Hölömö kysymys yhdistyksen hallitukseen kuuluvien yhteydenpitotavoista

[Laardi]

Nykyään aika monella on sähköposti käytössään ja yhteydenpito on helppoa ja nopeaa. Erilaiset "porukat" pystyvät halutessaan suunnittelemaan ja valmistelemaan asioita sähköpostitse, vaikka henkilöt asuisivat satojen kilometrien päässä toisistaan, ja onhan Internetin yli järjestettävät kokoukset ja palaverit olleet mahdollisia jo pitkään.

Mutta jos ei ole mahdollisuutta "nettimiitinkeihin" eikä osalla porukkaa ole edes tietokonetta saati sähköpostiosoitetta, niin miten esimerkiksi sukuseuran hallitus toimii sellaisessa tilanteessa? Olen tätä pohdiskellut viime aikoina.

Oletetaan, että viisihenkisen hallituksen jäsenet asuvat kaukana toisistaan ympäri Suomea, heillä ei tunnu löytyvän aikaa yhteisiin kasvokkain tapaamisiin, mutta on asioita, joiden pitää edetä ja valmistua. Parilla jäsenellä ei ole tietokonetta eikä halua edes käyttää sellaista. Olisi kuitenkin hyvä, että työmäärä jaettaisiin kaikkien kesken eikä se kaatuisi parin henkilön niskoille. Onko jonkun otettava se rooli, että tekee yhteenvedon kolmen sähköpostin omistavan henkilön s-postikeskusteluista ja informoi näitä kahta muuta puhelimitse tai perinteisellä kirjeellä, ottaa vastaan heidän ajatuksensa ja jakaa sitten ne sähköpostitse muille?

Miten homma toimisi tehokkaimmin?

[Erkki Järvinen]

Nykyään aika monella on sähköposti käytössään ja yhteydenpito on helppoa ja nopeaa. Erilaiset "porukat" pystyvät halutessaan suunnittelemaan ja valmistelemaan asioita sähköpostitse, vaikka henkilöt asuisivat satojen kilometrien päässä toisistaan, ja onhan Internetin yli järjestettävät kokoukset ja palaverit olleet mahdollisia jo pitkään.

Mutta jos ei ole mahdollisuutta "nettimiitinkeihin" eikä osalla porukkaa ole edes tietokonetta saati sähköpostiosoitetta, niin miten esimerkiksi sukuseuran hallitus toimii sellaisessa tilanteessa? Olen tätä pohdiskellut viime aikoina.

Oletetaan, että viisihenkisen hallituksen jäsenet asuvat kaukana toisistaan ympäri Suomea, heillä ei tunnu löytyvän aikaa yhteisiin kasvokkain tapaamisiin, mutta on asioita, joiden pitää edetä ja valmistua. Parilla jäsenellä ei ole tietokonetta eikä halua edes käyttää sellaista. Olisi kuitenkin hyvä, että työmäärä jaettaisiin kaikkien kesken eikä se kaatuisi parin henkilön niskoille. Onko jonkun otettava se rooli, että tekee yhteenvedon kolmen sähköpostin omistavan henkilön s-postikeskusteluista ja informoi näitä kahta muuta puhelimitse tai perinteisellä kirjeellä, ottaa vastaan heidän ajatuksensa ja jakaa sitten ne sähköpostitse muille?

Miten homma toimisi tehokkaimmin?

Kyllä minä tykkään, että kun yhdistys kokouksessaan valitsee hallituksen jäsenet niin on aivan selvää, että silloin myös pidetään huoli siitä, että hallitus on toimintakykyinen myös yhteydenpidossaan.

[Heikki Särkkä]

Palveluntarjoajat antavat varmasti mielellään tietoa siitä, miten puhelinkokous järjestetään siten, että kaikki muut kuulevat yhtä aikaa, mitä yksi sanoo. Tällainen palvelu oli olemassa lankapuhelinten aikaan ja on varmaan nytkin mahdollinen, kun videokonferenssejakin on.

[Seppo Niinioja]

Palveluntarjoajat antavat varmasti mielellään tietoa siitä, miten puhelinkokous järjestetään siten, että kaikki muut kuulevat yhtä aikaa, mitä yksi sanoo. Tällainen palvelu oli olemassa lankapuhelinten aikaan ja on varmaan nytkin mahdollinen, kun videokonferenssejakin on.

Googlettamalla 'puhelinneuvottelu' löytyy todella edelleen vaihtoehtoja.

[Laardi]

Kyllä minä tykkään, että kun yhdistys kokouksessaan valitsee hallituksen jäsenet niin on aivan selvää, että silloin myös pidetään huoli siitä, että hallitus on toimintakykyinen myös yhteydenpidossaan.

Samaa mieltä, mutta käytännössä tilanne voi olla haastava.

Muissa vastauksissa neuvotaan ottamaan selville puhelinneuvottelumahdollisuudesta, mutta entä jos kokoontuminen samaan aikaan eri paikoissa ei onnistu?

Tuntuu siltä, että törmään jatkuvasti muiden ihmisten ajanpuutteeseen, ja monesti mietin, että eikö siinä tapauksessa kannata alkaa karsia menoistaan, jos edes yhtä kertaa vuodessa ei kokoontuminen samaan aikaan samassa paikassa onnistu.

Mutta siis ennen wanhaan esim. sukuseuran hallitus kokoontui lankapuhelinneuvottelun muodossa?