P. T. Kuusiluoma
14.06.08, 17:13
Kun käytännesääntötyö keväällä 2007 käynnistettiin, tarkoituksena oli tuottaa informatiivinen ohjeistus siitä, kuinka henkilötietolakia on sukututkimukseen sovellettava. Työn kuluessa kävi selväksi, että olemmekin loppujen lopuksi laatimassa tietynlaista viranomaisasiakirjaa eikä sellaista selkokielistä ohjeistusta, joka ainakin Suomen Sukututkimusseuran pyrkimyksenä oli.
Käytännesääntötyöryhmä laati kokoelman henkilötietolakia koskevista tulkinnoista, suosituksista ja ohjeista, jotka se tarjosi tietosuojavaltuutetulle hyväksyttäväksi. Käytännesäännöt ovat siis neuvottelujen lopputulos ja eräänlainen sopimus sukututkijoiden ja tietosuojavaltuutetun välillä siitä kuinka tiettyjä henkilötietolain kohtia tulkitaan.
Käsitykseni mukaan sukututkijat saivat hyvän sopimuksen: Suurin osa sukututkijoista voi unohtaa henkilötietolain lähes kokonaan ja niidenkin kohdalla, joita se koskee, sen vaikutus on voitu pitää maltillisena.
Käytännesääntöjen tärkeimmät kohdat ovat seuraavat:
1. Henkilötietolaki ei koske vainajia
Käytännesäännöissä todetaan selväsanaisesti, että henkilötietolakia ei sovelleta sukututkimusrekistereihin, jotka sisältävät ainoastaan vainajia. Tämä tulkinta nousee perustuslaista, jonka katsotaan koskevan ainoastaan elossa olevia henkilöitä. Näin ollen kukaan ei voi käyttää vainajan puolesta henkilötietolain antamaa mahdollisuutta kieltää tietojensa käsittely. Ohjeistuksessa kuitenkin annetaan suosituksia siitä, kuinka vainajien arkaluontoisia tietoja on syytä käsitellä.
2. Valtaosa sukututkijoista jää henkilötietolain soveltamisen ulkopuolelle
Käytännesäännöissä tulkitaan henkilötietolakia niin, että valtaosa sukututkijoista rajautuu henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle. Suurin osa sukututkijoista ylläpitää henkilörekisteriä, joka sisältää ainoastaan kuolleita henkilöitä, tai käsittelee elossa olevien henkilötietoja täysin yksityisen elämänpiirinsä puitteissa. Tällöin henkilötietolaki ei koske sukututkimusrekisteriä.
Henkilötietolaki säätää, ettei sitä sovelleta sellaiseen henkilötietojen käsittelyyn, jota esimerkiksi sukututkija tekee yksinomaan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin yksityisiin tarkoituksiinsa. Käytännesäännöissä määritellään yksityiseksi tarkoitukseksi se, että sukututkija näyttää sukututkimusrekisteriään tai siitä otettuja tulosteita vain omaan lähipiiriinsä kuuluville henkilöille. Lähipiiriä ei ole tarkasti määritetty, vaan jokainen sukututkija joutuu ratkaisemaan sen itse. Lähipiiriin voidaan kuitenkin katsoa kuuluvan ainakin sukututkijan puoliso, lapset ja näiden perheet, vanhemmat, sisarukset perheineen, ystävät jne.
3. On helppo tunnistaa milloin henkilötietolaki tulee noudatettavaksi
Käytännesäännöt antavat selkeän ohjeen siitä, milloin sukututkijan on ryhdyttävä soveltamaan sukututkimusrekisteriinsä henkilötietolakia. Näin on toimittava silloin, kun tietojenkäsittelyn tarkoitus muuttuu yksityisestä julkiseksi. Esimerkiksi siinä vaiheessa, kun sukututkija päättää, että hänen sukututkimusrekisterinsä pohjalta tullaan jossakin vaiheessa tekemään sukukirja, on syytä katsoa käytännesäännöistä, millaisia velvoitteita henkilötietolaki hänelle määrää.
4. Sukututkimusrekisterin suhde julkaisutoimintaan on selvästi määritelty
Tutkimustuloksiaan julkaiseva sukututkija joutuu taiteilemaan kahden perusoikeuden veitsenterällä. Hänellä on sananvapauteen perustuva oikeus julkaista haluamansa aineisto painotuotteena tai verkkojulkaisussa. Toisaalta sukututkijan on otettava huomioon sukututkimusrekisteriin merkittyjen henkilöiden oikeus itse päättää itseään koskevien tietojen käsittelystä.
Henkilötietolaki ei sääntele julkaisutoimintaa, mutta se tulee välillisesti sovellettavaksi sellaisiin julkaisuihin, joissa julkaistaan henkilörekistereitä sellaisenaan tai sukutaulujärjestelmän muodossa. Sen sijaan proosamuotoiseen tekstin tai sen tausta-aineistoon henkilötietolakia ei voida soveltaa.
Käytännesäännöissä esitetään selkeä tulkinta myös avoimessa tietoverkossa (internetissä) julkaistaviin elossa olevien henkilöiden tietoihin. Mikäli aineisto julkaistaan verkkojulkaisussa (jolla on lainmukainen vastaava toimittaja), koskevat julkaisemista samat säännöt kuin printtimediassa julkaisemista. Muunlainen avoimessa verkossa tapahtuva tietojenkäsittely katsotaan henkilötietojen sähköiseksi levittämiseksi, jonka tarkoituksena ei enää ole sukututkimus ja siksi jokaiselta henkilöltä on kysyttävä lupa tietojen käsittelyyn.
Käytännesääntötyöryhmä laati kokoelman henkilötietolakia koskevista tulkinnoista, suosituksista ja ohjeista, jotka se tarjosi tietosuojavaltuutetulle hyväksyttäväksi. Käytännesäännöt ovat siis neuvottelujen lopputulos ja eräänlainen sopimus sukututkijoiden ja tietosuojavaltuutetun välillä siitä kuinka tiettyjä henkilötietolain kohtia tulkitaan.
Käsitykseni mukaan sukututkijat saivat hyvän sopimuksen: Suurin osa sukututkijoista voi unohtaa henkilötietolain lähes kokonaan ja niidenkin kohdalla, joita se koskee, sen vaikutus on voitu pitää maltillisena.
Käytännesääntöjen tärkeimmät kohdat ovat seuraavat:
1. Henkilötietolaki ei koske vainajia
Käytännesäännöissä todetaan selväsanaisesti, että henkilötietolakia ei sovelleta sukututkimusrekistereihin, jotka sisältävät ainoastaan vainajia. Tämä tulkinta nousee perustuslaista, jonka katsotaan koskevan ainoastaan elossa olevia henkilöitä. Näin ollen kukaan ei voi käyttää vainajan puolesta henkilötietolain antamaa mahdollisuutta kieltää tietojensa käsittely. Ohjeistuksessa kuitenkin annetaan suosituksia siitä, kuinka vainajien arkaluontoisia tietoja on syytä käsitellä.
2. Valtaosa sukututkijoista jää henkilötietolain soveltamisen ulkopuolelle
Käytännesäännöissä tulkitaan henkilötietolakia niin, että valtaosa sukututkijoista rajautuu henkilötietolain soveltamisalan ulkopuolelle. Suurin osa sukututkijoista ylläpitää henkilörekisteriä, joka sisältää ainoastaan kuolleita henkilöitä, tai käsittelee elossa olevien henkilötietoja täysin yksityisen elämänpiirinsä puitteissa. Tällöin henkilötietolaki ei koske sukututkimusrekisteriä.
Henkilötietolaki säätää, ettei sitä sovelleta sellaiseen henkilötietojen käsittelyyn, jota esimerkiksi sukututkija tekee yksinomaan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin yksityisiin tarkoituksiinsa. Käytännesäännöissä määritellään yksityiseksi tarkoitukseksi se, että sukututkija näyttää sukututkimusrekisteriään tai siitä otettuja tulosteita vain omaan lähipiiriinsä kuuluville henkilöille. Lähipiiriä ei ole tarkasti määritetty, vaan jokainen sukututkija joutuu ratkaisemaan sen itse. Lähipiiriin voidaan kuitenkin katsoa kuuluvan ainakin sukututkijan puoliso, lapset ja näiden perheet, vanhemmat, sisarukset perheineen, ystävät jne.
3. On helppo tunnistaa milloin henkilötietolaki tulee noudatettavaksi
Käytännesäännöt antavat selkeän ohjeen siitä, milloin sukututkijan on ryhdyttävä soveltamaan sukututkimusrekisteriinsä henkilötietolakia. Näin on toimittava silloin, kun tietojenkäsittelyn tarkoitus muuttuu yksityisestä julkiseksi. Esimerkiksi siinä vaiheessa, kun sukututkija päättää, että hänen sukututkimusrekisterinsä pohjalta tullaan jossakin vaiheessa tekemään sukukirja, on syytä katsoa käytännesäännöistä, millaisia velvoitteita henkilötietolaki hänelle määrää.
4. Sukututkimusrekisterin suhde julkaisutoimintaan on selvästi määritelty
Tutkimustuloksiaan julkaiseva sukututkija joutuu taiteilemaan kahden perusoikeuden veitsenterällä. Hänellä on sananvapauteen perustuva oikeus julkaista haluamansa aineisto painotuotteena tai verkkojulkaisussa. Toisaalta sukututkijan on otettava huomioon sukututkimusrekisteriin merkittyjen henkilöiden oikeus itse päättää itseään koskevien tietojen käsittelystä.
Henkilötietolaki ei sääntele julkaisutoimintaa, mutta se tulee välillisesti sovellettavaksi sellaisiin julkaisuihin, joissa julkaistaan henkilörekistereitä sellaisenaan tai sukutaulujärjestelmän muodossa. Sen sijaan proosamuotoiseen tekstin tai sen tausta-aineistoon henkilötietolakia ei voida soveltaa.
Käytännesäännöissä esitetään selkeä tulkinta myös avoimessa tietoverkossa (internetissä) julkaistaviin elossa olevien henkilöiden tietoihin. Mikäli aineisto julkaistaan verkkojulkaisussa (jolla on lainmukainen vastaava toimittaja), koskevat julkaisemista samat säännöt kuin printtimediassa julkaisemista. Muunlainen avoimessa verkossa tapahtuva tietojenkäsittely katsotaan henkilötietojen sähköiseksi levittämiseksi, jonka tarkoituksena ei enää ole sukututkimus ja siksi jokaiselta henkilöltä on kysyttävä lupa tietojen käsittelyyn.