Arkistonäkymässä ei tällä hetkellä lainaus erotu varsinaisesta viestistä. Suosittelemme että vilkaisette ns. täydellistä versiota: : Työryhmien toiminnasta
Arvon keskustelijat,
14. tammikuuta 2011 Suomen Sukututkimusseuran toiminnanjohtaja tiedotti seuran hallituksen kokoontumisesta Suomen Sukututkimusseuran syyskokouksessa marraskuussa 2010. Lisäksi tiedotettiin hallituksen järjestäytymiskokouksesta, joka pidettiin 5. tammikuuta 2011.
Toiminnanjohtajan mukaan "hallitus päätti tammikuun kokouksessaan uudelleenjärjestellä toimikuntien ja työryhmien työskentelyä.” Työryhmätyöskentelyä selvennettiin lausunnolla, jonka mukaan ”työryhmät ovat asiantuntijaelimiä, jotka suunnittelevat tai toteuttavat Seuran toimintaa määräaikaisesti tai toistaiseksi."
Suomen Sukututkimusseuralla on monia hankkeita. Uusien linjausten mukaisesti, asiantuntijaeliminä toimivia työryhmiä asetetaan suunnittelemaan ja toteuttamaan Seuran toimintaa määräaikaisesti tai toistaiseksi. Suomen Sukututkimusseuran säännöissä tai johtosäännöissä ei ole kuvattu työryhmien toimintatapoja.
Esimerkki
3 .helmikuuta 2011 Suomen Sukututkimusseuran toiminnanjohtaja tiedotti seuran hallituksen päätöksestä perustaa työryhmä selvittämään ns. Suomi-tietokannan toteuttamismahdollisuuksia. Selvitystyöryhmälle asetettiin noin kolmen kuukauden määräaika, jona työryhmän tulee antaa mietintö selvitystyöstään. Tiedotteen mukaan, selvitystyöryhmän puoltaessa tietokannan toteuttamista, seura tulee perustamaan pilottihankkeen, jossa rajatulla maantieteellisellä alueella testataan tietokannan toimivuutta.
Selvitystyöryhmän toiminnan aloittamisen jälkeen julkinen keskustelu Suomen Sukututkimusseuran SukuForum –keskustelupalstalla lisääntyi nopeasti. Työryhmän jäsenet osallistuivat keskusteluun, samoin kuin työryhmän puheenjohtajaksi valittu Suomen Sukututkimusseuran varapuheenjohtaja.
Keskustelussa nousi esille ristiriitaisuuksia seuran tiedottamisen, työryhmän jäsenten ja työryhmän puheenjohtajan lausunnoissa. Keskustelussa mukana olleet toivoivat selvitystyöryhmältä tiedottamista tai muulla tavoin keskustelun avaamista, jotta kenties seuran suurimmaksi hankkeeksi kasvavasta projektista voitaisiin käydä perusteellisemmin julkista keskustelua jo selvitysvaiheessa. Keskustelussa esitettyjen lausuntojen ristiriitaisuuksien vuoksi keskustelijoiden keskuudessa esiintyi epätietoisuutta siitä, mistä selvitystyöryhmä on päättämässä ja mitä konkreettisia seurauksia päätöksillä on. Lisäksi esitettiin kysymys seuran normaalijäsenten vaikuttamismahdollisuuksista, joko selvittelyvaiheessa tai hankkeen mahdollisen realisoinnin jälkeisessä tilanteessa. Suomi-tietokanta työryhmän puheenjohtajan mukaan ”työryhmä luovuttaa raporttinsa seuralle huhtikuun loppuun mennessä. Mikäli raportti puoltaa asian, niin työryhmä aloittaa implementoinnin, ensin testimielessä jolloin myöskin määritellään edellytykset ja standardit miten asia hoituu eteenpäin.” Samalla puheenjohtaja ilmoitti myös, että ”mitään implementointiin liittyviä lausuntoja emme anna ennen kuin työmme on loppuunviety.”
Kysymys
Seuran jäsenten ja uskoakseni myös seuran etu on se, että toimintaa kehitetään ja epäkohtiin kiinnitetään huomiota. Toivoisin, että voisimme käydä keskustelua Suomen Sukututkimusseuran asettamien työryhmien toiminnasta ja näiden toimintamahdollisuuksien parantamisesta.
Näin alkuun voin esittää muutaman kysymyksen, jotta keskustelu saataisiin jouhevasti käyntiin:
1. Millä tavoin työryhmien toimintaa tulisi kehittää, jotta toiminta olisi mahdollisimman luotettavalla pohjalla ja kaikkien seuran sidosryhmien tarpeet huomioitaisiin?
2. Tulisiko jäsenistön esittämiä mielipiteitä huomioida paremmin, jotta jäsenistön tahdon ja johdon toimien eriytymiseltä vältyttäisiin?
3. Olisiko työryhmien selvittely- tai suunnitteluvaiheessa syytä pyrkiä avoimuuden periaatteen mukaisesti pitämään työryhmän harjoittama toiminta mahdollisimman läpinäkyvänä, jotta aiheesta kiinnostuneet sidosryhmät voisivat seurata Suomen Sukututkimusseuran hankkeiden valmistelua jo suunnitteluvaiheessa?
Hyviä kysymyksiä, mutta luulenpa, että kannattaa antaa olla ja suunnata mielenkiinto sinne, missä on hieman otollisempi maaperä. Toivon, että nähdään 29.3., mahdollisuus päästä vaikuttamaan ja kehittämään toimintaa.
P. T. Kuusiluoma
11.03.11, 12:35
Täydennän Juha Käpin keskustelualustusta seuraavalla luettelolla ja muutamilla kommenteilla.
Suomen Sukututkimusseuran toimikunnat ja työryhmät 2011
Hallituksen nimittämät toimikunnat
Kirjastotoimikunta: Jukka Partanen (puheenjohtaja), Pirjo Dahlbom, Kaija Heiskanen, Gunilla Peräsalo, Laila Seppä, Kristian Stockmann ja Tuula Virsu.
Julkaisutoimikunta: Anu Lahtinen (puheenjohtaja), Johanna Kurela, Marketta Kännö, Tiina Miettinen ja toiminnanjohtaja.
IT-toimikunta: Lasse Holm (puheenjohtaja), Kaarle Kaila, Sami Lehtonen, Hans Nygård, Jari Petersen-Jessen, Riitta Roitto, Rainer Schröder, Risto Terho ja Juha Vuorela.
Juridinen toimikunta: Roy Sjöblom (puheenjohtaja), Johan Bärlund, Jukka Lång, Markku Ruuskanen ja Johan Ståhl.
Genoksen toimitusneuvosto: Tapio Hämynen (puheenjohtaja), Mervi Kaarninen, Anu Lahtinen, Marko Lamberg ja Jyrki Paaskoski.
Ammattisukututkijoiden neuvottelukunnan johtoryhmä: Aino Siitonen (puheenjohtaja), Matti Heiniemi, Marja Kaski ja Ritva Sampio.
Sukututkimuksen opettajien neuvottelukunnan johtoryhmä: Teuvo Ikonen (puheenjohtaja), Pekka Aakula, Marja Kaski, Raija Koski, Aino Siitonen ja Erkki Tiensuu.
Hallituksen nimittämät työryhmät
Genoksen toimituskunta: päätoimittaja Tiina Miettinen.
Sukutiedon toimituskunta: toiminnanjohtaja (vastaava toimittaja), Marketta Kännö (toimittaja) ja Terhi Lavonen (avustaja).
Nordgen-työryhmä: puheenjohtaja, Nordgen-edustaja ja toiminnanjohtaja.
Käsikirja-hankkeen toimituskunta: Lars-Folke Landgrén (puheenjohtaja), Anu Lahtinen, Anssi Mäkinen ja toiminnanjohtaja.
Sukuhakemisto 1991–2011 –hankkeen ohjausryhmä: Pirjo Dahlbom, Jessica Parland-von Essen ja kirjastonhoitaja.
Juridisen edunvalvontahankkeen ohjausryhmä: Timo Erikäinen (puheenjohtaja), Teuvo Ikonen, Sami Lehtonen, Kari Salo, Teppo Ylitalo ja toiminnanjohtaja.
Seminaarityöryhmä: Suvianna Seppälä (puheenjohtaja), Sofia Gustafsson, Markku Haapanen, Christer Kuvaja, Marketta Kännö, Anu Lahtinen, Tiina Miettinen, Terhi Nallinmaa-Luoto, Kari-Matti Piilahti ja toiminnanjohtaja.
Suomen Sukututkimusseuran Julkaisuja -sarjan nro 60:n toimituskunta: Anssi Mäkinen (puheenjohtaja), Pertti Hakala, Anu Lahtinen, Kristian Stockmann, Teppo Ylitalo ja toiminnanjohtaja.
Toiminnanjohtajan nimittämät työryhmät
HisKi-projektiryhmä: Riitta Roitto (tallennustyön koordinaattori), Jouni Malinen (tietokannan ylläpitäjä) ja Pertti Vuorio.
HisKi-tallennustyön ohjausryhmä: Riitta Roitto, Matti Lund ja Olavi Arra.
Suku Forumin administrointiryhmä: administraattori Hans Nygård, moderaattorit Lasse Holm, Jouni Kaleva, Riitta Roitto, Markku Vainio ja Juha Vuorela.
Opettajakoulutuksen suunnittelutyöryhmä: Teuvo Ikonen, Toini Leino ja toiminnanjohtaja.
Nimien normalisoinnin selvitystyöryhmä: Matti Lehtiö (puheenjohtaja), Paavo Hanhisalo, Leijo Keto, Sirkka Paikkala ja Heikki Särkkä.
Superhaku-projektiryhmä: Pertti Laitakari, Risto Terho ja toiminnanjohtaja.
Sursill-hankkeen projektiryhmä: Tiina Miettinen (hankevastaava), Lasse Holm, Johannes Hiissa, Jouni Kaleva, Markku Kuorilehto ja Matti Lund.
Venäjä-työryhmä: Jukka Partanen, Jyrki Paaskoski, Tytti Voutilainen ja toiminnanjohtaja.
Juridisen koulutuksen suunnittelutyöryhmä: Jouni Elomaa (henkilötietoneuvojien verkoston koordinaattori), Jukka Laurinaho (väestörekisteriviranomaisten seurantaverkoston koordinaattori) ja toiminnanjohtaja.
Neuvonta- ja opintomatkatyöryhmä: Eero Hannukainen (puheenjohtaja), Timo Tuulivaara ja kirjastonhoitaja.
Videotyöryhmä: Tuula Kulmala (videoinnin koordinaattori), Juha Vuorela (Videokirjaston ylläpitäjä) ja toiminnanjohtaja.
"Suomi-tietokannan" selvitystyöryhmä: Lasse Holm (puheenjohtaja), Heikki Jokipii, Timo T. Kukkonen ja Juha Vuorela.
* * *
Juha Käppi esitti joukon kysymyksiä, jotka olivat luonteeltaan sellaisia, että ne pikemminkin antoivat aiheen esittää uusia kysymyksiä:
1. Onko aihetta epäillä toimikuntien ja työryhmien toiminnan tai niiden jäsenten luotettavuutta?
2. Onko toimikuntien ja työryhmien toiminnassa tarpeen tai edes mahdollista ottaa huomioon "kaikkien sidosryhmien" tarpeet? Tämä on järjestötoimintaa, jossa keskeisessä asemassa ovat jäsenet. Miksi myös ulkoisten sidosryhmien tarpeet pitäisi huomioida?
3. Millä tavoin tarkkaan ottaen on käynyt ilmi se, ettei jäsenistön esittämiä mielipiteitä huomioida työryhmien toiminnassa? Konkreettisia esimerkkejä kaivataan.
4. Onko todella havaittavissa se, että "jäsenistön tahto ja johdon toimet eriytyvät"? Jälleen konkreettiset esimerkit todellisesta elämästä olisivat paikallaan.
5. Millä tavoin eri toimikuntien ja työryhmien toiminnan läpinäkyvyyttä voitaisiin käytännössä lisätä?
6. Miksi myös ulkoisten sidosryhmien edustajien pitäisi voida seurata Seuran toimikuntien ja työryhmien toimintaa?
Tällaisessa keskustelussa tarvitaan fiksulta kuulostavien kysymysten sijasta konkreettisia ehdotuksia. Jos tarkoituksena on aidosti kehittää Seuran toimintaa, on huomattavasti hyödyllisempää esittää selkeitä, perusteellisesti pohdittuja ja todelliseen elämään pohjaavia toimenpide-ehdotuksia kuin tarkoitushakuisia kysymyksiä.
* * *
Aloite on jokaisen jäsenen käytettävissä oleva keino pyrkiä aikaansaamaan muutosta. Aloitteen voi osoittaa yhdistyksen kokoukselle, hallitukselle tai toiminnanjohtajalle. Se lähetetään kirjeitse tai sähköpostitse toiminnanjohtajalle. Myös hallitukselle ja yhdistyksen kokoukselle osoitetut aloitteet lähetään toiminnanjohtajalle, joka valmistelee asiat käsiteltäväksi. Jäsen saa aina vastauksen aloitteeseensa.
Seuran käytännön toimintaan koskevat aloitteet on syytä osoittaa toiminnanjohtajalle, joka Seurassa vastaa operatiivisesta toiminnasta. Strategiseen suunnitteluun liittyvien aloitteiden oikea osoite on hallitus.
* * *
Järjestötoiminta on yhdessä tekemistä. Nykypäivän tietotekniikka tarjoaa monia mahdollisuuksia myös valtakunnallisessa järjestössä toimiville henkilöille ideoida, suunnitella ja toteuttaa erilaisia asioita ja toimintaa ilman matkustamista kokouksiin. Jäsenmaksunsa maksavat jäsenet ovat järjestön elinehto, mutta palkkatyöllä voidaan tuottaa vain osa niistä palveluista, joita Seura jäsenilleen tarjoaa. Loppu on vapaaehtoistoimijoiden varassa.
Toiminnanjohtajan tehtäviin kuuluu rekrytoida ahkerasti vapaaehtoistoimijoita. Itse olen aktiivisesti pyrkinyt rohkaisemaan Seuran jäseniä ilmaisemaan, jos he ovat kiinnostuneita osallistumaan jonkin toimikunnan tai työryhmän työskentelyyn. Tai ehdottamaan uusia muotoja Seuran toimintaan. Tai perustamaan selvitystyöryhmän jonkin sukututkimukseen liittyvän kysymyksen valaisemiseksi. Kaikille halukkaille varmasti löytyy Seurasta jotakin tehtävää, joka edistää suomalaista sukututkimusta.
Hyvä P. T. Kuusiluoma,
minusta olisi varsin fiksua, että Seuran verkkosivuilla olisi nämä samat tiedot työryhmistä ja toimikunnista. Ei tarvitse listata henkilöiden nimiä, mutta että voisi samalla kun ilmoittaa vapaaehtoistyöhaluistaan kertoa, mikä työryhmä tai toimikunta kiinnostaa nyt kun ne vihdoin 11.3.2011 lähtien tietää. Ehkä voisitte seuraaville Seuran verkkosivuille omistaa yhden sivun kokonaan vapaaehtoistyön mainostamiseen, miten vapaaehtoistyöntekijäksi pääsee ja siihen, mitä kautta uudet ideat ja aloitteet menevät perille. Teillähän ei ole sähköpostiosoitteita sivuilla, ainoastaan nettilomakkeita. Joskus lähetettyihin viesteihin ei muuten tule mitään vastausta.
Toiseksi Seuran verkkosivut ovat tällä hetkellä niin sisällöllisesti kuin käytettävyydeltään niin onnettoman huonot, että valitsen jo ihan senkin takia ei-jäsenyyden. En maksa tyhjästä. Viimevuotinen suomalaisen sukututkimusharrastuksen 350-vuotisjuhlavuosi kyllä tuli tietoisuuteen, mutta miksi Seuran verkkosivujen etusivuilla on erillinen linkki (350-juhlavuosi), joka vie tyhjälle sivulle? Varsin noloa mielestäni. Sivu on tyhjä katsoo sitä sitten sisäänkirjautuneena tai ei.
Kolmanneksi, olen tarjoutunut 2-3 kertaa tekemään vapaaehtoistyötä, mutta ilmeisesti apua ei oikeasti tarvita, vaikka yleensä Suomen Sukututkimusseuran nimissä kirjoittavien vastaukset tällä forumilla valittavat kiirettä ja vapaaehtoistoimijoiden puutetta. Vai onko se niin, että minun apuani ei kaivata, kun en ole Vuorelan bestis?
Neljänneksi, haluaisin kehittää maakunnassa olevan sukututkimusyhdistyksen hallituksen jäsenenä etäluentovaihtoehtoa, jolloin luennoija voisi olla Helsingissä tai jossain muualla ja yhdistyksen/yhdistysten jäsenet maakunnassa omassa kodissaan tai kokoontua yhteen kuuntelemaan etäluentoa aiheesta X silloin, kun omasta kinkeripiiristä ei löydy asiantuntijoita. Tämä olisi mahdollista toteuttaa maksullisenakin luentona. Mutta tuntuu vähän siltä, ettei ainakaan minun kannata vaivautua ehdottamaan yhtään mitään. Vastaanoton olen kokenut jokseenkin jäätäväksi.
Aloite on jokaisen jäsenen käytettävissä oleva keino pyrkiä aikaansaamaan muutosta. Aloitteen voi osoittaa yhdistyksen kokoukselle, hallitukselle tai toiminnanjohtajalle. Se lähetetään kirjeitse tai sähköpostitse toiminnanjohtajalle. Myös hallitukselle ja yhdistyksen kokoukselle osoitetut aloitteet lähetään toiminnanjohtajalle, joka valmistelee asiat käsiteltäväksi. Jäsen saa aina vastauksen aloitteeseensa.
Seuran käytännön toimintaan koskevat aloitteet on syytä osoittaa toiminnanjohtajalle, joka Seurassa vastaa operatiivisesta toiminnasta. Strategiseen suunnitteluun liittyvien aloitteiden oikea osoite on hallitus.
* * *
Järjestötoiminta on yhdessä tekemistä. Nykypäivän tietotekniikka tarjoaa monia mahdollisuuksia myös valtakunnallisessa järjestössä toimiville henkilöille ideoida, suunnitella ja toteuttaa erilaisia asioita ja toimintaa ilman matkustamista kokouksiin. Jäsenmaksunsa maksavat jäsenet ovat järjestön elinehto, mutta palkkatyöllä voidaan tuottaa vain osa niistä palveluista, joita Seura jäsenilleen tarjoaa. Loppu on vapaaehtoistoimijoiden varassa.
Toiminnanjohtajan tehtäviin kuuluu rekrytoida ahkerasti vapaaehtoistoimijoita. Itse olen aktiivisesti pyrkinyt rohkaisemaan Seuran jäseniä ilmaisemaan, jos he ovat kiinnostuneita osallistumaan jonkin toimikunnan tai työryhmän työskentelyyn. Tai ehdottamaan uusia muotoja Seuran toimintaan. Tai perustamaan selvitystyöryhmän jonkin sukututkimukseen liittyvän kysymyksen valaisemiseksi. Kaikille halukkaille varmasti löytyy Seurasta jotakin tehtävää, joka edistää suomalaista sukututkimusta.
Hyvä nimimerkki Ruokoja.
Mitä tarkoitat tuolla täysin asiattomalla heitollasi?
Toiminnanjohtaja Kuusiluoman esittelemistäsi kymmenistä henkilöistä tunnen henkilökohtaisesti ainoastaan muutaman, joten Suomen Sukututkimusseuran vapaaehtoistyöhön osallistumisella ja minun persoonallani on äärimmäisen vähän tekemistä keskenään.
Juha Vuorela
Juha, voisitko ystävällisesti täsmentää?
Mitä minun pitäisi täsmentää? Tätä vai;
Vai onko se niin, että minun apuani ei kaivata, kun en ole Vuorelan bestis?
Mauton väite, jolla ei ole mitään tekemistä todellisuuden kanssa.
Minulle toimiminen tässä seurassa on iloista yhteistyötä, josta tulee hyvä mieli. Maksan myös jäsenmaksuni ilomielin pelkästään HisKistä ja tästä forumista saamistani hyödyistä unohtamatta Helsingissä olevaa, Pohjoismaiden suurinta sukututkimuskirjastoa.
Juha
Juha, olen ollut sinuun yhteydessä, kun olen ilmoittanut kiinnostuksestani toimia vapaaehtoisena. Apuni ei ole kelvannut. Mutta älä huoli, en tarjoa sitä enää.
Itse en edelleenkään maksa tyhjästä. Susirajalla stadissa olevat resurssit eivät täällä 3 tunnin matkan päässä ja kalliiden joukkoliikennevälineiden varassa hirveästi lämmitä.
Olen tietysti pahoillani, mikäli kysyntä ja tarjonta ei ole sittenkään kohdannut. Äkkiseltään muistan "puhuneeni" kanssasi mm. Second Life-projektista Facebookin puolella. Ja siitähän pistit tietoa forumillekin, mikäli oikein muistan.
Seurassa on kosolti muitakin tyyppejä, joilta näitä hommia voi kysellä.
Mitä tulee susirajaan, niin saman verran minulta kuluu Hesan matkaan aikaa.
Henkilökohtaiset hyökkäykset ja jatkuva arvostelu julkisella forumilla ei tietenkään millään tavalla edistä yhteistyötä eikä auta seuran kehittämistä edelleen. Tämä ei ole minulle ammatti, vaan harraste. Sen takia tuloksetkin ovat välillä amatöörimaisia, välillä parempia ja välillä siltä väliltä.
Juha
Kehottaisin lukemaan ajatuksella PT Kuusiluoman viestin, vaikka uudelleen.
Näemmä keskustelua on käyty jo ennen kuin ehdin omaa viestiäni kirjoittaa, mutta tässä oma mielipiteeni:
Aluksi (P. T. Kuusiluomalle esitettynä, johon tietysti muutkin voivat vastata):
Löytyykö lähettämäsi toimikunnista ja työryhmistä laadittu luettelo seuran kotisivuilta vai onko se jossain muualla luettavissa?
Kuten aiemmin on jo todettu, Suomen Sukututkimusseura on joutunut kohtaamaan tämän kevään aikana suru-uutisia, joilla on väistämättä ollut vaikutuksia mm. seuran IT-toimintaan. Seuran IT-toiminnan tämän hetken tilannetta ei voi kuitenkaan käyttää tekosyynä sille, että esimerkiksi seuran kotisivujen sisältö on auttamattomasti aikaansa jäljessä. Esimerkiksi seuran sääntösivua on viimeksi päivitetty 1.2.2009 eli kaksi vuotta sitten. Astuivathan uudet säännöt voimaan jo marraskuussa 2009... Seuran varapuheenjohtaja ilmoittikin, että sivusto uusitaan alkuvuonna ja samalla kaikki tieto pyritään saamaan vastaamaan ajankohtaista tilannetta. Sivujen uusimissuunnitelmat eivät saisi kuitenkaan pysäyttää tietojen päivittämistä jo vuotta aikaisemmin...
Hallituksen ja toiminnanjohtajan nimeämien toimikuntien ja työryhmien perustamisesta löytyy luonnollisesti tietoa "SSS tiedottaa" keskustelualueelta sekä seuran toimintakertomuksista ja kokouspöytäkirjoista. Näiden sisältämä tieto on kuitenkin pirstoutunutta ja kokonaiskuvan saamiseksi tietoa tulisi etsiä kuin neulaa heinäsuovasta.
Eikö Suomen Sukututkimusseura voisi lisätä esittämäsi listan tuleville kotisivuilleen ja päivittää sitä sen mukaan kun muutoksia tulee? Listan voisi lisätä myös SukuForumin "SSS tiedottaa" keskustelualueelle. Sinne voisi lisätä oman aihealueen "Suomen Sukututkimusseuran hankkeet" ja aiheen voisi liimata niin, että uusista keskusteluaiheista riippumatta ko. ketju pysyisi aina ylimmäisenä ja olisi kaikkien luettavana.
Allekirjoittanut ei ainakaan ollut tietoinen kaikista hankkeista, jotka toiminnanjohtajan viestissä esitellään. Vika voi olla minussakin, koska en ole aktiivisesti näiden olemassaoloa yrittänyt selvittää, mutta mikäli seura pyrkii innostamaan vapaaehtoistyöntekijöitä tarttumaan johonkin hankkeeseen, niin eikö seuran tulisi tehostaa tiedottamistaan niin, että työmahdollisuudet tulevat vapaaehtoisten korviin, eikä motivoituneiden vapaaehtoisten tarvitsisi itse etsiä työtä?
Viestintää liittyviä ongelmia on näemmä käsitelty jo reilu puoli vuotta sitten esimerkiksi HisKi -keskustelussa ja saamieni tietojen mukaan ongelmia jäsenten tiedonsaamiseen liittyen on ollut jo paljon aikaisemminkin… Jostain syystä jäsenet eivät saa haluamaansa tietoa ennen kuin asiasta on tapeltu julkisesti useampi viikko...
P. T. Kuusiluoma
11.03.11, 18:22
Vielä muutama kommentti edellä esitettyihin puheenvuoroihin.
1. Ruokojalle tiedoksi, että Suomen Sukututkimusseura ei myy jäsenyyksiä. Jäseneksi haluava suorittaa jäsenmaksun, jolla hän tukee Seuran toimintaa, mutta se on silti vastikkeeton rahallinen tuki. Järjestö voi päättää, että sen jäsenet saavat jäsenetuna esimerkiksi järjestön julkaisemat lehdet tai alennuksen julkaisuista tai koulutustilaisuuksista.
Ikävä kuulla, että Ruokoja pitää esimerkiksi neljää numeroa Sukutietoa ja neljää numeroa Genosta kotiin kannettuna niin "tyhjänä", ettei edes niiden vuoksi kannata maksaa Seuran jäsenmaksua. Tai että Seuran edunvalvontaponnistelut ovat niin tyhjänpäiväisiä, ettei niidenkään takia ole aihetta kantaa omaa kortta kekoon.Toisaalta, miksipä tukea yhteisten asioiden hoitamista, koska jonkun muun kustannuksella se tehdään joka tapauksessa, eikö niin?
Otaksun, että Suomen Sukututkimusseuran jäsenet ovat ihmiset, jotka kantavat vastuuta suomalaisesta sukututkimuksesta ja pitävät Seuran ajamia päämääriä arvokkaina ja Seuran järjestämää toimintaa tärkeänä. Jos Seuran toiminta on pelkkää tyhjää, on täysin ymmärrettävää, ettei halua olla sellaisen järjestön jäsen. Ehkä näin on parasta myös niiden kannalta, jotka jäsenmaksulla, vapaaehtoistoiminnalla ja muilla tavoilla haluavat tukea Seuraa sen pyrkiessä edistämään sukututkimusta Suomessa.
2. Seuran toimikunnista ja työryhmistä voi löytää tietoja Seuran toimintakertomuksesta, joskaan sielläkään ei ole julkaistu täydellistä luetteloa niistä. Kiitän Ruokojaa ja Juha Käppiä hyvistä ehdotuksista Seuran internet-sivuston uudistamiseksi. On varteen otettava ehdotus laatia Seuran uudelle verkkosivustolle osio, jossa esitellään Seuran toimikunnat ja työryhmät. Samassa jäsensivuille sijoitettavassa osiossa on varmasti aiheellista julkaista Seuran hankkeiden hankesuunnitelmat.
Kun Juha Käppi on nyt uuden verkkosivuston kynnyksellä katsonut ajassa taaksepäin ja terävän analyysin tuloksena selvittänyt Seuran tiedottamiseen ja internet-sivuihin liittyvät ongelmat, tiedustelen millä tavoin olet halukas osallistumaan epäkohtien poistamiseen? Kun esittää julkista kritiikkiä, täytyy olla valmis myös tarttumaan toimeen asioiden korjaamiseksi.
3. Sukututkijan jatkokurssin esitelmien jakelua verkon välityksellä online-yhteytenä Kansallisarkistosta on testattu vuonna 2009, mutta silloin se ei toiminut. Esitelmien videoiminen Seuran Videokirjastoon tähtää nimenomaan siihen, että asuinpaikasta riippumatta jäsenet pääsevät kuuntelemaan esitelmiä. On syytä muistaa, että esitelmöitsijä päättää esitelmänsä videoinnista ja että videokameran käyttämiseen tarvitaan henkilö.
Mikäli videokuvan lähetys ja vastaanottaminen arkistolaitoksen yksiköiden välillä saataisiin toimimaan, olisi mahdollista, että Kansallisarkistossa pidettäviä Sukututkijan jatkokurssin luentoja voitaisiin isolta kankaalta katsella maakunta-arkistojen luentosaleissa. Toistaiseksi tämä ei ole ollut mahdollista.
4. Valitettavasti en löytänyt sähköpostistani yhtään Ruokojalta tullutta viestiä, joissa hän tarjoutuisi vapaaehtoistoimijaksi Seuraan. Viestit ovat ovat nähtävästi hukkuneet bittiavaruuteen. Mutta asia on edelleen korjattavissa. Sähköpostiosoitteeni on pt.kuusiluoma[at]genealogia.fi. Sillä, mikä on Kristiina Ruokojan ja Juha Vuorelan ystävyyden laatu, ei merkitystä Seuran vapaaehtoistoimijoista päätettäessä.
Pyydän muistamaan, että Seurassa on monia aktiivisesti ja paljon vapaaehtoistyötä tekeviä henkilöitä, jotka käsitykseni mukaan ansaitsevat ääneen lausutun kiitoksen ja arvostuksen, koska se on hyvänmielen lisäksi ainoa palkka mitä he yhteiseksi hyväksi tekemästään työstä saavat.
Toivon, että jatkossa minulle osoitetut aloitteet, tarjoukset, kysymykset, ehdotukset, kritiikit, valitukset ym. lähetetään minun sähköpostiosoitteeseeni. Se on varmin tapa saattaa asia tietooni. Tiedän, että monille on tärkeää saada julkisesti moittia Seuraa ja sen toimijoita, mutta kun on ensin tehnyt sen Suku Forumilla, voi asian sen jälkeen lähettää sähköpostitse minulle. Jos ei sähköpostiin ala kuulua vastausta, se kannattaa lähettää uudelleen ja lopulta soittaa puhelimella.
1. Joo ette varmaan myykään, mutta minä ja monet muut haluamme silti rahoillemme vastinetta, kun maksamme jonkun seuran tai yhdistyksen jäsenmaksun. Oletko sinä, P. T. Kuusiluoma, sitä mieltä, että se on väärin ajateltu?
Genoksessa ei ole ollut koskaan minulle mitään kiinnostavaa luettavaa. No, sellasta se on. Ei ole monessa muussakaan lehdessä, enkä niitä siksi tilaakaan ja tue lehtitalojen toimintaa. Vaikka lehtitalot myy ja SSSS ei, niin minun mielestäni se on ihan sama asia. Sukutieto taas - no, moni muukin käy sitä kirjastolla lukemassa eikä sen takia maksa jäsenmaksua. "Kotiin kannettuna" -argumentilla on ennenkin yritetty perustella sitä, miksi minun pitäisi maksaa jostain lehdestä, mutta sorry, ei mene läpi. Lenkkeilen mielelläni kirjastolle.
Teidän edunvalvontaponnistelut on ihan jees. Kiitos siitä. Tosin en harrasta sukututkimusta niin intohimoisesti, ettenkö mukautuisi, jos joku entinen "etuus" lakkaisi olemasta. Oletko muuten, P. T. Kuusiluoma sitä mieltä, että tällä foorumilla esitetty kritiikki SSS:n toiminnasta on aiheetonta? Jos olet, niin olisi myös mukava tietää miksi. Ei savua ilman tulta. (Ks. myös kohta 4) Monet kirjoittavat julkisesti lehteen, kun näkevät epäkohtia asioissa. Se on vissiin aika makea keino vaikuttaa, va? Ja btw, yritän kantaa korteni kekoon istumalla lauantaisin arkistolla, jotta aukioloaikoja ei supistettaisi enempää. Ihan oman firman piikkiin.
Seuran järjestämä toiminta on pääasiassa Helsingissä eli ei anna minulle yhtään mitään. Miksi siis maksaisin?
Ymmärsinkö nyt oikein? Jos ei ole SSS:n jäsen niin silloinko ei kanna vastuuta suomalaisesta sukututkimuksesta? Toisin sanoen, onko maakunnassa sukututkimusyhdistyksen hallituksessa toimimiseni mielestäsi, P. T. Kuusiluoma, merkityksetöntä? En siis kanna vastuuta suomalaisesta sukututkimuksesta? Sitäkö tarkoitat, P. T. Kuusiluoma? Saatan ehkä hieman nyt loukkaantua. On nimittäin ollut tämä harrastus menneen vuoden aikana pikkasen liian työntäyteinen ihan vaan siltä kannalta ajatellen, että ilmaiseksi teen ja tätä "rakastaisin".
3. Onneksi on esimerkiksi Adobe Connect tai Second Life jne. eikä videokuvaajaa tarvita. Tärkeintä on, että ääni kuuluu ja kalvot näkyvät. Se on mahdollista, jos sen vain halutaan olevan. Mutta sillehän ei mitään voi, jos ei osata. Se on inhimillistä.
4. Soitin sinulle, P. T. Kuusiluoma tässä eräänä päivänä kolme kertaa sen jälkeen, kun olimme ensin lähettäneet nettilomakkeella viestiä ja kerran aikaisemmin soittaneet saamatta kontaktia. Et vastannut puheluihin, mutta onneksi viimein meni lomakeviesti läpi. Ei tosin liity vapaaehtoistoimijuuteen, mistä en noin muuten ole P. T. Kuusiluomalle kertaakaan lähettänyt viestiä. Enkä tämän takia ala jatkossakaan soitella tai kirjoitella sähköpostia, koska tämä nyt sattuu olemaan ihan vihoviimeinen kannanottoni tämän mahtavan seuran toimintaan.
Hellurei ja hellät tunteet.
Arvoisat keskustelijat ja arvoisa toiminnanjohtaja,
Ensiksi haluan kiittää toiminnanjohtaja P. T. Kuusiluomaa kannanotosta tähän aiheeseen liittyen ja haluan samalla kiittää omasta puolestani kaikkia seuran edestä vapaaehtoistyötä tekeviä henkilöitä. Minun puheenvuorojeni tarkoituksena ei ole kenenkään henkilökohtaisen työpanoksen väheksyminen. Olen puheenvuoroissani pyrkinyt kiinnittämään huomiota seuran hallinnon ja sen alaisuudessa toimivien asiantuntijaelinten toimintatapoihin. Seuran toimintaan liittyvässä keskustelussa pitäisi osata pitää organisaatioon kohdistuva arvostelu erillään sen sisäisistä sidosryhmistä.
Tiedän, että monille on tärkeää saada julkisesti moittia Seuraa ja sen toimijoita
En ymmärrä tätä ajattelutapaa ja mielestäni se osoittaa huonoa harkintakykyä. Organisaatioon kohdistettu palaute pitää osata ottaa vastaa, vaikka se olisikin julkista ja negatiivista. Itse koen asian niin, että olemalla seuran jäsen, minulla on oikeus myös ilmaista mielipiteeni seuran toiminnasta, niin hyvässä kuin pahassa. Jäsenmaksullani rahoitan seuran toimintaa ja odotan saavani jäsenmaksulleni vastinetta. Esimerkiksi seuran tarjoamat lehdet tuovat kotiovelleni sitä konkreettista vastinetta jäsenmaksulleni, mutta jäsenmaksutuloilla seura tukee muutakin toimintaansa ja siinä mielessä se koskettaa rahoittajana minuakin. Mikäli näin ei ole, niin silloin olen käsittänyt jotain väärin.
Tällaisessa keskustelussa tarvitaan fiksulta kuulostavien kysymysten sijasta konkreettisia ehdotuksia.
Näemmä seura harjoittaa ”älä kysy, vaan ehdota” –politiikkaa. Tässä voi tietysti olla omat hyvät puolensakin rakentavan keskustelun ja seuran toiminnan kehittämisen kannalta, mutta mielestäni toiminnanjohtajaa lainatakseni, ”järjestötoiminta on yhdessä tekemistä”. Seuran toimintaa arvostelevien kysymysten pakoilu johtaa kabinettipolitiikkaan ja seuran sisällä syntyy hallitus-oppositio/hallitus-jäsenet vastakkainasettelua. Seuran viestinnän tulisi olla sillä tasolla, että julkista kädenvääntöä ei tarvitsisi edes käydä, ja jos epäkohtia löytyy, niihin pitäisi asianmukaisella tavalla pystyä myös vastaamaan. Edes jonkinlaisten vaikutusmahdollisuuksien säilyttäminen rivijäsenillä edellyttää julkista keskustelua ja yhtäläisiä mahdollisuuksia osallistua keskusteluun sekä nostaa esiin puheenaiheita.
Puheenaiheiden esille nostaminen ja keskusteluun osallistuminen onnistuu ihailtavasti Suomen Sukututkimusseuran SukuForumin kautta, mutta ”yhteinen tekeminen” jää vähemmälle, mikäli forumilla esitetyt kannanotot jäävät ainoastaan rahvaan rääkäisyiksi, eikä seuran johto osallistu keskusteluun vuorovaikutteisesti. Vuorovaikutteinen osallistuminen ei tässä tapauksessa tarkoita sitä, ettäkö seuran johdon tulisi käydä päivittäistä keskustelua SukuForumilla jäsenistön kanssa, mutta vuorovaikutteisuus voisi ilmetä muilla tavoin, vaikkapa paremman tiedottamisen kautta. Esimerkiksi uusia hankkeita kohtaan osoitettuun muutosvastarintaan voidaan oleellisesti vaikuttaa tiedottamisen ja viestinnän keinoin.
Konkreettinen esimerkki viestinnän puutteista:
3. helmikuuta 2011 toiminnanjohtaja tiedotti siitä, että ”Suomen Sukututkimusseura on perustanut työryhmän selvittämään ns. Suomi-tietokannan toteuttamismahdollisuutta.” Tiedotteessa ei esitetty minkäänlaista kuvausta siitä, mikä tämä Suomi-tietokanta tulisi olemaan. Tiedotteen herättämien kysymysten vuoksi asiasta yritettiin keskustella aihetta koskevassa viestiketjussa. Viestiketjun keskustelussa asetetun työryhmän puheenjohtaja antoi hyvin pian ymmärtää, että työryhmä ei millään tavoin kommentoi työtään.
Vastaus jäi siis saamatta, eikä hallinnon ja jäsenten välistä vuorovaikutusta pystytty ainakaan tässä tilanteessa saavuttamaan. Olisiko asiaan liittyvien kysymysten selvittämiseksi pitänyt tehdä aloite? Ymmärrän toki, että esimerkiksi toiminnanjohtajan kannanoton saamiseksi ko. keskustelussa olisi ollut viisainta ottaa toiminnanjohtajaan suoraan yhteyttä, mutta toisaalta esimerkiksi seuran varapuheenjohtaja oli hyvin tietoinen käydystä keskustelusta. Onko toiminnanjohtaja siis Suomen Sukututkimusseuran ainoa henkilö, jolla on oikeus julkisesti kommentoida seuraa koskevaa toimintaa?
On selvää ettei kaikkien työryhmien toiminta kiinnostaa kuin osaa jäsenistöstä, mutta tämän viestin kirjoitushetkellä 147 viestiä ja yli 8700 lukukertaa kerännyt ”Elektroninen sukukirja Maamme” –viestiketju on konkreettinen esimerkki siitä, että joistain aiheista ollaan jäsenistön keskuudessa hyvinkin kiinnostuneita. Tähän pitäisi pystyä myös vastaamaan. Mikäli Suomen Sukututkimusseuran toiminta on kasvanut niin suureksi, että toiminta alkaa muistuttaa valtiollista julkishallintoa, niin silloin myös tiedottamisen ja viestinnän tulisi olla samalla tasolla.
Kehitysehdotus:
1. Seuran tulisi analysoida Suomen Sukututkimusseuran viestinnän nykytilannetta ja sen riittävyyttä. Mikäli tiedottamisessa koetaan kehittämistarpeita, tulisi seuran kiinnittää huomiota siihen saavutetaanko tarvittava viestinnäntaso nykyisillä resursseilla vai tulisiko seuran rekrytoida joko vapaaehtoistyöläinen tai palkattu työntekijä, joka huolehtisi seuran viestinnän tason säilyttämisestä.
Samalla tuon esille myös yhden uuden toimintatapa-ehdotuksen, jota seura ei välttämättä ole vielä hyödyntänyt. Suomen ammattikorkeakouluissa tarjotaan nykyään varsin laadukasta opetusta. Esimerkiksi Helsingin Haaga-Heliassa koulutetaan journalismia ja johdon assistenttityötä. Opiskelijoiden tutkintoon kuuluu pääsääntöisesti noin 5 kuukautta kestävä työharjoittelu ja tämän lisäksi opiskelijoiden opinnäytetöille pyritään etsimään koulun ulkoisia toimeksiantajia. Itse näkisin, että Suomen Sukututkimusseura voisi tarjota harjoittelupaikan esimerkiksi johdon assistenttityötä opiskelevalle tradenomille, jonka päävastuualueena olisi normaali johdon avustaminen sekä esimerkiksi tiedottamisessa avustaminen. Lisäksi edellä kuvaamani viestinnän nykytilanteen kartoittaminen ja parannusehdotusten tekeminen voisi olla hyvinkin yhden tai useamman opinnäytetyön aiheena.
Aloitteista
Luonnollisesti ”aloitteet ovat jokaisen jäsenen käytettävissä oleva keino pyrkiä aikaansaamaan muutosta.” Ymmärrän sen, että järjestötoiminnassakin on toimittava määrättyjen pelisääntöjen mukaan ja asiat on käsiteltävä määrättyjen kanavien kautta, ennen kuin koko seuran toimintaan vaikuttavia päätöksiä voidaan niiden pohjalta aloittaa käsittelemään. Julkisen keskustelun tyrehdyttäminen byrokratian avulla ei ole kuitenkaan omiaan lisäämään seuran jäsenten motivaatiota.
Mielestäni yhdistystoiminnassa olisi mahdollista saavuttaa kuvailemasi ”yhdessä tekeminen”. Esimerkiksi seuran hallitukselle esitettäviä aloitteita tulisi edeltää julkinen keskustelu, jotta ne olisivat ”perusteellisesti pohdittuja” ja ” todelliseen elämään pohjaavia toimenpide-ehdotuksia”. Kukapa olisikaan parempi esittämään kuvailemasi kaltaisia todelliseen elämään perustuvia toimenpide-ehdotuksia kuin varsinainen kenttäväki eli tässä tilanteessa seuran rivijäsenet? Seuran jäsenten keskustelunavausten lyttääminen tarkoitushakuisiksi kysymyksiksi ei edesauta mitään.
Kehitysehdotus:
2. Suomen Sukututkimusseuran tulisi harkita ns. aloitetoimikunnan perustamista, jonka tehtävänä olisi toimia rivijäsenistön edunvalvojana ja esimerkiksi SukuForumilla käytävien keskusteluiden pohjalta tehdä aloitteita, joiden avulla jäsenistön keskuudessa nousseet toimenpide-ehdotukset kantautuisivat hallituksen korviin. Nykyisellään seuran ilmapiiri ja jäsenen henkilökohtaiseen motivaatioon perustuva aloitejärjestelmä ei kannusta kannanottojen esittämiseen.
Vapaaehtoistyöstä
Esittämieni mielipiteiden tarkoituksena ei ole missään vaiheessa ollut väheksyä seuran vapaaehtoistyöntekijöiden työpanosta, päinvastoin. Koen että, seuran toiminnan kehittäminen ja rakentavien toimenpide-ehdotusten tekeminen parantaa myös vapaaehtoistyöntekijöiden motivaatiota ja työssäjaksamista. Esimerkiksi työryhmien toimintakäytännöistä puhuminen ja niiden kehittäminen vähentäisi varmasti julkista purkautumista, joka on omiaan demotivoimaan vapaaehtoistyötä tekeviä. Lähtökohtana tulisi pitää sitä, että julkista kritiikkiä ei voi välttää, mutta sen vuoksi sille pitäisi osoittaa sopiva purkautumiskeino... Palaan asiaan tuonnempana työryhmien yhteydessä.
Toiminnanjohtajan tehtäviin kuuluu rekrytoida ahkerasti vapaaehtoistoimijoita.
En tarkalleen tiedä miten tätä vapaaehtoistyöntekijöiden rekrytointia tällä hetkellä hoidetaan, koska omiin korviini ei ole mitään aiheeseen liittyvää kuulunut?
Kehitysehdotus:
3. Seuran kotisivuille ja SukuForumin ”SSS tiedottaa” palstalle voisi lisätä aiheeseen liittyvän tiedotteen, jossa esiteltäisiin yhdessä luettelossa niitä kohteita joihin vapaaehtoistoimijoita tarvittaisiin. Keskusteluaiheen voisi kiinnittää keskustelualueen yläreunaan niin, ettei aihe huku muiden tiedotteiden sekaan.
Seuran IT-toiminnasta
Suomen Sukututkimusseuran IT-toiminta näyttää seuraavan aikaansa. Juha Vuorela tiedotti juuri Nokian Ovi Storen kautta käyttöön saatavasta mobiilisovelluksesta ja aiemmin seura on aloittanut esimerkiksi blogikirjoitusten julkaisemisen Blogspotissa. Näiden lisäksi keskusteluun voi osallistua SukuForumilla sekä Facebookissa. Lisäksi seuran toiminnanjohtaja jakaa mietteitään mm. Twitterin kautta.
Tässä yhteydessä haluaisin myös kysyä, miksi toiminnanjohtajan twitter on suojattu? Seuran sivuilla todetaan, että twitterin kautta on mahdollista ”kurkistaa toiminnanjohtajan työhuoneeseen”. Ymmärrän tilanteen, mikäli ko. twitter on henkilökohtainen, mutta mikäli sen avulla on tarkoitus avartaa myös Suomen Sukututkimusseuran toimintaa jollakin tavalla, niin miksi se ei ole kaikille avoin?
Kaikki tuntuisi olevan muuten kunnossa, mutta kaikista tärkein ja suurimman käyttäjäsegmentin ulottuvissa oleva palvelu on retuperällä. Seurojen kotisivut ovat aikaansa jäljessä, kuten aikaisemmissa viesteissä on jo todettukin. Pahoittelen kannanottojeni ajoitusta, mikäli uuden sivuston julkaiseminen on juuri nyt tapahtumassa. Itse en ollut tästä tietoinen ennen kuin seuran varapuheenjohtaja asiasta kertoi toisessa viestiketjussa. Asiasta on ehkä tiedotettu aikaisemmin jossain yhteydessä, mutta jostain syystä tärkeäksi koettu tieto ei tavoita kaikkia seuran jäseniä.
Silloin kun tieto ei saavuta kaikkia asiasta kiinnostuneita, olisi syytä pohtia tiedottamisessa esiintyviä puutteita ja sitä miten näitä puutteita tulisi kehittää. Seuran IT-toimintaan liittyvän tiedon luonnolliset tiedotuskanavat ovat ensisijaisesti sähköiset viestimet. Toiminnanjohtajan ja vapaaehtoistyötä tekevien toimesta Suomen Sukututkimusseura on tiedottanut ajankohtaisista asioista seuran kotisivuilla ja SukuForumilla. Ongelmana voi kuitenkin olla se, että oleellinen tieto hukkuu muiden uutisten sekaan.
Kehitysehdotus:
4. Uusille kotisivuille ja SukuForumille tulisi lisätä ”Seurassa tapahtuu” tai ”Ajankohtaista” –tyyliin otsikoidun osion, jossa olisi päivitettävä listaus juuri nyt käsillä olevista asioista. Aiheet voisi listata esimerkiksi toimikuntien perusteella. Nykyisellään kaikki tiedotteet tulevat yhteen pötköön ja oleellinen uutinen voi jäädä lukematta, mikäli lyhyen ajan sisällä julkaistaan useita tiedotteita peräkkäin, jolloin tärkeät uutiset painuvat alaspäin.
Alkuperäisestä aiheesta
Ihmettelen, mikäli tosiaan on niin, että seuran hallinto ei tiedosta seuran toiminnassa olevan minkäänlaisia epäkohtia? Mielestäni on melko ylimielistä väittää, ettei Suomen Sukututkimusseuran tai minkä tahansa yhdistyksen toiminnasta löytyisi kohtia, joita tulisi kehittää.
Toiminnanjohtajan mukaan asettamani kysymykset olivat ”fiksun kuuloisia”, mutta itselleni jäi hieman epäselväksi se, että olivatko ne silloin muka huonoja? Näemmä edellä tiivistämäni ”älä kysy, vaan ehdota” –politiikka on toiminnanjohtajan mielestä epäonnistunut tiivistys. Parempi kuvaus olisi ”älä kysy, vaan ehdota ja toteuta itse” –politiikka. Siispä vastaan itse omiin kysymyksiini ja pyrin oman tietämykseni pohjalta avaamaan uusia näkökulmia asiaan liittyen.
Merkitsen omia kysymyksiäni lyhenteellä ”JK” ja toiminnanjohtajan esittämiä kysymyksiä lyhenteellä ”PT”.
JK1: Millä tavoin työryhmien toimintaa tulisi kehittää, jotta toiminta olisi mahdollisimman luotettavalla pohjalla ja kaikkien seuran sidosryhmien tarpeet huomioitaisiin?
PT1: Onko aihetta epäillä toimikuntien ja työryhmien toiminnan tai niiden jäsenten luotettavuutta? Kysymyksessäni ei kyseenalaistettu työryhmien tai toimikuntien jäsenten luotettavuutta, eihän? Kysymyksessäni kiinnitettiin huomiota työryhmätoiminnan kehittämiseen ja sen luotettavuuden turvaamiseen. Työryhmät toimivat seuran linjauksen mukaisesti asiantuntijaelimenä hallituksen päätöksen tukena. Seuran tulisi huolehtia siitä, että näistä asiantuntijaelimistä löytyy tarvittavaa tieto/taitoa, jotta ne voisivat antaa asiantuntemukseen perustuvia lausuntoja. Työryhmän tieto/taito on tekijöidensä summa eli työryhmän jäsenten henkilökohtaisten osaamisten yhteenlaskettu kokonaisuus.
Näin rivijäsenen kannalta tätä tieto/taidon määrää on hieman mahdotonta arvioida, koska työryhmiin nimitettyjen asiantuntemusta ei tuoda tiedotuksen kautta esille. Mielestäni seuran tulisi työryhmien perustamisen yhteydessä esittää myös miksi ko. henkilöt on työryhmään valittu. Paikallaan olisi myös pieni henkilöesittely, koska kaikki seuran jäsenet eivät tunne toisiaan.
Kehitysehdotus:
5. Seuran tulisi työryhmien perustamisen yhteydessä parantaa tiedottamista niin, että työryhmien toiminnan tarkoitusperä tuodaan selkeämmin esille ja taustalla olevien hankkeiden pääpiirteet tuotaisiin esille samassa yhteydessä. Lisäksi työryhmän jäsenet esiteltäisiin lyhyesti ja heidän asiantuntemuksensa tuodaan esille. Nämä työryhmien toiminta- ja henkilöesittelyt tulisi koota yhteen, jotta tieto olisi tarvittaessa jäsenten saatavilla. Jäsensivuilta löytyvästä uuden hallituksen esittelystä tulisi ottaa mallia.
PT2: Onko toimikuntien ja työryhmien toiminnassa tarpeen tai edes mahdollista ottaa huomioon "kaikkien sidosryhmien" tarpeet? Tämä on järjestötoimintaa, jossa keskeisessä asemassa ovat jäsenet. Miksi myös ulkoisten sidosryhmien tarpeet pitäisi huomioida?Sidosryhmien tarpeiden huomioimisesta
Sidosryhmillä voidaan tarkoittaa tahoja, jotka toiminnallaan vaikuttavat yhdistyksen toimintaan tai vastaavasti yhdistys vaikuttaa niiden toimintaan. Sidosryhmien ja yhdistyksen välinen vaikutus voi olla positiivista tai negatiivista. Positiivinen vaikutus voi ilmetä esimerkiksi annettujen avustusten kautta ja negatiivinen vaikutus voi tulla esiin julkisen kritiikin kautta. Yhdistysten sidosryhmiä voivat olla esimerkiksi: jäsenet, lahjoittajat, avustusten antajat, yritysyhteistyökumppanit, henkilöstö sekä muut yhteistyökumppanit. Hyvän hallintotavan mukaisesti yhdistyksen hallituksen tulee huolehtia siitä, että kaikki sidosryhmät tunnistetaan, ja että ”keskeisten sidosryhmien kanssa on riittävästi vuorovaikutusta positiivisten vaikutusten varmistamiseksi ja negatiivisten ennaltaehkäisemiseksi”. (Perälä, J., Juutinen, S., Lilja, M., Lindgren, G., Reinikainen, M., Steiner, M-L. 2008, 33. Yhdistyksen hyvä hallinto. Juva. WSOYpro)
Dialogi on osapuolten välistä vuoropuhelua. Sidosryhmädialogin avulla sidosryhmät voivat selvittää toisiaan kohtaan asettamiaan odotuksia sekä kertoa samalla asetettuihin odotuksiin vastaamisesta. Yhdistykset voivat sidosryhmädialogin avulla saavuttaa kullanarvoista tietoa, jonka myötävaikutuksella yhdistyksen toimintaa voidaan kehittää oikealla tavalla. Sidosryhmädialogin kautta yhdistykset saavat myös palautetta ja toiveita sidosryhmien kokemista toimintatapojen kehittämistarpeista. (Perälä ym. 2008, 41-42)
Sidosryhmädialogin toteutuminen on viesti siitä, että yhdistys haluaa kehittää toimintaansa. Keskustelua käymällä, yhdistys osoittaa haluavansa kuunnella niitä, joiden toimintaan se haluaa vaikuttaa. Samalla yhdistyksen tulisi kuitenkin ottaa myös niiden näkemykset huomioon, jotka voivat omalla panoksellaan vaikuttaa yhdistyksen toimintaan. Yhdistyksen ja sidosryhmien välisen keskustelun puuttuminen voi huonoimmassa tapauksessa kertoa sisäänpäin kääntyneisyydestä, pahimmillaan piittaamattomuudesta. (Perälä ym. 2008, 42)
Sidosryhmädialogin toteuttamisvastuu on yhdistyksen johdolla. Suuremmissa yhdistyksissä, kuten Suomen Sukututkimusseurassa, sidosryhmät tulisi erikseen kartoittaa. Jokaisen sidosryhmän tarpeet huomioiden yhdistyksen tulisi suunnitella sopiva tapa keskustelun mahdollistamiseksi. Suunnittelutyön apuna voidaan käyttää esimerkiksi erilaisista tutkimuksista ja jäsenistölle suunnattuja kyselyjä. Dialogi yhdistysten ja sidosryhmien välillä voidaan toteuttaa esimerkiksi järjestettyjen tapaamisten avulla tai sähköisen viestinnän kautta. Tärkeää on että yhdistyksen ja sidosryhmien välisiä näkemyksiä käydään läpi säännöllisesti ja suunnitelmallisesti. (Perälä ym. 2008, 42)
Yhdistyksen tulisi tiedostaa, että sidosryhmien odotukset voivat muodostaa keskenään ristiriitaisiakin toiveita. Tästä johtuen yhdistyksen hallinnon tulisi punnita sidosryhmien keskinäistä merkittävyyttä ja tehdä yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi tähtäävät päätökset sen pohjalta. Paras ratkaisu olisi kuitenkin sellainen, jossa kaikkien vaatimukset pystyttäisiin ottamaan edes jollain tapaa huomioon. Vähimmäisvaatimuksena voidaan pitää sitä, ”ettei minkään sidosryhmään odotuksiin suhtauduta väheksyvästi”. Esimerkiksi jäsenet voivat tuoda merkittävää palautetta yhdistyksen hallinnon tietoisuuteen ja täten toimia yhdistyksen kehitystyön laukaisevana voimana. (Perälä ym. 2008, 42)
Työryhmien toiminnasta
Työryhmien toiminta on osa Suomen Sukututkimusseuran toimintaa ja sellaisenaan se vaikuttaa myös kaikkiin sidosryhmiin. Työryhmien toiminnan vaikutus sidosryhmiin voi olla välillistä tai välitöntä sekä epätasaista, mutta sen vaikutuksen kieltäminen ei ole perusteltua.
Esimerkiksi ns. Suomi-tietokanta työryhmän toiminnasta ollaan laajasti kiinnostuneita. Työryhmän toiminnan tuloksena saadaan tietoa, jonka pohjalta seuran hallinto tulee tekemään päätöksen kenties suomalaisen sukututkimuksen mittavimmasta hankkeesta. Seuran jäsenistöltä on evätty hankkeen toteuttamiseen liittyvän selvitystyön seuraaminen, koska työryhmä ei anna lausuntoja keskeneräisestä työstään. Tämä on aiheuttanut jäsenistön keskuudessa pelkoa, koska tiedottamisen kautta ei ole tarkkaan selvinnyt se, mitä ollaan selvittämässä ja mistä ollaan päättämässä.
Tässä tapauksessa sidosryhmien tarpeita tulisi edellä esittämäni mukaan arvioida ja hallinnon tulisi tehdä päätökset siitä, millä tavoin kaikkien sidosryhmien tarpeet tulisi huomioida. Kaikilla sidosryhmillä ei välttämättä ole asiaan liittyen odotuksia, mutta se ei tarkoita sitä ettäkö seuran hallinto voisi jättää sidosryhmädialogin käymättä kaikkien sidosryhmien osalta.
JK3: Tulisiko jäsenistön esittämiä mielipiteitä huomioida paremmin, jotta jäsenistön tahdon ja johdon toimien eriytymiseltä vältyttäisiin?
PT3: Millä tavoin tarkkaan ottaen on käynyt ilmi se, ettei jäsenistön esittämiä mielipiteitä huomioida työryhmien toiminnassa? Konkreettisia esimerkkejä kaivataan. Yksinkertaisesti jäsenistön esittämien mielipiteiden vaikutusta työryhmien toimintaan ei pysty arvioimaan, koska seuran jäsenet eivät pysty seuraamaan työryhmien toimintaa. Suljettujen ovien takana tapahtuva työryhmätoiminta voi antaa syytä olettaa, että jäsenistön esittämät mielipiteet jätetään omaan arvoonsa. Tässä ei ole tarkoituksenmukaista lähteä analysoimaan osoitetun epäluottamuksen syytä. Kehityksen kannalta olisi tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että edellä kuvatunlaiselle epäluottamuksen osoittamiselle ei olisi pohjaa.
Kehitysehdotus:
6. Seuran tulisi harkita työryhmien tiedottamisen lisäämistä. Lisäksi seuran rivijäsenten osallistumista työryhmien toimintaan tulisi jollakin tavalla mahdollistaa, koska järjestötoimintahan on ”yhdessä tekemistä”.
Rivijäsenten työryhmätoimintaan osallistumista voitaisiin käytännössä toteuttaa esimerkiksi kyselyjen ja SukuForumilla esitettyjen äänestysten avulla, jolloin jäsenistön mielipide tulee konkreettisesti esille. Lisäksi SukuForumille voitaisiin lisätä tarvittaessa työryhmien toimintaan liittyviä keskustelualueita, jonne voitaisiin joko rivijäsenistön tai työryhmän jäsenten toimesta avata aihetta käsitteleviä keskusteluaiheita. Näin julkisesti käyty ”perusteellinen” ja ”todelliseen elämään” pohjautuva keskustelu voisi toimia työryhmän selvitystyön tukena ja työryhmän tehtäväksi jäisi julkisesti käydyn keskustelun tiivistäminen ja lopullisen julkilausuman laatiminen sen pohjalta.
JK4: Tulisiko jäsenistön esittämiä mielipiteitä huomioida paremmin, jotta jäsenistön tahdon ja johdon toimien eriytymiseltä vältyttäisiin?
PT4. Onko todella havaittavissa se, että "jäsenistön tahto ja johdon toimet eriytyvät"? Jälleen konkreettiset esimerkit todellisesta elämästä olisivat paikallaan. Mielestäni muutamia mainitakseni ”Elektroninen sukukirja Maamme” –keskustelu, tämä keskustelu, ” Sukutietolehden Hiski-palsta” –keskustelu ja ”Miten HisKi jakselee?” –keskustelu antavat syytä olettaa että seuran jäsenistön keskuudessa esiintyy tyytymättömyyttä joihinkin seuran toimintatapoihin liittyen. Lisäksi näyttäisi siltä, että tyytymättömyys aiheutuu aina samasta asiasta. Rivijäsenistön keskuudessa kaivataan enemmän tiedottamista ja toiminnan läpinäkyvyyttä. Aiheesta on edellä mainitsemieni viestiketjujen perusteella käyty keskustelua jo keväästä 2008 saakka eli kolmen vuoden ajan, kenties pidempään. Puolen vuoden välein aihe kuitenkin nousee aina esille ja keskustelu päättyy julkisen kädenväännön jälkeen tuloksettomana, kun keskustelunavaajat lytätään seuran hallinnon toimesta. Millä tavalla rautalangasta tämä olisi väännettävä, että kenttäväen mielestä seuran viestintää tulisi parantaa ja asioiden käsitteleminen suljettujen työryhmien kautta ei ehkä ole se kaikista parhain toimintamuoto ”yhdessä tekemisen” toteuttamiseksi.
JK5: Olisiko työryhmien selvittely- tai suunnitteluvaiheessa syytä pyrkiä avoimuuden periaatteen mukaisesti pitämään työryhmän harjoittama toiminta mahdollisimman läpinäkyvänä, jotta aiheesta kiinnostuneet sidosryhmät voisivat seurata Suomen Sukututkimusseuran hankkeiden valmistelua jo suunnitteluvaiheessa?
PT5: Millä tavoin eri toimikuntien ja työryhmien toiminnan läpinäkyvyyttä voitaisiin käytännössä lisätä?
PT6. Miksi myös ulkoisten sidosryhmien edustajien pitäisi voida seurata Seuran toimikuntien ja työryhmien toimintaa?Uskon että kysymyksen 2. ja 3. yhteydessä esittämäni mielipiteet pätevät myös näiden kysymysten yhteydessä ja kysymyksen 3. yhteydessä esittämäni kehitysehdotus vastaa myös tässä esitettyihin kysymyksiin.
Lopuksi
Kun Juha Käppi on nyt uuden verkkosivuston kynnyksellä katsonut ajassa taaksepäin ja terävän analyysin tuloksena selvittänyt Seuran tiedottamiseen ja internet-sivuihin liittyvät ongelmat, tiedustelen millä tavoin olet halukas osallistumaan epäkohtien poistamiseen? Kun esittää julkista kritiikkiä, täytyy olla valmis myös tarttumaan toimeen asioiden korjaamiseksi.Mikäli yhdistys kohtaa julkista kritiikkiä, se voidaan katsoa johtuvan siitä, ettei yhdistys ole omalla toiminnallaan ja toiminnankehittämisellään pystynyt vastaamaan kaikkien sidosryhmien tarpeisiin. Tällöin voidaan olettaa, että yhdistys ei ole onnistunut aikaansaamaan tarvittavaa sidosryhmädialogia.
Itse olen enenevässä määrin kiinnostunut seuran toiminnasta ja odotan saavani siitä tietoa, olenhan seuran jäsen. Mutta jos tarkkoja ollaan, niin jäseneduissahan ei ole mitään mainintaa toimintaan osallistumisesta tai vaikutusmahdollisuuksista. Seuraan liittyessäni pidin näitä kuitenkin lähes itsestään selvyytenä.
Omasta taustastani ja osallistumisestani
Allekirjoittanut on käyttänyt tietotekniikkaa 90-luvun alusta alkaen, opiskellut ammattikorkeakoulussa mm. verkkomultimedian ja WWW-ohjelmoinnin käyttämistä Web-ympäristössä sekä omaksi harrastuksekseen pyrkinyt kehittämään Web-ympäristössä toimivia järjestelmiä 2000-luvun alusta saakka. Olen mielenkiinnolla pyrkinyt seuraamaan Suomen Sukututkimusseuran toimintaa, koska sukututkimuksesta on tullut tietotekniikan ohella toinen rakkaista harrastuksistani.
Vapaaehtoistoimintaan kannustamiseksi seuran tulisi analysoida käytössä olevia toimintatapoja ja mahdollisten toimintatapa-ehdotusten jälkeen kehittää toimintaansa niiden pohjalta. Vapaaehtoistyöhön kannustamisen lähtökohtana ei voi olla ”onko toiminnassamme jotain vikaa, tee itse jos osaat paremmin” –tyylinen asenne. Seuran tulisi pystyä vastaanottamaan kehitysehdotuksia ilman, että kehityksen tapahtuminen olisi vain asiaa ehdottaneen henkilökohtaiseen työpanokseen sidottua.
Kehitysehdotus:
7. Seuran tulisi huomioida toiminnassaan esiintyvät kehitystarpeet, parantaa seuran toimintaan liittyvää palautejärjestelmää ja pyrkiä kehittämään toimintaansa esitettyjen epäkohtien osalta, jotta yhä useampi olisi kiinnostunut seuran toiminnasta ja lähtökohdat toiminnan kehittymiselle turvattaisiin.
Miten tämä sitten konkreettisesti toteutettaisiin? Vaikea kysymys, mutta ei se voi olla perusteena kehitystarpeen kieltämiselle. Minun mielestäni alkuun päästäisiin (itseäni toistaen) toiminnan läpinäkyvyyden ja rivijäsenten vaikutusmahdollisuuksien lisäämisellä sekä tiedotuksen kehittämisellä.
Uskoakseni tiedoista/taidoistani saattaisi olla seuralle nyt tai tulevaisuudessa hyötyä, mutta seuran itsestään antama kuva ja rivijäsenen vaikutusmahdollisuuksien puute eivät innosta minua jakamaan vapaa-aikaani/asiantuntemustani seuran hyväksi toimimalla. On kuitenkin selvää, että mikäli seuran toiminnan rahoittaminen ja toiminnan kehittämisehdotusten julkilausuminen ei minun henkilökohtaiseksi työpanoksekseni riitä, en näe mitään syytä sille miksi jatkaisin seuran jäsenenä.
P. T. Kuusiluoma
13.03.11, 17:56
Juha Käpille
Suuret kiitokset pitkästä viestistäsi ja paneutumisestasi Seuran asioihin. Viestissäsi oli runsaasti hyviä näkökohtia ja ehdotuksia, mutta myös runsaasti kommentoitavaa.
Tiedottamisesta
Tiedottaminen ei ehkä ole Seuran vahvimpia puolia. Pitäisi varmasti voida enemmän tiedottaa jäsenille siitä, mitä Seurassa tapahtuu sekä suurelle yleisölle Seuran toiminnasta ja sukututkimuksesta yleensä. Tunnistamme ongelman ja sen korjaamiseksi on tehty työtäkin. Tiedän, että paljon on vielä tehtävää ennen kuin maailma on täydellinen, mutta tosissamme yritämme myös viestinnän sektorilla.
Mutta kaikesta mahdollisesta mitä Seurassa tapahtuu - mitä toiminnanjohtaja, jäsensihteeri ja kirjastonhoitaja ovat tänään puuhailleet, mistä toimikunnat ja työryhmät ovat keskustelleet, mitä jokainen vapaaehtoistoimija on tehnyt - kaikesta emme voi tiedottaa. Myös työt täytyy tehdä. Mutta tärkeimmistä asioista pyrimme tiedoittamaan. Emme nähtävästi sinua ja joitakuita muitakaan tyydyttävällä tavalla, mutta yritystä kuitenkin on. Ja yrittämistä jatketaan. Toivon, että uusi internet-sivusto parantaa tilannetta.
On kuitenkin toiveajattelua kuvitella, että hyväkään tiedottaminen johtaisi siihen, ettei esimerkiksi Suku Forumilla enää tapahtuisi asioiden julkista kädenvääntöä lainkaan. Jo arkikokemus osoittaa sen kuuluvan julkisten keskustelupalstojen luonteeseen ja juuri tähän viittasin todetessani, että "monille on tärkeää saada julkisesti moittia Seuraa ja sen toimijoita"; en siis tarkoittanut sinua, vaan viittasin kokemukseeni vuodesta 1996 lähtien.Tällä "palautteella" ei useinkaan ole mitään tekemistä rakentavan kritiikin kanssa ja monet sen esittäjistä eivät ole Seuran jäseniä, mutta Seuran avoimuuteen kuuluu, että sekin sallitaan.
Tiedottamisen kritisoiminen on myös taitolaji. Jotta voi esittää hyvin pitkälle menevää kritiikkiä siitä, että tärkeäksi koetusta asiasta ei ole tiedotettu, pitäisi olla kunnolla perehtynyt kaikkeen tiedotusaineistoon. Se, että sinä et ole löytänyt tietoa jostakin sinulle tärkeästä asiasta, ei välttämättä tarkoita sitä, ettei tiedottamista ole tapahtunut lainkaan tai että se on huonoa. Viestinnän suuria kysymyksiä lienee se, kuinka tiedottaa tarpeeksi mutta ei liikaa. Ja kuka on se mittari, jonka mukaan päätämme, mitkä asiat on pidettävä erityisesti esillä ja mitkä joutavat hukkumaan tiedotteiden tulvaan?
Jäsenen vaikuttamisesta
Yhdessä tekeminen ei ole ainoastaan Suku Forum -keskustelua, vaan sitä on ennen muuta kaikki se erilainen vapaaehtoistyö, mitä Seuran jäsenet tekevät yhteiseksi hyväksi. Vaikka Suku Forum ei ole yhtä kuin Suomen Sukututkimusseura, on se kuitenkin merkittävä osa Seuran toimintaa. Valtakunnallinen järjestö ei pidä kuukausikokouksia, joissa keskusteltaisiin yhteisistä asioista, vaan sitä varten meillä on Suku Forum. Se on kaikille avoin foorumi juuri siksi, että sitä käytettäisiin paitsi suomalaisen sukututkimuksen ja Seuran kehittämiseen, myös yksittäisten sukututkijoiden tutkimustyön edistämiseen.
Ehdotit Seuralle aloitetoimikuntaa, joka tekisi esimerkiksi Suku Forumilla käydyn keskustelun pohjalta aloitteita hallitukselle. Katsoit, että aloitetoimikunta olisi jäsenistön "edunvalvoja". Toisaalta olit sitä mieltä, että aloite on byrokraattinen keino tyrehdyttää julkinen keskustelu. Eikö se ole byrokratiaa, että hallitus nimittää aloitetoimikunnan seuraamaan keskustelua ja laatimaan sen pohjalta hallitukselle aloitteita? Ja eikö aloitetoimikunnasta (ainakin omasta mielestään) jäsenistön edunvalvojana tulisi silloin keskustelun ohjaaja, kun se määrittelisi hyväksyttävät keskustelunaiheet ja oikeat mielipiteet? Entä ne asiat, jotka eivät herätä intohimoja Suku Forumilla, kuinka ne tulisivat aloitetoimikunnan tietoon?
Seura on avoimuudessaan avannut Suku Forumille alafoorumin, jossa kuka tahansa saa esittää näkemyksiään Seurasta. Siellä saa antaa kritiikkiä ja palautetta Seuran toiminnasta, esittää kehitysehdotuksia, tehdä kysymyksiä - kaiken kaikkiaan sana on hyvin vapaa Suku Forumin yleisten sääntöjen puitteissa. En ymmärrä millä tavoin aloitetoimikunnann aloitteet vapaan keskustelun pohjalta olisivat parempia kuin yksittäisten jäsenten tekemät aloitteet.
Ei mikään eikä kukaan vaadi, että jäsenen on tehtävä muodollinen aloite saadakseen asioita eteenpäin Seurassa. Jäsenet tekevät kaiken aikaa ehdotuksia Seuran toiminnan kehittämiseksi. Osa niistä toteutetaan heti, osa taas päätyy toimintasuunnitelmiin ja osa aikanaan myös toteutuu. Jotkut haluavat tehdä ehdotuksensa julkisesti ja vaatia Suku Forumilla kovaäänisesti niiden toteuttamista. Toiset taas osoittavat ehdotuksensa suoraan sinne, missä niitä käsitellään. Saatan olla vanhanaikainen byrokraatti, mutta katson, että Seuran kaltaisessa järjestössä asioiden eteenpäin viemiseksi tarvitaan vielä tänäkin päivän papereita, joiden sisältämiä ehdotuksia pohditaan ja punnitaan ennen päätöksentekoa.
Kun puhutaan jäsenten vaikutusmahdollisuudesta Seurassa, kysymys ei ole siitä, etteivät jäsenet saisi ääntään kuuluville ja ehdotuksiaan käsitellyiksi. Näinhän tapahtuu joka päivä. Ongelma syntyy vasta siitä, kun Seuran johto ei tee juuri sellaisia päätöksiä kuin esittäjä haluaa.
Jos jäsenellä on mielessään tärkeä asia, jota pitäisi selvittää tai joka pitäisi saada mukaan Seuran toimintamuotoihin, on selvää, että sitä varten voidaan perustaa selvitystyöryhmä. Työryhmä jättää asiasta aikanaan mietinnön ja asia rullaa siitä eteenpäin - kaiken aikaa julkisesti mutta työryhmälle työrauhan antaen. Toinen vaihtoehto on herättää asiasta julkinen keskustelu Suku Forumilla, mikä saattaa toimia yhtä hyvin kuin työryhmä, mutta silloinkin tarvitaan vähintään yksi henkilö, joka tekee keskustelusta yhteenvedon ja ehdotuksia jatkotoimenpiteiksi.
Tulkitsit väärin arvellessasi Seuran harjoittavan "älä kysy, vaan ehdota" -politiikkaa. Pidän tärkeänä, että jäsenet antavat palautetta Seuran toiminnasta tapahtui se sitten julkisesti tai suoraan toiminnanjohtajalle. Toivon aina, että palautteeseen liittyisi myös ehdotus siitä, kuinka asia olisi korjattava. Pyrin myös vastaamaan julkisesti esitettyihin kysymyksiin, mutta toivon, että minulle kerrottaisiin, että jollakin alafoorumilla on toiminnanjohtajalle osoitettu kysymys. Tämä toivomus ei liene julkisen keskustelun tukahduttamista.
Seuran toimikunnista ja työryhmistä
En muista koskaan sanoneeni, että Seuran toiminnassa ei ole mitään epäkohtia. Kyllä niitä löytyy riittävästi ilman isompaa miettimistäkin. Enkä muista sitäkään sanoneeni, ettei Seuran toimintaa tarvitsisi kehittää. Se kun on yksi toiminnanjohtajan tärkeimmistä tehtävistä.
Useimpien Seuran toimikuntien ja työryhmien jäsenet ilmoitetaan toimintakertomuksessa. Sen sijaan heidän esittelyjään oppiarvoa tai ammattinimikettä lukuunottamatta ei ole ollut missään. Tässä suhteessa jäsenten on täytynyt luottaa toiminnanjohtajan pohjatyöhön. Mikään ei kuitenkaan estä Seuran jäseniä tiedustelemasta joltakulta toimikunnan tai työryhmän jäseneltä hänen kompetenssiaan toimia juuri tässä tietyssä toimikunnassa tai työryhmässä.
Seuran uusilla verkkosivuilla on osio, josta käyvät ilmi kaikki toimikunnat ja työryhmät jäsenineen. Lisäksi siellä kerrotaan mikä toimikunnan tai työryhmän tehtävä on. Hankkeiden osalta löytyy linkki hankesuunnitelmaan.
Toimikuntien ja työryhmien toiminnasta tiedottaminen nykyistä enemmän olisi varmasti tärkeää, mutta toiminnanjohtajan näkökulmasta sitäkin tärkeämpää on se, että ne tehtävät, jotka nämä ryhmät ovat ottaneet tehtäväkseen, tulevat hoidettua. Sukututkimuspäivien järjestelytyöryhmän aktiivisesta toiminnasta kyllä riittäisi tiedotettavaa ja lähestulkoon jokaisesta yksityiskohdasta voitaisiin äänestää Suku Forumilla, mutta kuka silloin järjestää Sukututkimuspäivät? Pahoin pelkään, että kiinnostus vapaaehtoistyöhön toimikunnissa ja työryhmissä alkaa osoittaa hiipumisen merkkejä, jos niille asetetaan kovasti tiedottamistehtäviä.
Sidosryhmistä
Kiitän hyvästä selostuksestasi koskien sidosryhmien merkityksestä järjestötoiminnassa. Se on varmasti selventävää luettavaa monelle Suku Forumin lukijalle. Sen sijaan Seurassa sidosryhmäajattelu ei ole niin lapsenkengissä kuin selostuksesi perusteellisuudesta voisi päätellä. Seurassa on kyllä eri sidosryhmät kartoitettu ja sidosryhmädialogia käyty, mm. työ keskeisten ulkoisten sidosryhmien kanssa on ollut vuosia määrätietoista. Ehkä tästäkin asiasta olisit saanut lisätietoa lukemalla Seuran toimintakertomuksen viime vuodelta.
Järjestön tärkein sidosryhmä on sen jäsenistö ja keskusteltaessa toimikunnista ja työryhmistä on niiden toimintaa peilattava nimenomaan jäsenistöön, ei "kaikkiin sidosryhmiin" kuten totesit. Esimerkiksi yrityksillä, joista Seura hankkii palveluita tai tuotteita, ei ole mitään tekemistä toimikuntien ja työryhmien kanssa. Vierashuoneen siivousyrittäjällä ei varmasti ole aikaakaan ryhtyä kanssani sidosryhmädialogiin.
"Suomi-tietokannan" selvitystyöryhmästä
Suoraan sanoen hämmästelen sitä kiihkoa, jota tunnet asettamaani selvitystyötyhmää kohtaan. Onko asia ymmärrettävä niin, että työryhmä koostuu mielestäsi kompetenssiltaan vähäpätöisistä henkilöistä ja itse hoitaisit asian heitä paremmin?
Kertaan vielä: Kun ns. Suomi-tietokantakeskustelu virisi jälleen Suku Forumilla, halusin saada selvityksen siitä, mistä asiassa loppujen lopuksi on kysymys ja voisiko ko. tietokanta tulla jossakin vaiheessa osaksi Seuran toimintaa. Perustin työryhmän, jonka tarkoituksena oli laatia minulle monitahoisesta keskustelusta jonkinlainen kokonaisnäkemys ja suositus jatkosta. Olisihan asiaa voitu selvitellä siitä kenellekään mitään kertomatta, mutta tarkoituksena oli nimenomaan tiedottaa Seuran toiminnanjohtajan kiinnostuksesta, koska arvioin sen vaikuttavan keskusteluun siten, että myös Seuran mahdollista osuutta koskevia näkökohtia tuodaan esille. En näe mitää syytä, miksi alustavaa selvitystä laativalle työryhmälle olisi pitänyt asettaa minkäänlaisia selvitystyön rajoja.
En myöskään tiedä miten selvitystyön seuraaminen olisi käytännössä mahdollista, mutta jos ajatuksena on se, että työryhmän jäsenten pitäisi jokainen keskinäisen keskustelunsa puheenvuoro julkaista tai edes antaa kaiken aikaa väliaikaraportteja, on se mielestäni liikaa vaadittu. Toimikuntien ja työryhmien työskentelyssä on kysymys vapaaehtoistoimijoiden asiantuntemuksen käyttämisestä Seuran toiminnan toteuttamisessa. Jokainen toimikunta ja työryhmä valitsee itselleen sopivan työskentelytavan. Tärkeintä on, että toimikuntien ja työryhmien varaan asetetut tavoitteet toteutuvat. Niin myös "Suomi-tietokantaa" pohtivan työryhmän täytyy saada työskennellä rauhassa ja laatia mietintönsä.
Nyt ei olla vielä perustamassa mitään hanketta, vaan pieni ryhmä pohtii asiaa toiminnanjohtajan puolesta. Asian saaman suuren kiinnostuksen vuoksi työryhmän mietinnöstä on syytä pyytää Seuran jäseniltä lausuntoja. Ymmärrän, että jotkut haluavat, että kaikki tapahtuisi kaiken aikaa avoimesti Suku Forumin keskustelussa. Asiantuntemukseni ei kuitenkaan riitä analysoimaan Suku Forumin kymmeniä puheenvuoroja ja päätymään johonkin johtopäätökseen. Näin ollen on parasta edetä askel askeleelta ja nyt ensi vaiheessa mietintö+lausunnot -periaatteella. Kun mietintö ja lausunnot on julkaistu (ellei lausunnonantaja sitä kiellä) ja niistä on jälleen käyty keskustelua, päätetään seuraavasta vaiheesta. Tämä on käsitykseni mukaan tavoitteen ja toimijoiden kannalta tarkoituksenmukaista ja avointa asioiden valmistelua ja hyvää järjestötoimintaa.
Lopuksi
Kirjoitit: "Seuran tulisi huomioida toiminnassaan esiintyvät kehitystarpeet, parantaa seuran toimintaan liittyvää palautejärjestelmää ja pyrkiä kehittämään toimintaansa esitettyjen epäkohtien osalta, jotta yhä useampi olisi kiinnostunut seuran toiminnasta ja lähtökohdat toiminnan kehittymiselle turvattaisiin."
Tämä on fiksua tekstiä eikä tähän käy paljoa vastaan sanominen. Se on niin yleispätevää, että sen voi leikata ja liimata aivan minkä tahansa ison tai pienen organisaation nimen päälle. Se liitelee niin korkealla abstraktiotasolla, ettei se anna mitään päivittäin tässä organisaatiossa konkreettisten asioiden kanssa kamppailevalle toiminnanjohtajalle.
Toimenpide-ehdotuksesi - läpinäkyvyyden ja rivijäsenen vaikutusmahdollisuuksien lisääminen sekä tiedotuksen kehittäminen - on sekin resepti, josta konkretia on kaukana. Tämä kertoo vain siitä, että korkealta Suku Forumin näkövinkkelistä Seuran todellinen kehittäminen on monin verroin vaikeampaa kuin aivan ruohonjuuritasolla arkipäivän järjestötyössa.
Esitit kuitenkin monia hyviä ajatuksia ja osoitit olevasi aidosti kiinnostunut Suomen Sukututkimusseurasta, mistä kiitän sinua lämpimästi. Toivon, että keskustelu jatkuu. Itse aion kuitenkin pitää nyt talviloman.
Juha,
nyt minulla iski " jamais vu (http://fi.wikipedia.org/wiki/Jamais_vu)" tunne päälle tämän keskustelusäikeen osalta. Miksi koen sen epämiellyttäväksi ? Yritän valottaa:
Seuran toiminta on mennyt mukavasti eteenpäin jäsenten kannalta. On verkkosivuja, on selkeästi parempaa tiedotusta luottamuselinten ja henkilöiden tekemisistä ja on nettifoorumia keskustella ja ehdotella ja tukea edellisiä työssään.
Se mikä ei ole muuttunut, on Seuran aina niukat voimavarat ja tulosten riippuvuus vapaaehtoistyöntekijöiden panoksesta. Aivan satunnaisesti Seuran aktiviteetteihin panosta antaneena ymmärrän kovin hyvin, että puutteita on koko ajan jollain reunalla, vaikka edellisiä korjataan.
Voitko edellisen johdosta lyhentää toivelistojasi ja keventää niiden esittämistä? Olen ihan vakuuttunut, että sillä tavoin vaikutat tehokkaammin.
yst terv
Pekka Valta
ps. ainakaan minuun eivät tehoa oppikirjaviittauksilla todistelut. Oletko ihan varma, ettet aliarvioi muita osanottajia ja jäseniä?
Oppikirjaviittauksia käytetään luonnollisesti siksi, ettei henkilöä syytettäisi plagioinnista. Viittauksella lähteeseen osoitetaan, ettei teksti (ajatus) ole kirjoittajan omaa. Ihan normaali käytäntö akateemisessa maailmassa.
Olen todella pahoillani, että toiminnanjohtaja maisterismiehenä ei ymmärrä abstraktia ajattelua eikä kykene soveltamaan sitä käytäntöön. Olen myös pahoillani siitä, että seuran toiminnanjohtaja ottaa hyvin henkilökohtaisesti kritiikin, joka ei käsittääkseni häneen kohdistu millään tavalla. Ihmettelen voimakasta reaktiota.
Se, että verkkosivut on saatu näkyville Internetiin, ei ole tae siitä, että ne olisivat laadultaan hyvät. Tavalliselle sukututkijaharrastajalle "luottamuselinten ja henkilöiden tekemiset" ehkä antavat vähemmän oman sukututkimuksen tekemisessä kuin linkit aineistoihin, jotka ovat SSS:n domainin alla. Myös käytettävyydellä on suuri osuus siinä, kuinka suosittu sivustosta tulee. Käytettävyydellä on iso merkitys esimerkiksi verkkokauppojen menestyksessä: jos potentiaalinen asiakas ei kykene itsestään riippumattomista syistä navigoimaan sivustolla ja löytämään haluamaansa, hän siirtyy hyvin pian toisen vastaavaa palvelua tarjoavan, ja käytettävyydeltään toimivan, verkkokaupan sivustolle.
Kuten olen aiemmin tuonut ilmi, maakunnan sukututkijoille seuran verkkosivut tai sukututkimuskurssit nykyisessä muodossaan eivät tuo juurikaan lisäarvoa sukututkimusharrastukseen. Näihin olen toivonut muutosta. Jos toiminnanjohtajalla on yhtään bisnisvainua sen suhteen, että paremmalla palvelulla saataisiin maksavia asiakkaita, niin hän ei piiloutuisi pseudofiksun tekstinsä taakse, joka tosiasiassa on todella törkeä kokonaisuudessaan, vaan paneutuisi asianmukaisella asiallisuudella seuran toiminnan kehittämiseen. Laadukkaiden verkkosivujen mainos- ja markkinointiarvoa ei pidä aliarvioida.
Olen todella pahoillani, että toiminnanjohtaja maisterismiehenä ei ymmärrä abstraktia ajattelua eikä kykene soveltamaan sitä käytäntöön.
Täsmennän vielä, mitä tarkoitan tällä, koska tällaisenaan se aiheuttaa väärinkäsityksiä. Kehittämisehdotukset eivät välttämättä voi olla kovin konkreettisia, kun ne kohdistuvat suurempiin kokonaisuuksiin ja kun kehittämispaine tulee ulkoapäin. Olisi ensin tunnettava kyseistä organisaatiokulttuuria paremmin, jotta voisi ehdottaa tarkempia toimenpiteitä. Siksi ehdotusten kanssa voi joutua pidättäytymään hyvin abstraktilla tasolla.
Kehittäminen voi vaatia prosessien muutoksia tai organisaatiossa toimivien ihmisten osaamisen kartoittamista ja osaamisen uudelleenorganisointia. Organisaation sisällä organisaation tuntijan tehtävänä on miettiä konkretian toteuttaminen. Tässä tapauksessa tehtävä on toiminnanjohtajan. Tehtävä voi olla haastava, mutta tavoitteeseen pyrkiminen voi olla hyvinkin tuottoisaa ja toisaalta, jos keskustelua pystyy käymään hedelmällisesti kehittämisehdotuksen tekijän kanssa, voi ideoinnista selvitä helpommalla kuin pelkästään yksin yrittämällä.
Mielestäni Käpin kirjoittama teksti ei ole abstraktiudessaan sitä luokkaa (sorry vaan Käppi), että se leijailisi jossain korkealla eikä siitä voisi saada kiinni. Toki se sopii useamman organisaation seinälle, mutta ajatusten soveltaminen on yksilöllistä organisaatioiden näkökulmasta.
Kehittämislista näyttää pitkältä, mutta voisiko olla mahdollista, että niiden toteuttaminen ei välttämättä kovin vaivalloista olisi? Joskus työläältä näyttävä asia on vienyt viisi minuuttia, kun hommaan on viimein tarttunut tarpeeksi sitä lykättyään. En tällä tarkoita enkä väitä, että näiden kehittämisehdotuksien toteuttamisesta selvittäisiin niin helpolla.
Nimimerkki Ruokoja on onnistuneesti tiivistänyt niitä ajatuksia, joita viesteilläni olen yrittänyt tavoittaa.
Olen yrittänyt kiinnittää mielipiteilläni huomiota myös siihen, että asioita olisi hyvä ensiksi käsitellä perusteellisesti ja lähestyä vaikkapa hieman abstraktimmasta näkökulmasta, jotta päästään yhteisymmärrykseen perusasioista. Kun perusasiat on kunnossa, käytännön toteuttaminen on helpompaa. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty jne...
Siinä tilanteessa, että käsissämme on jokin valmis malli, mutta huomaamme että siinä on jotain kehitettävää, saattaa olla aivan viisasta astua askel taaksepäin ja tarkastella sitä mistä ongelma johtuu. Tätä yritin tuoda esiin sidosryhmistä puhuessani. Tarkoitus ei ollut aliarvioida kenenkään ymmärrystä. Lähdeviitteet olivat juuri plagiointi syytösten estämiseksi.
Ja minä en todellakaan tarkoittanut sanoa, että toiminnajohtajan älyssä olisi jotain vikaa. Huomasin tuon mokan muotoillussani vasta sitten, kun sallittu 20 minuutin muokkausaika oli kulunut enkä voinut tarkentaa sitä alkuperäiseen tekstiin.
Arvoisat keskustelijat,
Aloitin tämän keskustelusäikeen ehdottaessani työryhmätoiminnan kehittämistä. Mielestäni aloitusviestini oli varsin asiallinen, mutta joiltakin osin keskustelu on siirtynyt raiteiltaan ja huomio on kiinnittynyt epäolennaisuuksiin. Syntynyt keskustelu on joistakin puutteistaan huolimatta ollut kuitenkin hedelmällistä. Toiminnanjohtaja esitti joitakin kysymyksiä viestiini viitaten, joten pyrin tämän viestin avulla selkeyttämään sanomaani.
Tiedottamisesta
Tiedottaminen ei ehkä ole Seuran vahvimpia puolia…Tunnistamme ongelman ja sen korjaamiseksi on tehty työtäkin. Hienoa! Epäkohdat on hyvä tunnistaa, jotta pohja kehitykselle on olemassa.
Mutta kaikesta mahdollisesta mitä Seurassa tapahtuu - mitä toiminnanjohtaja, jäsensihteeri ja kirjastonhoitaja ovat tänään puuhailleet, mistä toimikunnat ja työryhmät ovat keskustelleet, mitä jokainen vapaaehtoistoimija on tehnyt - kaikesta emme voi tiedottaa. Myös työt täytyy tehdä. Kaikesta toiminnasta tiedottamista ei kukaan voi edellyttääkään, eikä se ole järkevääkään. Tiedottamista ei kannata nähdä kuitenkaan pakollisena pahana. Asioista tiedottamalla väärinkäsityksiltä voidaan välttyä tai ainakin niiden määrää voidaan vähentää.
Tiedottaessaan jostain asiasta, tiedottaja joutuu miettimään vastauksia peruskysymyksiin. Mitä tapahtui? Missä tapahtui? Milloin tapahtui? Kuka teki? ja niin edelleen. Samalla voidaan havaita, että jos johonkin kysymykseen vastaaminen on vaikeaa, niin silloin asiaa tulisi ensiksi myös miettiä itse. Siinä mielessä tiedottamisesta on hyötyä myös tiedottajalle itselleen, koska samalla hän tulee kerranneeksi asiaan liittyvät seikat. Tiedottaminen ei siis välttämättä ole vain yksipuolista tiedonantoa. Esimerkiksi työryhmien esittämät lyhyet, mutta asiasisältöiset tiedotteet voivat palvella muiden sidosryhmien lisäksi myös työryhmää itseään. Väliyhteenvetoja laatiessa voidaan huomata myös kysymyksiä, jotka eivät muuten ole vielä tulleet esiin.
Lisäksi haluaisin tuohon töiden tekemiseen liittyen kysyä seuraavaa:
Seuran johtosäännön mukaan toiminnanjohtajan primäärisiin tehtäviin ei kuulu tiedottaminen, vaan seuran operatiivisen toiminnan toteuttaminen, johto ja valvonta. Johtosäännön mukaan toiminnanjohtaja kuitenkin vastaa esimerkiksi hallituksen ja työvaliokunnan päätösten tiedottamisesta. Eli jonkinlainen tiedottamisvastuu sääntöjenkin perusteella toiminnanjohtajalle on asetettu. Itse näkisin, että toiminnanjohtajan työtehtävät on säännöissä kuvattu varsin laajoiksi ja niiden hoitamiseksi on joistakin asioista mahdollisesti tingittävä. Mielestäni seuran tiedottaminen ja siihen liittyvä kehitystyö eivät kuulu kuitenkaan niihin osa-alueisiin, joista olisi kannattavaa tinkiä. Voisiko hallitus analysoida tilannetta ja miettiä sitä mahdollisuutta, että seura siirtäisi tiedottamisvastuun jollekin muulle henkilölle? Haluan saman tien kuitenkin täsmentää, että tarkoitus ei ole osoittaa epäluottamusta teitä tai teidän asiantuntemustanne kohtaan. Mutta on varsin selvää, ettei yksi henkilö voi tehdä kahden töitä. Mikäli asiaan voisi vaikuttaa, itse siirtäisin oman jäsenmaksuosuuteni mieluusti seuran tiedottamisen kehittämiseksi tähtäävään työhön.
Tiedottamisen kritisoiminen on myös taitolaji. Jotta voi esittää hyvin pitkälle menevää kritiikkiä siitä, että tärkeäksi koetusta asiasta ei ole tiedotettu, pitäisi olla kunnolla perehtynyt kaikkeen tiedotusaineistoon. Se, että sinä et ole löytänyt tietoa jostakin sinulle tärkeästä asiasta, ei välttämättä tarkoita sitä, ettei tiedottamista ole tapahtunut lainkaan tai että se on huonoa. Tämä on tietysti totta, mutta on myös selvää että kritiikinantajan viestintätaitojen arvioiminen seuran toiminnanjohtajan puolesta ei ole yhdistystoimintaa kehittävää. Aikaisemmin sanoin, että tietoa kyllä löytyy toimintakertomuksista ja SukuForumista hakusanalla etsittäessä. Ongelma on kuitenkin siinä, että tieto on hyvin pirstaloitunutta. Esimerkiksi kolme vuotta kattava toiminta- ja taloussuunnitelma sisältää hyvin tietoa, mutta olisiko myös tiedon esittämisessä parannettavaa? Toivottavasti seuran uudet kotisivut antavat tähän ratkaisun. Tulosta on vaikea arvioida ennen kuin sen näkee.
Viestinnän suuria kysymyksiä lienee se, kuinka tiedottaa tarpeeksi mutta ei liikaa. Ja kuka on se mittari, jonka mukaan päätämme, mitkä asiat on pidettävä erityisesti esillä ja mitkä joutavat hukkumaan tiedotteiden tulvaan? Tähän kysymykseen joku viestinnän ammattilainen osaa vastata paremmin, mutta kyllä hyvin nopealla silmäyksellä esimerkiksi SukuForumin tiedotuspalstan tiedotteet voi kategorisoida eri luokkiin.
SukuForumilla on tiedotettu esimerkiksi seuraavista:
- IT-toimintaan liittyvät ajankohtaiset toimintatiedotteet (esim. palvelun käyttökatkos)
- seuran järjestämistä koulutuksista ja kursseista tiedottaminen
- seuran edunvalvonta toimista tiedottaminen (esim. lakialoitteet, eduskunta-asiat)
- julkaisutoiminta
- sukututkimustapahtumissa pidetyt puheet yms.
- seuran sisäiseen organisaatioon liittyvät uutiset
jne.
Seuran uusilla kotisivuilla olisi varmasti helppoa toteuttaa tiedotteiden kategorisointia niin, että eri tyypin tiedotteita voisi jouhevasti selata? Saman toteuttaminen SukuForumilla olisi varmasti melko helppoa esimerkiksi alafoorumeja lisätessä. Forumilla joka tiedotetyypille ei ehkä ole syytä avata omaa alafoorumia, mutta kyllä jonkinlainen jaottelu olisi varmasti helppo tehdä?
Jäsenen vaikuttamisesta
Vaikka Suku Forum ei ole yhtä kuin Suomen Sukututkimusseura, on se kuitenkin merkittävä osa Seuran toimintaa. Valtakunnallinen järjestö ei pidä kuukausikokouksia, joissa keskusteltaisiin yhteisistä asioista, vaan sitä varten meillä on Suku Forum. Se on kaikille avoin foorumi juuri siksi, että sitä käytettäisiin paitsi suomalaisen sukututkimuksen ja Seuran kehittämiseen, myös yksittäisten sukututkijoiden tutkimustyön edistämiseen. Juuri näin, mutta SukuForumin aseman kasvava tärkeys seuran toiminnassa tulisi myös tiedostaa. Maakuntalaisena en pysty osallistumaan seuran toimintaan Helsingissä. Silloin SukuForum antaa maakuntalaisille mahdollisuuden vaikuttaa ja ilmaista mielipiteensä. Näin se tulisi ainakin olla. Uudet ja vanhatkin keskustelufoorumi –ohjelmat antavat varsin monipuoliset työkalut keskustelun käymiseksi. Esimerkiksi äänestysten järjestäminen on todella helppoa. Samoin käyttäjien kategorisointi ja erillisten keskustelualueiden hallinta.
Mielestäni SukuForum voisi olla enemmän kuin julkinen tori. Minulla ei ole tietoa työryhmien toimintavoista sen tarkemmin. Mahdollisesti jokainen työryhmä toimii, kuten itse parhaaksi on nähnyt. Uskoisin kuitenkin, että kaikki työryhmät eivät kokoonnut saman pöydän ääreen säännöllisesti. Työryhmien jäsenilläkin on varmaan samankaltaisia maantieteellisestä sijainnista johtuvia esteitä, kuten minullakin. Siksi olisi syytä olettaa, että suurin osa työryhmätoiminnasta toteutetaan sähköisesti? Miksei tätä työryhmien jäsenten välistä keskustelua voitaisiin käydä esimerkiksi SukuForumin kautta?
Olisi syytä huomioida se mahdollisuus, jonka esimerkiksi SukuForum antaisi. SukuForumilla olisi käsittääkseni mahdollista erotella seuran jäsenet ja seuran ulkopuoliset keskustelijat toisistaan. Onhan SukuForumilla tälläkin hetkellä yksi keskustelualue, jonne pääsee ainoastaan seuran jäsenet. Eikö työryhmille voisi perustaa tällaisia keskustelualueita, jonne lukuoikeus olisi ainoastaan seuran jäsenille? Onko siinä, jokin keskeinen seikka miksi työryhmien keskusteluita ei voitaisi käydä julkisesti? Koska sähköisestihän heidän välinen ajatustenvaihto muutenkin uskoakseni tapahtuu? Ja jos jonkinlaisen työrauhan antaminen on se avainkysymys. Niin voisihan työryhmän keskustelualueen asetukset määrätä, niin että peruskäyttäjillä on lukuoikeus, muttei kommentointimahdollisuutta. Käsiteltävä asia olisi kuitenkin silloin kaikkien saatavilla, eikä tiedottamistakaan välttämättä tarvittaisi siinä mittakaavassa. Lisäksi tämä tarjoaisi yhä enemmän sitä ”yhdessä tekemisen” tunnetta. Voisiko tällaista työtapaa edes kokeilla jonkun työryhmän osalta? Suoraan kaikkien työryhmien toimintaa tämä ei sopisi, mutta onko mitään syytä väittää että esim. Suomi-tietokantaan liittyvä suunnittelutyö olisi sellaista, ettei isommasta aivoriihestä olisi mitään hyötyä?
Ehdotit Seuralle aloitetoimikuntaa, joka tekisi esimerkiksi Suku Forumilla käydyn keskustelun pohjalta aloitteita halli-tukselle. Katsoit, että aloitetoimikunta olisi jäsenistön "edunvalvoja". Toisaalta olit sitä mieltä, että aloite on byrokraattinen keino tyrehdyttää julkinen keskustelu. Eikö se ole byrokratiaa, että hallitus nimittää aloitetoimikunnan seuraamaan keskustelua ja laatimaan sen pohjalta hallitukselle aloitteita? Ja eikö aloitetoimikunnasta (ainakin omasta mielestään) jäsenistön edunvalvojana tulisi silloin keskustelun ohjaaja, kun se määrittelisi hyväksyttävät keskustelunaiheet ja oikeat mielipiteet? Entä ne asiat, jotka eivät herätä intohimoja Suku Forumilla, kuinka ne tulisivat aloitetoimikunnan tietoon? Uusiutuvan energian käyttämisestäkin saadaan pyöritettyä paha asia, jos asiaa tarkastellaan työttömiksi jäävien ydinvoimalateknikkojen näkökulmasta. Kuten aikaisemmissa viesteissä on jo tullut ilmi. Ei yksittäistä kehitysehdotusta voi, eikä kannata kerralla esittää valmiina työohjeena. Kehitysehdotuksen pääasia on se, että jonkinlainen pääajatus välittyy eteenpäin. Esittämässäni aloitetoimikunta ajatuksessa on varmasti puutteensa, mutta pääasia että se herättää keskustelua. Ei tekstiviestitkään syntyneet valmiina tuotteena, vaan aluksi oli ajatus viestin lähettämisestä toiselle.
Tarkastellaanpa parempaa ehdotusta:
Mielestäni nykyisen aloitejärjestelmän puutteet ovat seuraavat:
1. Aloitteiden lähettäminen koetaan hankalana
Ratkaisuehdotus: Uusille seuran kotisivuille voisi tehdä lomakkeen, jonka avulla asiansa pystyy esittämään. Samoin jonnekin voi lisätä selkeän linkin ”Tee aloite”.
2. Tehdyt aloitteet jäävät nykyisellään aloitteen tekijän ja aloitteen vastaanottajan väliseksi. Eräs henkilökin aiemmin esitti täällä, että on lähettänyt monia aloitteita, mutta useimmiten kehitysehdotukset ovat palanneet bumerangina takaisin koska konkreettista toteuttamismallia ei ole pystytty esittämään. Olisiko aloitejärjestelmän julkisuutta siis mahdollista avartaa? Aloitteitahan ei ole pakko tehdä omalla nimellään, joten yksityisyydensuojasta on siis turha ruveta keskustelemaan
Ratkaisuehdotus: Kotisivujen lomakkeella lähetetty aloite siirtyy tietokantaan. Toisella sivulla on nähtävissä kaikki esitetyt aloitteet. Tältä sivulta olisi mahdollista seurata aloitteen etenemistä. Aloitteille voisi käsittelijöiden toimesta asettaa statuksia: ”Käsittelemättä” / ” Toiminnanjohtajan käsittelyssä” / ”Hallituksen käsittelyssä” / ”Hylätty”. Jokaisessa käsittelyvaiheessa aloitteen yhteyteen voisi tallentaa myös selitteitä eli miksi aloite on hyväksytty tai miksi se on hylätty. Hylättyjen aloitteiden syy olisi siis selvillä ja niiden jatkojalostaminen mahdollistettaisiin kun lähtökohdat on selvillä. Samalla mahdollistettaisiin se, että kaikki halukkaat voivat seurata aloitteiden esittämistä, niissä esiteltäviä kehitysajatuksia ja niiden käsittelyvaiheita. Edellä kuvaamani kaltaista muistuttava aloitejärjestelmä on käytössä esimerkiksi Suomen eduskunnalla ja siellä kansanedustajien tekemien aloitteiden käsittelyä voi seurata. Tämmöisen toteuttamiseksi tarvitaan vain kotisivutilaa sekä tietokanta- ja ohjelmointiosaamista. Kotisivutilan tulisi luonnollisesti sisältää tietokantamahdollisuus ja ohjelmointikielen käyttämismahdollisuus.
Itse asiassa jos päästäisiin sanoista tekoihin, niin minä voin halutessanne toteuttaa edellä kuvaamastani aloitejärjestelmästä demon ja sen valmistuttua voitte päättää ottaako seura järjestelmän käyttöönsä vai ei. Apua en tarvitse, mutta jos ko. järjestelmän ominaisuuksiin haluaa vaikuttaa ja sanoa mielipiteensä niin sana on vapaa. Liittäisin ko. järjestelmäkehityksen mielelläni tutkintoni projektiopintoihin.
Toiset taas osoittavat ehdotuksensa suoraan sinne, missä niitä käsitellään. Saatan olla vanhanaikainen byrokraatti, mutta katson, että Seuran kaltaisessa järjestössä asioiden eteenpäin viemiseksi tarvitaan vielä tänäkin päivän papereita, joiden sisältämiä ehdotuksia pohditaan ja punnitaan ennen päätöksentekoa. Edellä esittämäni ratkaisuehdotus ei millään tavalla tule vaikuttamaan paperityön määrään tai toimintatapojen oleelliseen muutokseen. Jos paperityötä haluaa tehdä, niin paperityöllekin on mahdollisuus. Itse koen kuitenkin, että suurin ongelma on toiminnan läpinäkyvyyteen liittyen ja kaikenlainen suljettujen ovien takana tapahtuva toiminta vaikuttaa ulospäin jollain tapaa mystiseltä. Esittämäni aloitejärjestelmän muutosvaihtoehto toisi konkreettisesti jäsenille tiedoksi sen, mistä ollaan päättämässä. Haluan kuitenkin vielä täsmentää, että itse sisällyttäisin juuri tähän edellä esittämääni järjestelmään ainoastaan aloitteisiin liittyvän käsittelyn. Muut hallitusasiat ovat luonnoltaankin sellaisia, ettei niitä voi julkisesti käsitellä.
Seuran toimikunnista ja työryhmistä
En muista koskaan sanoneeni, että Seuran toiminnassa ei ole mitään epäkohtia. Kyllä niitä löytyy riittävästi ilman isompaa miettimistäkin. Enkä muista sitäkään sanoneeni, ettei Seuran toimintaa tarvitsisi kehittää. Se kun on yksi toiminnanjohtajan tärkeimmistä tehtävistä. Esittämäsi vastakysymykset, kuten ”Onko todella havaittavissa se, että "jäsenistön tahto ja johdon toimet eriytyvät"?” antavat syytä olettaa, että seuran johto ei tunnista toimintaan liittyviä epäkohtia ja niiden kehittämistarpeita. Keskustelunavaukseeni kohdistettu kritiikki antoi ymmärtää, että kritisoin tyhjästä.
Sidosryhmistä
Järjestön tärkein sidosryhmä on sen jäsenistö ja keskusteltaessa toimikunnista ja työryhmistä on niiden toimintaa peilattava nimenomaan jäsenistöön, ei "kaikkiin sidosryhmiin" kuten totesit. Esimerkiksi yrityksillä, joista Seura hankkii palveluita tai tuotteita, ei ole mitään tekemistä toimikuntien ja työryhmien kanssa. Vierashuoneen siivousyrittäjällä ei varmasti ole aikaakaan ryhtyä kanssani sidosryhmädialogiin. Käyttämääni termiin ”kaikki sidosryhmät” on näköjään tartuttu moneen otteeseen ja mielestäni vierashuoneen siivousyrittäjän liittäminen keskusteluun on pelkkää kettuilua. Ehdotan viestini uudelleen lukemista, koska juuri siellä vastasin esittämääsi kysymykseen:
”Yhdistyksen tulisi tiedostaa, että sidosryhmien odotukset voivat muodostaa keskenään ristiriitaisiakin toiveita.”
”Kaikilla sidosryhmillä ei välttämättä ole asiaan liittyen odotuksia, mutta se ei tarkoita sitä ettäkö seuran hallinto voisi jättää sidosryhmädialogin käymättä kaikkien sidosryhmien osalta.”
Eli siivousyrittäjälle ei välttämättä ole mitään sanottavaa mistään, mutta hänen mielipiteensä ei tulisi ratkaista sitä, että sidosryhmädialogi jätetään käymättä myös muiden sidosryhmien osalta. Samoin hallinnon jäsenen mielipide asiasta ei välttämättä suoraan tarkoita sitä, ettäkö organisaation ei tulisi tiedustella myös sisäisten sidosryhmien mielipidettä. Diktatuuri ja demokratia on kaksi eri asiaa, joskin kumpaakin voidaan halutessa johtaa kummin päin tahansa.
"Suomi-tietokannan" selvitystyöryhmästä
Suoraan sanoen hämmästelen sitä kiihkoa, jota tunnet asettamaani selvitystyötyhmää kohtaan. Onko asia ymmärrettävä niin, että työryhmä koostuu mielestäsi kompetenssiltaan vähäpätöisistä henkilöistä ja itse hoitaisit asian heitä paremmin? Ajankohtaisista asioista on helpompaa keskustella kuin menneen talven lumista. Mielestäni esittämäsi kommentti oli asiaton ja ihmettelen sitä, että seuran toiminnanjohtaja voi päästää tällaisia sammakoita suustaan. Voin tässä saman tien julkisesti esittää, että minua on turha tuohon hankkeeseen mukaan kysellä, mikäli asianmukaista anteeksipyyntöä ei esitetä.
Asian saaman suuren kiinnostuksen vuoksi työryhmän mietinnöstä on syytä pyytää Seuran jäseniltä lausuntoja… Näin ollen on parasta edetä askel askeleelta ja nyt ensi vaiheessa mietintö+lausunnot -periaatteella. Kun mietintö ja lausunnot on julkaistu (ellei lausunnonantaja sitä kiellä) ja niistä on jälleen käyty keskustelua, päätetään seuraavasta vaiheesta. Hei, olen kanssasi täysin samaa mieltä! Miksei tätä ajatusta selvitystyöryhmän mietintöjen ja seuran jäsenten lausunnoista voinut antaa jo kauan aikaa sitten? Selventää kovasti tilannetta ja ei anna jäsenille sitä kuvaa, että kenties seuran historian suurimman hankkeen toteuttamisesta päätetään viiden ihmisen voimin…
Lopuksi
Tuosta aloitejärjestelmään liittyvästä asiasta olen aidosti kiinnostunut, mutta ns. Suomi-tietokanta hanke saa minun puolestani jäädä osaavampiin käsiin. Toivotan tekijöille onnea ja keskityn omaan sukututkimukseeni ja sitä on turha mihinkään kysellä.
...Mielestäni esittämäsi kommentti oli asiaton ja ihmettelen sitä, että seuran toiminnanjohtaja voi päästää tällaisia sammakoita suustaan...
Nyt keskustelijat - jäitä hattuun! Sormellaosoitukset puoleen ja toiseen loppuvat tähän!
Itse olen - rivijäsenenä joka antaa vapaaehtoistyöpanoksensa Seuralle - pikkuhiljaa väsymässä näihin henkselinpaukutteluihin. Käteen jää vaikutelma että jotkut tietävät miten kaikki on pielessä ja annataan kuva että yhdistystä formaalisesti hoidetaan joteenkin sääntöjenvastaisesti.
Onko uusimman kurssikirjallisuuden teorioiden mukaan kaikki tosiaan niin päin helvettiä vai mistä johtuu tällainen Seuran yhdistysrakenteita ja toimintatapoja mollaava innostus?
"Teoriassa käytännön ja teorian välillä ei ole eroa, käytännössä kyllä!"
Totta on että meillä yhdistyksen jäsenillä kaikilla pitää olla oikeus ilmaista mielipiteemme, mutta tässä vaiheessa oma ehdotukseni tässä kyseisessä asiassa on että se jäsen/ne jäsenet joilla mielestään on parannus-/muutosehdotuksia käyttäisivät mahdollisuuden ehdottaa ne yhdistyksen hallitukselle sääntöjen (http://www.genealogia.fi/index.php?option=com_content&view=article&id=56&Itemid=69&lang=fi) (ja johtosäännön (http://www.genealogia.fi/index.php?option=com_content&view=article&id=53&Itemid=252&lang=fi)) edellyttämällä tavalla. Kovin monihan eivät ole viestejä tässä kommentoineet, siispä ehdotus lienee varmaan valimiina purkitettavaksi ja lähetettäväksi hallitukselle. Saman asian toistaminen tässä viestiketjussa useamman kerran peräkkäin ei taida viedä asiaa eteenpäin.
Oikeastaan odotan rivijäsenenä että tällainen mielestänne suuri havaittu puute Seuran toiminnassa kuvataan hallitukselle tiedoksi ja ehdotetaan uutta työskentelymallia hallituksen päätettäväksi - muutenhan helposti saa väärän kuvan viestiketjun tarkoitusperistä. Seuran hallitushan loppupäässä näistä asioista päättää ja - jäsenistöhän on valinnut hallituksensa eli päätökseen on sitten myöhemmin tyytyminen. Oikea osoite siis!
Löysin hallituksen jäsenien yhteystiedot tästä (http://www.genealogia.fi/index.php?option=com_contact&view=category&catid=87&Itemid=70&lang=fi). Sinne vaan esitys. Postittakaa mielellään tänne sen muutosehdotustekstin kun se lähetetään hallitukselle niin jäsenet näkevät missä mennään.
Hasse
Postittakaa mielellään tänne sen muutosehdotustekstin kun se lähetetään hallitukselle niin jäsenet näkevät missä mennään.
16.3.2011
ALOITE SUOMEN SUKUTUTKIMUSSEURAN HALLITUKSELLE
Aihe
Selvitystyöryhmien loppulauselmien yksipuoleisuuden torjuminen ja avarakatseisuuden lisääminen.
Konteksti
Suomen Sukututkimusseuran hallitus on määrittänyt Seuran hallinnon alaisuudessa toimivien
työryhmien toimintaa kuvaamalla työryhmiä asiantuntijaelimiksi, jotka suunnittelevat tai toteuttavat
Seuran toimintaa määräaikaisesti tai toistaiseksi. Työryhmät voivat olla joko hallituksen tai
toiminnanjohtajan asettamia. Seuran säännöissä tai johtosäännöissä ei ole tarkemmin kuvattu
työryhmien toimintatapoja. Yleisen käytännön mukaisesti vapaaehtoistyöhön perustuva
työryhmätoiminta on antanut vapaat kädet työryhmän puheenjohtajalle päättää käytettävistä
työtavoista. Seura ei ole nykyisen käytäntönsä puolesta asettanut selvitystyöryhmille muuta
velvoitetta kuin lausunnon antamisen ennalta määrättyyn päivämäärään mennessä
toimintakuvaukseen pohjautuen.
Asiasisältö
Aloite koskee selvitystyöryhmien antamien loppulausuntojen laadun ja avarakatseisuuden
turvaamista. Nykyisen käytännön mukaan työryhmän puheenjohtajaksi asetettu henkilö, voi koota
omaan ammattitaitoonsa perustuen työryhmän muut jäsenet. Työryhmien koot vaihtelevat laajasti
ja toimeksiantona voi olla esimerkiksi uusien hankkeiden toteuttamismahdollisuuksien
kartoittaminen. Selvitystyöryhmän loppulauselman on tarkoitus toimia Seuran hallituksen päätöksen
tukena. Erityistä asiantuntemusta vaativa selvitystyöryhmän loppulauselma voi olla kuitenkin
perusteiltaan sellainen, että hallituksen on perustettava päätöksensä selvitystyöryhmän osoittamaan
asiantuntemukseen liittyen. Esimerkiksi IT-toimintaan, taittoon tai julkaisutekniikkaan liittyvä
selvitystyö voi olla luonteeltaan niin teknistä, että asiaan perehtymätön ei pysty muodostamaan
perusteltua mielipidettä esitettyihin toimintamalleihin liittyen. Eri tekniikkoihin liittyvissä
selvityksissä tulisi myös huomioida alan laaja-alaisuus. Esimerkiksi ohjelmistoarkkitehdillä ei
välttämättä ole riittävää web-käyttöympäristön asiantuntemusta, jotta hän pystyisi kartoittamaan
kaikki mahdolliset toimintamahdollisuudet.
Ehdotus:
Erityistä asiantuntemusta vaativien selvitystyöryhmien loppulauselmien perusteellisuuden ja
avarakatseisuuden turvaamiseksi, työryhmän tulisi pyytää esittämäänsä mietintöön liitteeksi
työryhmän ulkopuolinen lausunto ennen kuin selvitystyöryhmän esittämä loppulausunto esitetään
hallitukselle. Pyydettävä ulkopuolinen lausunto voi olla käsiteltävän asian laadusta riippuen yhden
ammattilaisen antama lausunto tai useiden harrastelijapohjalta asiaa kommentoivien tiivistetty ja
yhteen koottu lausunto. Ulkopuolinen lausunto toimisi hallituksen päätöksen tukena vähentäen
väärin perustein tehtyjen päätösten mahdollisuutta.
Allekirjoitus
Jyväskylässä 16.3.2011,
Juha Käppi
16.3.2011
ALOITE SUOMEN SUKUTUTKIMUSSEURAN HALLITUKSELLE
Aihe
Aloitejärjestelmän kehittäminen aloitteiden sisältämän potentiaalin hyväksikäyttämiseksi
Konteksti
Suomen Sukututkimusseuran jäsenten konkreettinen vaikutusmahdollisuus Seuran toiminnan kehittämisessä on mahdollistettu aloitteiden kautta. Jokainen Seuran jäsen voi esittää hallitukselle Seuran toimintaan liittyvän kehitysehdotuksen aloitteen avulla. Seuran johtosäännön 7 §:n mukaan toiminnanjohtaja valmistelee käsiteltävät asiat hallitukselle sekä toimii niiden esittelijänä ja sihteerinä.
Asiasisältö
Aloite koskee aloitejärjestelmän kehittämistä. Nykyisen käytännön mukaan aloitteet ohjataan hallinnon käsiteltäväksi suoraan joko sähköpostitse tai Seuran kotisivuilla olevan palautelomakkeen kautta, eikä aloitteiden ei tarvitse olla annettaessa formaalissa muodossa. Aloite voi siis olla hyvin lyhyt kehitysehdotus, joka ei sisällä konkreettista ratkaisuehdotusta. Nykyinen käytäntö mahdollistaa sen, että aloitteiden sisältämien puutteiden vuoksi aloitteeseen liittyvä päätöksenteko ei aina johda aloitteen jatkokäsittelyyn tai sitä kautta hyväksymiseen. Tieto aloitteen hylkäämisestä voi jäädä myös aloitteentekijän ja päättäjän väliseksi. Esimerkiksi teknisiin kehittämisehdotuksiin liittyvät aloitteet voivat tulla hylätyksi, koska selkeää ratkaisuehdotusta ei pystytä tuomaan esille. Ratkaisuehdotuksien puuttuminen ei kuitenkaan anna syytä olettaa, ettei ratkaisua olisi olemassa ja ettei aloitteen sisältämä kehitysehdotus olisi tarpeellinen. Nykyinen käytäntö ei kuitenkaan suoraan mahdollista aloitteentekijän ja -käsittelijän ulkopuolista dialogia.
Ehdotus:
Seuran tulisi harkita olisiko aloitejärjestelmän uudistaminen tarpeen siten, että annettuun aloitteeseen liittyvä aloitteentekijän ja – käsittelijän ulkopuolinen tarkastelu olisi mahdollista. Ehdotan, että kaikilla seuran jäsenillä olisi mahdollisuus seurata jätettyjen aloitteiden käsittelyprosessia, mikäli aloitteenjättäjä ei ole määritellyt aloitettaan henkilökohtaiseksi. Aloitteiden hyväksymiseen tai hylkäämiseen liittyvät perustelut olisi kaikkien nähtävillä ja esimerkiksi ratkaisuehdotuksen puutteen vuoksi hylätyn aloitteen hylkäämispäätös antaisi myös muille Seuran jäsenille mahdollisuuden miettiä mahdollisia toteuttamisvaihtoehtoja. Aloitteiden käsittelyn seuraaminen toisi jäsenille myös tietoa siitä, millä tavoin Seuran toimintaa on pyritty kehittämään ja missä asioissa toiminnankehittäminen on pysähtynyt sopivien ratkaisumuotojen puuttuessa.
Tekninen ratkaisuehdotus:
1. Edellä kuvattu aloitejärjestelmä olisi mahdollista toteuttaa sähköisesti PHP – ohjelmointikieltä ja MySQL – tietokantoja käyttäen Seuran kotisivuille upotettuna. Järjestelmä pitäisi sisällään aloitteen syöttölomakkeen ja seurantasivun, jonka avulla jätetyn aloitteen käsittelyprosessia olisi mahdollista seurata. PHP – ohjelmointikielen ja MySQL – tietokantojen käyttäminen edellyttää Seuran kotisivutilalta niiden käyttömahdollistamista.
2. Seuran ylläpitämä SukuForum – keskustelufoorumi antaisi toisen mahdollisen ratkaisutavan. SukuForumille voisi luoda vain jäsenille näkyvän keskustelualueen, jossa jätetyt aloitteet esitellään ja niihin liittyvät päätökset tiedotetaan. Keskustelualueen asetukset voi tarvittaessa määrittää niin, että yleistä kommentointioikeutta ei ole. Aloitteiden esittelystä SukuForumilla vastaisi toiminnanjohtaja tai jäsensihteeri.
Allekirjoitus
Jyväskylässä 16.3.2011,
Juha Käppi
vBulletin® v3.8.11, Copyright ©2000-2024, vBulletin Solutions Inc.