja olla täysin riittävä lisäselvitys. Varsinkin jos sukututkija rekisteriselosteessa jopa yksilöi ne suvut, jotka hänen sukututkimusrekisteriinsä sisältyvät, vaikka mielestäni väestörekisteriviranomaisten ei pitäisi kantaa huolta siitä, mitä tai kenen sukua sukututkija tutkii.

Erkin kysymykseen rekisteriselosteen lainvoimasta vastaan kysymyksellä: Miksi oikealla asialla olevan sukututkijan laatima lakiin perustuva asiakirja ei kelpaisi viranomaisen kanssa asioitaessa? Viranomaisen on lähdettävä siitä olettamuksesta, että hänen kanssaan asioiva sukututkija puhuu totta ja mikäli hänellä on syytä olettaa muuta, hänen on todistettava epäilyksensä oikeaksi. Virkamiehen pahin pelko on virkavirhe ja se aiheuttaa mm. sen, että sukututkijalta vaaditaan lisäselvitystä ennen tietojen luovuttamista. Se on viranomaisen oikeus, mutta nyt käytössämme on asiakirja, jolla voimme helposti todistaa tietojenluovutuspyyntömme asianmukaisuuden. Tahtoisinpa kuulla, millä perusteilla se leimataan riittämättömäksi tehtäessä päätöstä tietojen luovuttamisesta sukututkijalle.

Itse aioin joka tapauksessa ottaa rekisteriselosteen käyttöön käydessäni nyt kesälomallani taas omaan sukututkimukseeni käsiksi ja suosittelen, että jokainen sukututkija tekee samoin väestörekisteriviranomaisten kanssa asioidessaan. Toivon myös, että sukututkijat raportoivat saamastaan kohtelusta joko täällä Suku Forumilla tai suoraan minulle osoitteella pt.kuusiluoma*genealogia.fi.

[Veikko Leskelä]

Rekisteriselosteen käytöstä on kokemusta monella sukuseuralla. Osallahan ne ovat olleet jo vuosia käytössä.

Kokemus on osoittanut, että rekisteriselosteen käyttö sukuseuran sääntöjen mukaisen sukututkimustyön tekoon helpottaa tietojen saantia oikeaan käyttötarkoitukseensa.

VL

[P. T. Kuusiluoma]

Kokemus on osoittanut, että rekisteriselosteen käyttö sukuseuran sääntöjen mukaisen sukututkimustyön tekoon helpottaa tietojen saantia oikeaan käyttötarkoitukseensa.

Onko tämä tietoa, arvaus vai toivomus?

Epäilenpä kuinka monen sukuseuran sukututkija tai sukututkimusryhmä on käyttänyt rekisteriselostetta systemaattisesti tilatessaan väestörekisteriviranomaisilta tietoja sukututkimusta varten. Se, että rekisteriseoste on passiivisesti sukuseuran internet-sivustolla, ei ole sama asia kuin sen aktiivinen käyttö viranomaisten kanssa asioitaessa. Mikäli jollakulla sukuseuralla on asiasta kokemusta, kuulisin siitä mielelläni täällä foorumilla tai vaihtoehtoisesti sähköpostitse pt.kuusiluoma*genealogia.fi.

Käytännesääntöihin kirjattu tietosuojavaltuutetun ehdotus rekisteriselosteen käyttämisestä tutkimustyön apuna on jo saanut vastakaikua. Erään maistraatin päällikkö piti sitä hyvänä ja toteuttamisen arvoisena ajatuksena. Samoin väestötietolain valmistelija katsoi, että rekisteriseloste voisi olla sellainen väline, jolla sukututkija voi riittävällä tavalla osoittaa väesterekisteriviranomaiselle tietojen lainmukaisen käyttötarkoituksen.

[Veikko Leskelä]

Rekisteriselosteen käyttö ei ole tuntematonta Sukuseurojen Keskusliiton jäsenseuroissa. Senhän osoitti taannoinen kyselykin seuroilta.

On hyvä, että yhtenäinen käytäntö leviäisi koko sukututkimustoimialalla, kun ostetaan eläviä koskevia tietoja.

Käyttö on ollut monissa yhteisöissä spontaania jo useamman vuoden. Toivottavasti leviää suotuisasti eri käyttäjille.:)

VL

[P. T. Kuusiluoma]

Rekisteriselosteen käyttö ei ole tuntematonta Sukuseurojen Keskusliiton jäsenseuroissa. Senhän osoitti taannoinen kyselykin seuroilta.

Tällainen kysely ei ole ollut julkisuudessa. Kun siihen nyt viitataan, olisi hyödyllistä kuulla tuloksista. Erityisesti minua kiinnostaa montako prosenttia kyselyyn vastanneista sukuseuroista oli aktiivisesti käyttänyt rekisteriselostetta virkatodistustilauksen liitteenä väestörekisteriviranomaisilta tietoja hankittaessa ja miten viranomaiset suhtautuivat tähän.

[Veikko Leskelä]

Käsittely on tehty Keskusliiton omassa piirissä ja alkuvuoden 2007 "Pykälämyrskypalaverissa" kymmenet sukuseurat vastasivat jo käyttäneensä rekisteriselosteita.

Väkeä on sitoutettu ja lisäkoulutusta annettu jo viime vuodesta, jota ennenkin erilaisia rekisteriselosteita on ollut käytössä; myös jäsenrekisteriselosteita.

Kaikilla toimialan yhteisöllä on ollut yhtäläiset mahdollisuudet noudattaa lakia ja hyvää henkilötietojen käsittelyä vuosien mittaan, joten osalle toimialaa nyt ei tule paljonkaan uutta, mutta velvoittavampana koko toimialalle ja erityisesti sukututkijoille.

ystävällisesti

VL

[P. T. Kuusiluoma]

Käsittely on tehty Keskusliiton omassa piirissä ja alkuvuoden 2007 "Pykälämyrskypalaverissa" kymmenet sukuseurat vastasivat jo käyttäneensä rekisteriselosteita. Väkeä on sitoutettu ja lisäkoulutusta annettu jo viime vuodesta, jota ennenkin erilaisia rekisteriselosteita on ollut käytössä; myös jäsenrekisteriselosteita.

Et vastannut kysymykseeni, joka käsitteli rekisteriselosteen käyttöä hankittaessa tietoja väestörekisteriviranomaisilta. Annoit aiemmin ymmärtää, että Sukuseurojen Keskusliiton kyselystä kävi ilmi, että sukuseurat ovat käyttäneet sukututkimustyössään rekisteriselostetta, mutta et ilmoittanut missä määrin. Etkä vastannut siihen nytkään. Ehkä asiaa ei kyselyssä selviteltykään.

Tiedän useiden sukuseurojen jo vuosia sitten laatineen rekisteriselosteen ja pitäneen niitä esillä internet-sivustoillaan. Siinä ei ole mitään ihmeellistä, koska laki niin nimenomaan säätää. Henkilötietolakihan koskee välittömästi sukuseuran sukututkimusrekisteriä, koska sukuseurassa elossa olevien henkilöiden tietoja ei voida käsitellä yksityisiin tai muihin henkilökohtaisiin tarkoituksiin.

Kaikilla toimialan yhteisöllä on ollut yhtäläiset mahdollisuudet noudattaa lakia ja hyvää henkilötietojen käsittelyä vuosien mittaan, joten osalle toimialaa nyt ei tule paljonkaan uutta, mutta velvoittavampana koko toimialalle ja erityisesti sukututkijoille.

Ehkä jälleen selventäisit tätä hämäräksi jäävää huomautustasi.

[Sami Lehtonen]

Tässä toissailtana luonnostelin eräälle sukuseuralle rekisteriselosteen. Tähän asti sellaista ei siis ollut lainkaan. Sukuseurojen keskusliiton jäsenseurat eivät edusta lukumääräisesti kovinkaan suurta osaa suomalaisista sukuseuroista.

Useimmat sukututkijat eivät edelleenkään tarvitse rekisteriselostetta, eikä heillä ole velvollisuutta sellaista tehdäkään. Tosin vaivana sellaisen kirjoittaminen vastaa suunnilleen roskapussin vientiä ulos - sillä erolla, että ensin mainitussa ei ole riskiä kastumisesta vaikka vähän sataisikin.

Hyvähän tuo seloste olisi silti tehdä valmiiksi, vaikka ei juuri nyt sukukirjaa suunnittelisikaan. Kuten toisessa ketjussa jo totesinkin, niin informointivelvoitekin on aika paljon helpompi toteuttaa tietoja kerätessä, kuin vasta kirjaa julkaistaessa.

[Veikko Leskelä]

Ei kannata vähätellä rekisteriselosteen tai Sukuseurojen Keskusliiton merkitystä.

Toimintakulttuuri sukututkimuksen toimialalla on vuosia ollut sen verran kielteistä henkilötietolain soveltamiselle, että nyt aikaansaadut pelisäännöt eivät kovin nopeasti läpäise koko sukuharrastajakenttää, mutta toivottavasti niin, ettei tietosuojavaltuutetun tarvitse puuttua ylilyönteihin.

SSK:n jäsenseurojen lukumäärä lähentelee 100 ja jäsenseuroissa on henkilöjäseniä yhtensä noin 20 000 ja lisäksi Karjalaisten Sukuhteisöjen Liitossa on toinen mokoma.

Ongelmina ovat rekisteröimättömät ja mihinkään yhteisöihin kuulumattomat sukuharrastajapiirit tai -ryhmät, jotka saattavat tutkia laajasti elävien sukutietoja lähipiirinsä ulkopuolelta, eivätkä sitoudu käytännesääntöihin.

Siinä on työsarkaa kaikille.

SSK suhtautuu vastuullisesti hyvän henkilötietojen käsittelyn lainsäädännön soveltamiseen ja uusiin sääntöihin. Vastarintaa monella sukututkijatahollakin on saatu muuttumaan myönteiseen toimintaan.

Tietosuojavaltuutettu Aarnio korosti 11.6.2008 neuvottelussamme, ettei käytännesääntöjä sovi jättää pölyttymään kenenkään sukuharrastajan hyllyihin, vaan ottaa ne vakavasti.

Käytännön sopeuttamistyötä on jokaisella käytännesääntötyön osapuolella.

ystävällisesti

VL

[P. T. Kuusiluoma]

Toimintakulttuuri sukututkimuksen toimialalla on vuosia ollut sen verran kielteistä henkilötietolain soveltamiselle, että nyt aikaansaadut pelisäännöt eivät kovin nopeasti läpäise koko sukuharrastajakenttää, mutta toivottavasti niin, ettei tietosuojavaltuutetun tarvitse puuttua ylilyönteihin.

Millaisia ylilyöntejä tarkoitat?

Ongelmina ovat rekisteröimättömät ja mihinkään yhteisöihin kuulumattomat sukuharrastajapiirit tai -ryhmät, jotka saattavat tutkia laajasti elävien sukutietoja lähipiirinsä ulkopuolelta, eivätkä sitoudu käytännesääntöihin.

Mikä saa sinut luulemaan, että sukututkijoiden piirit ja ryhmät tai rekisteröimättömät sukuseurat eivät ottaisi käytännesääntöjä toimintansa ohjenuoraksi siinä kuin kuka tahansa sukututkija tai rekisteröity sukuseura?

[Veikko Leskelä]

Ylilyönneillä tarkoitan - sitäkin tietosuojavaltuutetun hyväksymisilmoituksessaan 13.6.2008 ilmoittamaa toimivaltakorostusta - että hänen toimistollaan on valta puuttua asioihin, jos lainvastaista toimintaa jatketaan tai uudistetaan.

Tähänhän vaikutetaan kaikilla yhteistyötahoilla aktiivisesti - ettei ylilyöntejä sattuisi - mutta iso joukko sukuharrastajia ja -tutkijoita ei välttämättä kovin nopeasti omaksu kaikkea sääntöjen ja lakien sisältöä ja saattaa "tehdä omia oikaisujaan ja ikiomia sovelluksiaan". Onhan siinä iso työsarka kaikille ilman "luuloja".

Reijo Aarnio piti ensiarvoisena, etteivät "käytännesäännöt pääse pölyttymään" kenenkään hyllyissä, vaan niitä aletaan soveltaa ja soveltamiskäytäntöä seurataan.

Soveltamiskäytännön seuranta onkin iso haaste sekä koko sukutkimustoimialalle että tietosuojavaltuutetun toimistolle.

Iso haaste on myös, ettei turhia ja lapsellisia oikeus- tai hallintoriitoja enää syntyisi henkilötietojen väärän käsittelyn takia.

Väestörekisteriviranomaiset ovat jo saaneet käytännesääntömme tiedoksi ja osannevat myös antaa niille asiaankuuluvaa arvoa.

VL