Arkistolaitoksen uusista aukioloajoista

[Juha]

Lukekaas tämä
http://nakokulmiaarkistosta.blogspot.com/2010/04/aukioloaikoja-koskevat-uudet.html


mm. sukututkijoiden painostus on auttanut



t. Juha

[Laardi]

Kuulostaa hyvältä. Toivottavasti saadaan maakunta-arkistoihinkin sama käytäntö.

Lainaan ko. blogista Kaisa Kyläkosken kirjoittamasta viestistä: "(Asiakirjatilausten tekeminen spostilla vaatisi varsin tarkan tiedon siitä mitä on hakemassa. Tämä selviää usein vasta arkistoluetteloista.)"

En ole koskaan tilannut arkistosta mitään etukäteen tutkittavaksi ja epäilen, että pieleen menisi, ellen saisi asiantuntijoilta apua tilauksen tekemisessä. Voisikohan asiakirjatilausten tekemiseen saada jotain tukea vaikka sukututkimusyhdistyksien järjestämänä koulutuksena tai neuvontana? Minä ainakin tarvisin sellaista.

[kkylakos]

En ole koskaan tilannut arkistosta mitään etukäteen tutkittavaksi ja epäilen, että pieleen menisi, ellen saisi asiantuntijoilta apua tilauksen tekemisessä. Voisikohan asiakirjatilausten tekemiseen saada jotain tukea vaikka sukututkimusyhdistyksien järjestämänä koulutuksena tai neuvontana? Minä ainakin tarvisin sellaista.

Itse olen harjoitellut jo yli 10 vuotta ja todennut, että järkevintä on vaan uuden aineiston kohdalla mennä nöyrästi päivystäjiltä kysymään mikä on oleellinen tieto tilauslappuun. Tuntuu tyhmältä, tuntee itsensä tyhmäksi, mutta säästää aikaa ja energiaa.

(Viime aikoina olen usein sitten tilannut 50-70 yksikköä samaa tavaraa ja siinä vaiheessa pitää vaan keksiä oma rutiini lappusten täyttöä varten.)

[eeva häkkinen]

Itse olen harjoitellut yli 25 vuotta ja yhdyn edelleen Kaisan näkemykseen - ja näinhän tutkijat kai yleensä toimivatkin. Se ei kuitenkaan vastaa edellisen kysyjän huoleen siitä, miten saa tilattua oikeat asiakirjat lähtiessään lauantapäiväksi Vaasaan tai Joensuuhun tutkimaan vain siellä löytyvää aineistoa. Sikäli kuin ymmärsin, ei noutopalvelua näille extra päiville ole tulossa.

VAKKA-tietokanta on suuresti kehittynyt ja kehittymässä ja se tietenkin on ennakkotilausten perusta. Ehkä meidän pitäisi olla aktiivisempia tässäkin asiassa arkistolaitokseen päin puutteiden raportoinnissa ja rakentavien ehdotusten esilletuonnissa. En silti usko, että sellaista yleiskoulutusta tai hakemistointijärjestelmää olisi edes teoriassa mahdollista kehittää, joka antaisi tutkijalle valmiudet tietää aina tarkalleen, mitä pitäisi tilata. Tässä asiassa olisi mielestäni tämä forum parhaimmillaan. Meitä on varmaan täällä paljonkin, jotka ovat vuosikausia kaivelleet monenlaisia aineistoja ja osaavat niiltä osin kertoa, mitä mistäkin voi toivoa löytävänsä. En tiedä, olisiko näin kertynyttä tietoa mahdollista organisoida jotenkin, mutta ainakin kannattaa kysellä muilta ennenkuin tekee hukkareissun.

[Matti Lund]

Itse olen harjoitellut yli 25 vuotta ja yhdyn edelleen Kaisan näkemykseen - ja näinhän tutkijat kai yleensä toimivatkin. Se ei kuitenkaan vastaa edellisen kysyjän huoleen siitä, miten saa tilattua oikeat asiakirjat lähtiessään lauantapäiväksi Vaasaan tai Joensuuhun tutkimaan vain siellä löytyvää aineistoa. Sikäli kuin ymmärsin, ei noutopalvelua näille extra päiville ole tulossa.

VAKKA-tietokanta on suuresti kehittynyt ja kehittymässä ja se tietenkin on ennakkotilausten perusta. Ehkä meidän pitäisi olla aktiivisempia tässäkin asiassa arkistolaitokseen päin puutteiden raportoinnissa ja rakentavien ehdotusten esilletuonnissa. En silti usko, että sellaista yleiskoulutusta tai hakemistointijärjestelmää olisi edes teoriassa mahdollista kehittää, joka antaisi tutkijalle valmiudet tietää aina tarkalleen, mitä pitäisi tilata. Tässä asiassa olisi mielestäni tämä forum parhaimmillaan. Meitä on varmaan täällä paljonkin, jotka ovat vuosikausia kaivelleet monenlaisia aineistoja ja osaavat niiltä osin kertoa, mitä mistäkin voi toivoa löytävänsä. En tiedä, olisiko näin kertynyttä tietoa mahdollista organisoida jotenkin, mutta ainakin kannattaa kysellä muilta ennenkuin tekee hukkareissun.


Hyvä, Eeva, puhut tosi asiaa.


Olen jossakin aikaisemmassa ketjussa kannattanut sellaista ajatusta, että arkistolaitoksen pitäisi ryhdistää oikeellisuuteen pääsemistä arkistoluetteloissa ja osin tätäkin silmälläpitäen tulisi arkistolaitoksessa kehittää tutkijoiden reklamaatiojärjestelmää, jolla oikaistaan virheellistä arkistoluettelomateriaalia.

Omasta puolestani olen sopeuttanut itseni löytämään arkistoluetteloista etsimäni asiakirjat ja ne "helposti" löydän, jos ko. asiakirja on viety oikein ko. arkistoluetteloon, mutta niinhän ei suinkaan aina ole.

Nyt pitää ensin korostaa, ettei luetteloihin pujahtaneista virheistä voida suinkaan soimata laatijoiden huolimattomuutta tai leväperäisyyttä, vaan laatimisen vaikeutta: dokumenttien määrä on ollut valtaisa ja moniaineksinen, jolloin mikään systematiikka ei tahdo siihen suurella varmuudella purra.

Yhtenä tuloksena tästä ovat puutteellisuudet ja pikku virheet luetteloissa, jotka eivät ole pätevimmänkään arkistotyöntekijän hallittavissa. Virheiden määrä on marginaalinen, mutta itse kullekin joskus sattuu projekti tai kaksi, joissa on useiden virheitten suma ja siten etsittävän asiakirjan löytäminen kovan työn takana.

Puutteena on ollut, että kukin tutkija on törmännyt tällaisiin tapaus kerrallaan ja arkistohekilökunta on joko täysin hukannut etsittävän tai on ollut kohtuutonta sitä etsittää henkilöstöllä päivä- tai jopa viikkokaupalla, jos se ei ole ollut fataali asiakirja tutkimuksen kannalta. Kun tutkija on raivoisalla yrityksellä viimein jäljittänyt asiakirjan, asia on hautautunut: arkiston olisi tullut pitää lokia, johon nämä tapaukset olisi viety ja nämä lokit olisi pitänyt käydä läpi arkistoluetteloita päivitettäessä!

Nettiaikakaudella tähänkin voidaan kehittää tehokkaampi parannus: lokinpito ja reklamaatiojärjestelmä, jotka linkitään arkistoluetteloiden päivitysproseduureihin.

Tietysti myös keskeisimpiä luetteloita voisi julkistaa nettiportaalinkin kautta tukemaan "elektronista" tilausta.

Korostan vielä, että ns. valtionhallinnon korserninohjausuudistus julkisen vallan tietojärjestelmien tehostamiseksi ja yhtenäistämiseksi antaa hyvän sauman saada lisäpanostusta arkistolaitoksen tietojärjestelmän kehittämiseen, mikä siltä muuten ilman muuta jäisi puuttumaan. Pitää vain rohkaista arkistolaitoksen tietojärjestelmistä vastaavaa löytämään tilaisuuksia hyödyntää tätä vipusinta omaksi parhaaksi.

Nämä parannukset eivät aina vaadi ko. yksikölle vartavasten räätälöityjä sovelluksia, vaan jo joidenkin toisten valtionhallinnon yksikön hyväksi ja tehokkaiksi koettujen sovellusten ja ohjaustapojen soveltamista muihinkin hallintoyksiköihin. Varsinkin asiakasrajapinnassa olevien sovellusten kohdalla näin luulisi olevan laitansa, koska mallit eivät juurikaan poikkea toisistaan.



terv Matti Lund