P. T. Kuusiluoma
13.01.08, 15:46
HisKi-keskustelusta
Joulu-tammikuun vaihteessa tällä alafoorumilla ihmeteltiin sitä, miksi HisKin tallennusaineistoa toimitetaan niin hitaasti tallentajille ja vaadittiin Suomen Sukututkimusseuraa ryhtymään toimenpiteisiin. Kirjoittelusta sai sen kuvan, että muutamien henkilöiden mielestä Seura ei todellakaan ole tehnyt mitään, vaan jopa pahantahtoisesti pyrkinyt hidastamaan HisKin etenemistä.
Vastaisuuden varalle - niin HisKiä kuin muitakin aiheita koskevaa keskustelua silmällä pitäen - kehoitan keskustelijoita aina ensin ottamaan selvän tosiasioista, ettei syyllistyttäisi puolitotuuksien ja epäilyjen levittämiseen varmana tietona. On myös fiksua tutustua asiasta aiemmin annettuun tietoon ja käytyyn keskusteluun ennen kuin tuo esille ”ongelman”, joka on jo hoidossa, vaikkakaan korjaavat toimenpiteet eivät aina tuota tuloksia niin nopeasti kuin olisi toivottavaa.
Hätäisimpiä vastausten vaatijoita pyydän jatkossa ottamaan huomioon, että vapaaehtoistoimijat tekevät työtä yhteisen yhteiseksi hyväksi oman aikataulunsa mukaisesti. Mitä toiminnanjohtajaan tulee, pidätän itselläni oikeuden joulunpyhien viettoon.
HisKi-ongelmat on tiedostettu ja ratkaisuun on pyritty
Jo toista vuotta on ollut täysin selvää, ettei Seuran nykyisellä hyvin kapealla HisKi-organisaatiolla kyetä toimittamaan tallennusaineistoa riittävän nopeasti tallentajille. Vastaavasti on tiedostettu, ettei sillä pystytä tehokkaasti hankkimaan takaisin sitä tallennusaineistoa, joka paksuina nippuina on jo vuosikausia maannut useiden tallentajiksi ilmoittautuneiden työpöydillä - usein ilman tuloksen häivääkään. HisKin tallennustyön ongelma on yksinkertaistaen sanottuna kaksijakoinen: tallentajaksi haluavat eivät saa aineistoa ja tallentajaksi ryhtyneet eivät toimita tallenteita. Todellisuudessa toki moni tallentaja on saanut aineistoa ja moni on myös valmiita tallenteita palauttanut.
Tiedotin 28.8.2007 tällä alafoorumilla ensimmäisestä yrityksestäni saada sijoittaa Suomen Sukututkimusseuran suuri digitoitujen historiakirjojen aineisto Suomen Sukuhistoriallisen Yhdistyksen Digiarkistoon. Tarkoituksena oli, että HisKi-tallentajaksi ilmoittautuneet voisivat ottaa itse tarvitsemansa tallennusaineiston Digiarkistosta. Seuran ja SSHY:n välisestä yhteistyöstä oli sovittu jo aikaisin keväällä.
Asia eteni syksyllä pyynnöstäni järjestettyyn keskustelutilaisuuteen Kansallisarkistossa, jossa oli paikalla myös SSHY:n puheenjohtaja ja Kirkkohallituksen edustaja. Tuossa tilaisuudessa ei päätöksiä saatu, vaan paikalla olleet arkistolaitoksen virkailijat ilmoittivat esittelevänsä asian heitä korkeammalle johdolle. Tiedusteluista huolimatta en saanut uutta tietoa ennen kuin vasta joulun alla, jolloin kävi ilmi, ettei Seura ainakaan toistaiseksi voi luovuttaa Mikkelin maakunta-arkistossa digitoimaansa HisKi-tallennusaineistoa Digiarkistoon.
Olimme varautuneet tähän päätökseen ja valmistelleet syksyn mittaa toista suunnitelmaa HisKi-tallennustyön nopeuttamiseksi.
Uusi HisKi-organisaatio
Olen päättänyt, että HisKi-tallennustyön toteuttamiseksi muodostetaan seuraavanlainen organisaatio:
1. HisKille nimetään projektipäällikkö, jonka tehtävänä on hallinnoida koko tallennustyötä.
Olen nimennyt HisKin projektipäälliköksi Riitta Roiton.
2. HisKi-tietokannan ylläpitäjä vastaa valmiiden tallenteiden liittämisestä tietokantaan sekä hakuohjelmasta.
Hiski-tietokannan ylläpitäjänä toimii Jouni Malinen.
3. Perustetaan HisKi-tallennustyön ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana on projektipäällikkö ja jäseninä kolme tai neljä henkilöä, jotka tukevat projektipäällikköä tallennustyön järjestämisessä.
HisKi-tallennustyön ohjausryhmä nimetään piakkoin.
4. Perustetaan alueellisten HisKi-tallennustyön ohjaajien verkosto. Aluejaon perustana on HisKin maakuntajako ja se on täysin riippumaton ohjaajien asuinpaikkakunnista. Kutakin maakuntaa varten nimetään yksi tai tarvittaessa kaksi ohjaajaa, jotka toimittavat tallennusaineistoa oman alueensa seurakuntien tallentajille, ottavat vastaan tallenteita, silmämääräisesti tarkistavat ne ja tarvittaessa palauttavat epästandardit tallenteet korjattavaksi tallentajalle sekä opastavat uudet tallentajat työn alkuun ja tallennustyön kuluessa neuvovat ja ohjaavat tallentajia. Alueellisten HisKi-tallennustyön ohjaajien toimintaa ohjaa projektipäällikkö.
Lisäksi on suositeltavaa, että paikallisiin sukututkimusyhdistyksiin tai maakunta-arkistojen, kirjastojen ym. sukututkijoiden kokoontumispaikkojen yhteyteen perustettaisiin vapaamuotoisia HisKi-tukiryhmiä. Tietyllä paikkakunnalla asuvat HisKi-tallentajat voisivat keskustella tallennustyöhön liittyvistä ongelmista ja saada toinen toisiltaan neuvoja. Tallentajaksi suunnitteleva voisi saada tällaiselta ryhmältä ensikäden tietoa tallennustyön luonteesta, mikä saattaa rohkaista ryhtymään tallentajaksi.
5. Nimetään sähköisessä muodossa olevalle HisKi-tallennusaineistolle HisKi-tallennustyön palvelinvastaava, joka Seuran toimistossa Helsingissä huolehtii siitä, että Mikkelissä tuotettu tallennusaineisto on tallentajien käytettävissä. Ensivaiheessa palvelinvastaava siirtää kymmenille DVD-levyille säilötyt historiakirjojen digikuvat palvelimelle ja jatkossa huolehtii siitä, että aineisto siirtyy mahdollisimman nopeasti Mikkelistä palvelimelle. Palvelinvastaava huolehtii myös tallennusaineiston jakamisesta alueellisille ohjaajille. Palvelinvastaavan toimintaa ohjaa projektipäällikkö.
Olen nimennyt HisKi-tallennustyön palvelinvastaavaksi Pertti Vuorion.
6. Seuran mikrokorttiskannerin käyttäjät Mikkelin maakunta-arkistossa ovat edelleen työllistettyjä. Uutta aineistoa tuotetaan parhaimmillaan 40 tunnin viikkovauhdilla.
7. HisKi-tallentajat voivat Seuran internet-sivustolta varata aineistoa tallennustyötä varten. Ohjaaja ottaa uudeksi tallentajaksi ilmoittautuneeseen (samoin kuin jo tallennustyötä tekevään) yhteyden ja keskustelee uuteen aineistonsiirtojärjestelmään siirtymisestä.
8. Nimetään vähintään kaksi HisKi-neuvojaa tietokannan käyttäjille. Neuvojat vastaavat sähköpostitse esitettyihin kysymyksiin. Heidän tehtäviinsä kuuluu myös tarkistaa käyttäjien esittämät epäilyt siitä, että tietokannassa on virheitä. Näin ollen neuvojien on syytä asua pääkaupunkiseudulla, jossakin maakunta-arkistokaupungissa tai muulla paikkakunnalla, jossa heidän käytettävissän on kirkonkirjoja koko maasta tarkistuksia varten. HisKi-neuvojien toimintaa ohjaa projektipäällikkö.
Aineiston siirtäminen
Suomen Sukututkimusseura hankkii tammikuun aikana palvelimelleen puoli teratavua lisää muistia, minkä jälkeen HisKi-tallennustyön palvelinvastaava ryhtyy siirtämään aineistoa palvelimelle. Alueelliselle ohjaajalle luodaan palvelimelle oma kansio, jonne hän pääsee tiedonsiirto-ohjelmalla. Kullakin ohjaajalla on pääsy oman alueensa tallennusaineistoon. Ohjaaja luo jokaiselle ohjattavakseen tulevalle tallentajalle oman kansion, jonne hän siirtää projektipäällikön antamien ohjeiden mukaan tallennusaineistoa.
HisKi-tallentaja saa aineiston haltuunsa menemällä tiedonsiirto-ohjelmalla Seuran palvelimella olevaan omaan kansioonsa ja siirtämällä kuvat oman mielensä mukaan tietokoneelleen. Vastaavasti tallentaja siirtää tekemänsä tallenteet omaan kansioonsa, josta ohjaaja ottaa ne tarkistettavakseen. Mikäli tallennetta on tarpeen korjata, ohjaaja palauttaa sen tallentajan kansioon, muussa tapauksessa ohjaaja siirtää sen projektipäällikölle.
Uusia paperikopioita ei enää tuoteta HisKi-tallennustyön aineistoksi. Uudelleentallennuksessa ja tarkistamisessa voidaan käyttää Mustien kirjojen paperikopioita, jotka on arkistoitu Seuran toimistoon, mutta tallentajien hävittämän ja palauttamatta jättämän aineiston tilalle ei enää oteta uusia valokopioita Mustista kirjoista, vaan tarvittavat sivut skannataan mikrokorteista.
HisKi-tallennuksessa voi Seuran toimittaman tallennusaineiston ohella tai sijasta käyttää Digiarkistossa olevia historiakirjoja. Lisäksi tallentaja voi harkintansa mukaan käyttää mikrojäljenteitä arkistossa tai kirjastossa tai mahdollisuuksien mukaan kotonaan. Pääasia on, että näissäkin tapauksissa tallentaja tekee varauksen siitä aineistosta, jonka hän aikoo tallentaa.
HisKi tarvitsee vapaaehtoistoimijoita
Kuten edellä esitetystä käy ilmi, HisKi-projekti tarvitsee lisää vapaaehtoistoimijoita. Heitä tarvitaan varsinaisen tallennustyön lisäksi seuraaviin tehtäviin:
1. HisKi-tallennustyön alueellisia ohjaajia. Tämä tehtävä edellyttää kokemusta HisKin tallennustyöstä ja HisKi-tietokannan käytöstä sekä alkuperäisten kirkonkirjojen tutkimisesta. Ohjaajalla tulee olla riittävän atk-taidot ja valmiudet aloittelijan opastamiseen.
2. HisKi-neuvojia. Tässä tehtävässä vaaditaan hyvää kokemusta HisKi-tietokannan ja kirkonkirjojen käytöstä. Lisäksi neuvojalla tulee olla riittävät valmiudet kirjalliseen neuvontaan.
3. HisKin ongelmatallenteiden selvittäjiä. Tiedotin viime syyskuun alussa, että Seuralla oli runsaat tuhat tiedostoa sisältävä ongelmallisten tallenteiden varasto. Aineisto sisälsi paljon samannimisiä, mutta eri sisältöisiä tiedostoja. Tallennustyön koordinaattori on perannut aineistoa siten, että se on nyt annettavissa tarkistettavaksi. Tarjolla on useista seurakunnista tehtyjä HisKi-tallenteita, joista on selvitettävä mitkä tiedostot ovat hyväksyttäviä, mitkä vaativat tarkistuksen ja mitkä on laitettava uudelleen tallennettavaksi. Selvittäjän ei tarvitse ryhtyä tarkistustyöhön, mutta sekin on luvallista. Luettelo seurakunnista, joiden HisKi-tallenteet kaipaavat selvittämistä, julkaistaan parin päivän kuluttua tällä alafoorumilla. Selvittäjä saa aina kaikki yhden seurakunnan selvitettävät tallenteet tutkittavakseen.
Edellä mainituista tehtävistä kiinnostuneita henkilöitä pyydetään ottamaan yhteys Riitta Roittoon osoitteella riitta.roitto*genealogia.fi.
Joulu-tammikuun vaihteessa tällä alafoorumilla ihmeteltiin sitä, miksi HisKin tallennusaineistoa toimitetaan niin hitaasti tallentajille ja vaadittiin Suomen Sukututkimusseuraa ryhtymään toimenpiteisiin. Kirjoittelusta sai sen kuvan, että muutamien henkilöiden mielestä Seura ei todellakaan ole tehnyt mitään, vaan jopa pahantahtoisesti pyrkinyt hidastamaan HisKin etenemistä.
Vastaisuuden varalle - niin HisKiä kuin muitakin aiheita koskevaa keskustelua silmällä pitäen - kehoitan keskustelijoita aina ensin ottamaan selvän tosiasioista, ettei syyllistyttäisi puolitotuuksien ja epäilyjen levittämiseen varmana tietona. On myös fiksua tutustua asiasta aiemmin annettuun tietoon ja käytyyn keskusteluun ennen kuin tuo esille ”ongelman”, joka on jo hoidossa, vaikkakaan korjaavat toimenpiteet eivät aina tuota tuloksia niin nopeasti kuin olisi toivottavaa.
Hätäisimpiä vastausten vaatijoita pyydän jatkossa ottamaan huomioon, että vapaaehtoistoimijat tekevät työtä yhteisen yhteiseksi hyväksi oman aikataulunsa mukaisesti. Mitä toiminnanjohtajaan tulee, pidätän itselläni oikeuden joulunpyhien viettoon.
HisKi-ongelmat on tiedostettu ja ratkaisuun on pyritty
Jo toista vuotta on ollut täysin selvää, ettei Seuran nykyisellä hyvin kapealla HisKi-organisaatiolla kyetä toimittamaan tallennusaineistoa riittävän nopeasti tallentajille. Vastaavasti on tiedostettu, ettei sillä pystytä tehokkaasti hankkimaan takaisin sitä tallennusaineistoa, joka paksuina nippuina on jo vuosikausia maannut useiden tallentajiksi ilmoittautuneiden työpöydillä - usein ilman tuloksen häivääkään. HisKin tallennustyön ongelma on yksinkertaistaen sanottuna kaksijakoinen: tallentajaksi haluavat eivät saa aineistoa ja tallentajaksi ryhtyneet eivät toimita tallenteita. Todellisuudessa toki moni tallentaja on saanut aineistoa ja moni on myös valmiita tallenteita palauttanut.
Tiedotin 28.8.2007 tällä alafoorumilla ensimmäisestä yrityksestäni saada sijoittaa Suomen Sukututkimusseuran suuri digitoitujen historiakirjojen aineisto Suomen Sukuhistoriallisen Yhdistyksen Digiarkistoon. Tarkoituksena oli, että HisKi-tallentajaksi ilmoittautuneet voisivat ottaa itse tarvitsemansa tallennusaineiston Digiarkistosta. Seuran ja SSHY:n välisestä yhteistyöstä oli sovittu jo aikaisin keväällä.
Asia eteni syksyllä pyynnöstäni järjestettyyn keskustelutilaisuuteen Kansallisarkistossa, jossa oli paikalla myös SSHY:n puheenjohtaja ja Kirkkohallituksen edustaja. Tuossa tilaisuudessa ei päätöksiä saatu, vaan paikalla olleet arkistolaitoksen virkailijat ilmoittivat esittelevänsä asian heitä korkeammalle johdolle. Tiedusteluista huolimatta en saanut uutta tietoa ennen kuin vasta joulun alla, jolloin kävi ilmi, ettei Seura ainakaan toistaiseksi voi luovuttaa Mikkelin maakunta-arkistossa digitoimaansa HisKi-tallennusaineistoa Digiarkistoon.
Olimme varautuneet tähän päätökseen ja valmistelleet syksyn mittaa toista suunnitelmaa HisKi-tallennustyön nopeuttamiseksi.
Uusi HisKi-organisaatio
Olen päättänyt, että HisKi-tallennustyön toteuttamiseksi muodostetaan seuraavanlainen organisaatio:
1. HisKille nimetään projektipäällikkö, jonka tehtävänä on hallinnoida koko tallennustyötä.
Olen nimennyt HisKin projektipäälliköksi Riitta Roiton.
2. HisKi-tietokannan ylläpitäjä vastaa valmiiden tallenteiden liittämisestä tietokantaan sekä hakuohjelmasta.
Hiski-tietokannan ylläpitäjänä toimii Jouni Malinen.
3. Perustetaan HisKi-tallennustyön ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana on projektipäällikkö ja jäseninä kolme tai neljä henkilöä, jotka tukevat projektipäällikköä tallennustyön järjestämisessä.
HisKi-tallennustyön ohjausryhmä nimetään piakkoin.
4. Perustetaan alueellisten HisKi-tallennustyön ohjaajien verkosto. Aluejaon perustana on HisKin maakuntajako ja se on täysin riippumaton ohjaajien asuinpaikkakunnista. Kutakin maakuntaa varten nimetään yksi tai tarvittaessa kaksi ohjaajaa, jotka toimittavat tallennusaineistoa oman alueensa seurakuntien tallentajille, ottavat vastaan tallenteita, silmämääräisesti tarkistavat ne ja tarvittaessa palauttavat epästandardit tallenteet korjattavaksi tallentajalle sekä opastavat uudet tallentajat työn alkuun ja tallennustyön kuluessa neuvovat ja ohjaavat tallentajia. Alueellisten HisKi-tallennustyön ohjaajien toimintaa ohjaa projektipäällikkö.
Lisäksi on suositeltavaa, että paikallisiin sukututkimusyhdistyksiin tai maakunta-arkistojen, kirjastojen ym. sukututkijoiden kokoontumispaikkojen yhteyteen perustettaisiin vapaamuotoisia HisKi-tukiryhmiä. Tietyllä paikkakunnalla asuvat HisKi-tallentajat voisivat keskustella tallennustyöhön liittyvistä ongelmista ja saada toinen toisiltaan neuvoja. Tallentajaksi suunnitteleva voisi saada tällaiselta ryhmältä ensikäden tietoa tallennustyön luonteesta, mikä saattaa rohkaista ryhtymään tallentajaksi.
5. Nimetään sähköisessä muodossa olevalle HisKi-tallennusaineistolle HisKi-tallennustyön palvelinvastaava, joka Seuran toimistossa Helsingissä huolehtii siitä, että Mikkelissä tuotettu tallennusaineisto on tallentajien käytettävissä. Ensivaiheessa palvelinvastaava siirtää kymmenille DVD-levyille säilötyt historiakirjojen digikuvat palvelimelle ja jatkossa huolehtii siitä, että aineisto siirtyy mahdollisimman nopeasti Mikkelistä palvelimelle. Palvelinvastaava huolehtii myös tallennusaineiston jakamisesta alueellisille ohjaajille. Palvelinvastaavan toimintaa ohjaa projektipäällikkö.
Olen nimennyt HisKi-tallennustyön palvelinvastaavaksi Pertti Vuorion.
6. Seuran mikrokorttiskannerin käyttäjät Mikkelin maakunta-arkistossa ovat edelleen työllistettyjä. Uutta aineistoa tuotetaan parhaimmillaan 40 tunnin viikkovauhdilla.
7. HisKi-tallentajat voivat Seuran internet-sivustolta varata aineistoa tallennustyötä varten. Ohjaaja ottaa uudeksi tallentajaksi ilmoittautuneeseen (samoin kuin jo tallennustyötä tekevään) yhteyden ja keskustelee uuteen aineistonsiirtojärjestelmään siirtymisestä.
8. Nimetään vähintään kaksi HisKi-neuvojaa tietokannan käyttäjille. Neuvojat vastaavat sähköpostitse esitettyihin kysymyksiin. Heidän tehtäviinsä kuuluu myös tarkistaa käyttäjien esittämät epäilyt siitä, että tietokannassa on virheitä. Näin ollen neuvojien on syytä asua pääkaupunkiseudulla, jossakin maakunta-arkistokaupungissa tai muulla paikkakunnalla, jossa heidän käytettävissän on kirkonkirjoja koko maasta tarkistuksia varten. HisKi-neuvojien toimintaa ohjaa projektipäällikkö.
Aineiston siirtäminen
Suomen Sukututkimusseura hankkii tammikuun aikana palvelimelleen puoli teratavua lisää muistia, minkä jälkeen HisKi-tallennustyön palvelinvastaava ryhtyy siirtämään aineistoa palvelimelle. Alueelliselle ohjaajalle luodaan palvelimelle oma kansio, jonne hän pääsee tiedonsiirto-ohjelmalla. Kullakin ohjaajalla on pääsy oman alueensa tallennusaineistoon. Ohjaaja luo jokaiselle ohjattavakseen tulevalle tallentajalle oman kansion, jonne hän siirtää projektipäällikön antamien ohjeiden mukaan tallennusaineistoa.
HisKi-tallentaja saa aineiston haltuunsa menemällä tiedonsiirto-ohjelmalla Seuran palvelimella olevaan omaan kansioonsa ja siirtämällä kuvat oman mielensä mukaan tietokoneelleen. Vastaavasti tallentaja siirtää tekemänsä tallenteet omaan kansioonsa, josta ohjaaja ottaa ne tarkistettavakseen. Mikäli tallennetta on tarpeen korjata, ohjaaja palauttaa sen tallentajan kansioon, muussa tapauksessa ohjaaja siirtää sen projektipäällikölle.
Uusia paperikopioita ei enää tuoteta HisKi-tallennustyön aineistoksi. Uudelleentallennuksessa ja tarkistamisessa voidaan käyttää Mustien kirjojen paperikopioita, jotka on arkistoitu Seuran toimistoon, mutta tallentajien hävittämän ja palauttamatta jättämän aineiston tilalle ei enää oteta uusia valokopioita Mustista kirjoista, vaan tarvittavat sivut skannataan mikrokorteista.
HisKi-tallennuksessa voi Seuran toimittaman tallennusaineiston ohella tai sijasta käyttää Digiarkistossa olevia historiakirjoja. Lisäksi tallentaja voi harkintansa mukaan käyttää mikrojäljenteitä arkistossa tai kirjastossa tai mahdollisuuksien mukaan kotonaan. Pääasia on, että näissäkin tapauksissa tallentaja tekee varauksen siitä aineistosta, jonka hän aikoo tallentaa.
HisKi tarvitsee vapaaehtoistoimijoita
Kuten edellä esitetystä käy ilmi, HisKi-projekti tarvitsee lisää vapaaehtoistoimijoita. Heitä tarvitaan varsinaisen tallennustyön lisäksi seuraaviin tehtäviin:
1. HisKi-tallennustyön alueellisia ohjaajia. Tämä tehtävä edellyttää kokemusta HisKin tallennustyöstä ja HisKi-tietokannan käytöstä sekä alkuperäisten kirkonkirjojen tutkimisesta. Ohjaajalla tulee olla riittävän atk-taidot ja valmiudet aloittelijan opastamiseen.
2. HisKi-neuvojia. Tässä tehtävässä vaaditaan hyvää kokemusta HisKi-tietokannan ja kirkonkirjojen käytöstä. Lisäksi neuvojalla tulee olla riittävät valmiudet kirjalliseen neuvontaan.
3. HisKin ongelmatallenteiden selvittäjiä. Tiedotin viime syyskuun alussa, että Seuralla oli runsaat tuhat tiedostoa sisältävä ongelmallisten tallenteiden varasto. Aineisto sisälsi paljon samannimisiä, mutta eri sisältöisiä tiedostoja. Tallennustyön koordinaattori on perannut aineistoa siten, että se on nyt annettavissa tarkistettavaksi. Tarjolla on useista seurakunnista tehtyjä HisKi-tallenteita, joista on selvitettävä mitkä tiedostot ovat hyväksyttäviä, mitkä vaativat tarkistuksen ja mitkä on laitettava uudelleen tallennettavaksi. Selvittäjän ei tarvitse ryhtyä tarkistustyöhön, mutta sekin on luvallista. Luettelo seurakunnista, joiden HisKi-tallenteet kaipaavat selvittämistä, julkaistaan parin päivän kuluttua tällä alafoorumilla. Selvittäjä saa aina kaikki yhden seurakunnan selvitettävät tallenteet tutkittavakseen.
Edellä mainituista tehtävistä kiinnostuneita henkilöitä pyydetään ottamaan yhteys Riitta Roittoon osoitteella riitta.roitto*genealogia.fi.