P. T. Kuusiluoma
23.01.14, 14:30
Tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio on tarkastanut sukututkimuksen uudet käytännesäännöt. Tietosuojavaltuutettu pitää käytännesääntö-asiakirjaa selkeänä, informatiivisena ja huolellisesti laadittuna ja katsoo sukututkimuksen uusien käytännesääntöjen olevan paitsi tarpelliset, myös erittäin tarkoituksenmukaiset sukututkimustoimialalla. Tietosuojavaltuutettu kiittää Suomen Sukututkimusseuraa käytännesääntöjen laatimisesta ja päivittämisestä ja toivoo hyvän yhteistyön jatkuvan.
Käytännesäännöt ovat henkilötietolain 43 § mukaista tietyn toimialan sisäistä ohjeistusta henkilötietolain soveltamisessa. Tietosuojavaltuutettu tarkastaa, etteivät käytännesäännöt ole ristiriidassa lain kanssa. Käytännesääntö-asiakirja ei siis ole henkilötietolain kommentaari, vaan sukututkijoiden valtakunnallisen edunvalvojan laatima ohje hyvästä henkilötietojen käsittelystä sukututkimuksessa.
Käytännesääntö-asiakirja jakautuu kolmee pääosaa: Henkilötietojen kerääminen, henkilötietojen tallentaminen sukututkimusrekisteriin ja henkilötietojen julkaiseminen. Käytännesäännöissä opastetaan mitä tietoja sukututkija saa ja ei saa kerätä ja tallentaa sukututkimusrekisteriin. Siellä myös kerrotaan millä tavoin henkilötietolaki on eri tilanteissa otettava huomioon ja annetaan ohjeita henkilötietolain velvoitteiden toteuttamisessa.
Uudessa käytännesaäntö-asiakirjassa korostetaan kansalaisten perustuslaillista oikeutta määrätä itse henkilötietojensa käytöstä. Erityisesti varoitetaan keräämästä ja tallentamasta elossa olevien arkaluonteisia tietoja ilman henkilön nimenomaista lupaa. Lisäksi sukututkijoita muistutetaan huolehtimaan kaikissa tilanteissa sukututkimusrekistereiden (paperitulosteet mukaan lukien) tietoturvasta.
Käytännesäännöissä esitetään suosituksia siitä kuinka sukututkijat voivat toteuttaa hyvää henkilötietojen käsittelyä omassa sukututkimuksessaan. Käytännesääntö-asiakirjan tarkoitus onkin antaa sukututkijoille riittävät perustiedot oikeiden ja lainmukaisia päätösten tekemiseksi sukututkimusrekisteriä ylläpitäessään.
Suomen Sukututkimusseura toivoo, että jokaiseen paikalliseen sukututkimusyhdistykseen valitaan koulutettu henkilötietoneuvoja, joka voi oman yhdistyksensä puitteissa neuvoa sukututkijoita hyvään henkilötietojen käsittelyyn. Samoin Seura toivoo, että jokaiseen sukututkimusrekisteriä ylläpitävään sukuseuraan valitaan tietosuojavastaava, joka huolehtii siitä, että elossa olevien tietosuoja toteutuu henkilötietoja sukututkumusrekisteriin tallennettaessa.
Käytännesäännöt ovat henkilötietolain 43 § mukaista tietyn toimialan sisäistä ohjeistusta henkilötietolain soveltamisessa. Tietosuojavaltuutettu tarkastaa, etteivät käytännesäännöt ole ristiriidassa lain kanssa. Käytännesääntö-asiakirja ei siis ole henkilötietolain kommentaari, vaan sukututkijoiden valtakunnallisen edunvalvojan laatima ohje hyvästä henkilötietojen käsittelystä sukututkimuksessa.
Käytännesääntö-asiakirja jakautuu kolmee pääosaa: Henkilötietojen kerääminen, henkilötietojen tallentaminen sukututkimusrekisteriin ja henkilötietojen julkaiseminen. Käytännesäännöissä opastetaan mitä tietoja sukututkija saa ja ei saa kerätä ja tallentaa sukututkimusrekisteriin. Siellä myös kerrotaan millä tavoin henkilötietolaki on eri tilanteissa otettava huomioon ja annetaan ohjeita henkilötietolain velvoitteiden toteuttamisessa.
Uudessa käytännesaäntö-asiakirjassa korostetaan kansalaisten perustuslaillista oikeutta määrätä itse henkilötietojensa käytöstä. Erityisesti varoitetaan keräämästä ja tallentamasta elossa olevien arkaluonteisia tietoja ilman henkilön nimenomaista lupaa. Lisäksi sukututkijoita muistutetaan huolehtimaan kaikissa tilanteissa sukututkimusrekistereiden (paperitulosteet mukaan lukien) tietoturvasta.
Käytännesäännöissä esitetään suosituksia siitä kuinka sukututkijat voivat toteuttaa hyvää henkilötietojen käsittelyä omassa sukututkimuksessaan. Käytännesääntö-asiakirjan tarkoitus onkin antaa sukututkijoille riittävät perustiedot oikeiden ja lainmukaisia päätösten tekemiseksi sukututkimusrekisteriä ylläpitäessään.
Suomen Sukututkimusseura toivoo, että jokaiseen paikalliseen sukututkimusyhdistykseen valitaan koulutettu henkilötietoneuvoja, joka voi oman yhdistyksensä puitteissa neuvoa sukututkijoita hyvään henkilötietojen käsittelyyn. Samoin Seura toivoo, että jokaiseen sukututkimusrekisteriä ylläpitävään sukuseuraan valitaan tietosuojavastaava, joka huolehtii siitä, että elossa olevien tietosuoja toteutuu henkilötietoja sukututkumusrekisteriin tallennettaessa.