[Käppi]

16.3.2011

ALOITE SUOMEN SUKUTUTKIMUSSEURAN HALLITUKSELLE

Aihe

Aloitejärjestelmän kehittäminen aloitteiden sisältämän potentiaalin hyväksikäyttämiseksi

Konteksti

Suomen Sukututkimusseuran jäsenten konkreettinen vaikutusmahdollisuus Seuran toiminnan kehittämisessä on mahdollistettu aloitteiden kautta. Jokainen Seuran jäsen voi esittää hallitukselle Seuran toimintaan liittyvän kehitysehdotuksen aloitteen avulla. Seuran johtosäännön 7 §:n mukaan toiminnanjohtaja valmistelee käsiteltävät asiat hallitukselle sekä toimii niiden esittelijänä ja sihteerinä.

Asiasisältö

Aloite koskee aloitejärjestelmän kehittämistä. Nykyisen käytännön mukaan aloitteet ohjataan hallinnon käsiteltäväksi suoraan joko sähköpostitse tai Seuran kotisivuilla olevan palautelomakkeen kautta, eikä aloitteiden ei tarvitse olla annettaessa formaalissa muodossa. Aloite voi siis olla hyvin lyhyt kehitysehdotus, joka ei sisällä konkreettista ratkaisuehdotusta. Nykyinen käytäntö mahdollistaa sen, että aloitteiden sisältämien puutteiden vuoksi aloitteeseen liittyvä päätöksenteko ei aina johda aloitteen jatkokäsittelyyn tai sitä kautta hyväksymiseen. Tieto aloitteen hylkäämisestä voi jäädä myös aloitteentekijän ja päättäjän väliseksi. Esimerkiksi teknisiin kehittämisehdotuksiin liittyvät aloitteet voivat tulla hylätyksi, koska selkeää ratkaisuehdotusta ei pystytä tuomaan esille. Ratkaisuehdotuksien puuttuminen ei kuitenkaan anna syytä olettaa, ettei ratkaisua olisi olemassa ja ettei aloitteen sisältämä kehitysehdotus olisi tarpeellinen. Nykyinen käytäntö ei kuitenkaan suoraan mahdollista aloitteentekijän ja -käsittelijän ulkopuolista dialogia.

Ehdotus:

Seuran tulisi harkita olisiko aloitejärjestelmän uudistaminen tarpeen siten, että annettuun aloitteeseen liittyvä aloitteentekijän ja – käsittelijän ulkopuolinen tarkastelu olisi mahdollista. Ehdotan, että kaikilla seuran jäsenillä olisi mahdollisuus seurata jätettyjen aloitteiden käsittelyprosessia, mikäli aloitteenjättäjä ei ole määritellyt aloitettaan henkilökohtaiseksi. Aloitteiden hyväksymiseen tai hylkäämiseen liittyvät perustelut olisi kaikkien nähtävillä ja esimerkiksi ratkaisuehdotuksen puutteen vuoksi hylätyn aloitteen hylkäämispäätös antaisi myös muille Seuran jäsenille mahdollisuuden miettiä mahdollisia toteuttamisvaihtoehtoja. Aloitteiden käsittelyn seuraaminen toisi jäsenille myös tietoa siitä, millä tavoin Seuran toimintaa on pyritty kehittämään ja missä asioissa toiminnankehittäminen on pysähtynyt sopivien ratkaisumuotojen puuttuessa.

Tekninen ratkaisuehdotus:

1. Edellä kuvattu aloitejärjestelmä olisi mahdollista toteuttaa sähköisesti PHP – ohjelmointikieltä ja MySQL – tietokantoja käyttäen Seuran kotisivuille upotettuna. Järjestelmä pitäisi sisällään aloitteen syöttölomakkeen ja seurantasivun, jonka avulla jätetyn aloitteen käsittelyprosessia olisi mahdollista seurata. PHP – ohjelmointikielen ja MySQL – tietokantojen käyttäminen edellyttää Seuran kotisivutilalta niiden käyttömahdollistamista.

2. Seuran ylläpitämä SukuForum – keskustelufoorumi antaisi toisen mahdollisen ratkaisutavan. SukuForumille voisi luoda vain jäsenille näkyvän keskustelualueen, jossa jätetyt aloitteet esitellään ja niihin liittyvät päätökset tiedotetaan. Keskustelualueen asetukset voi tarvittaessa määrittää niin, että yleistä kommentointioikeutta ei ole. Aloitteiden esittelystä SukuForumilla vastaisi toiminnanjohtaja tai jäsensihteeri.

Allekirjoitus

Jyväskylässä 16.3.2011,
Juha Käppi