Sukukirjaan henkilötietoja - missä mennään?

[tuomon]

Voisiko joku vielä lyhyesti kerrata tämän hetken reunaehdot sukukirjassa julkaistavien henkilötietojen juridiikasta? Henkilötietoina olisivat nyt elävistä tahoista syntymäaika ja -paikka, asuinpaikka, puoliso (mahd. ex-puolisot) ja jälkeläiset vastaavine tietoineen. Kantaparin jälkeen on elänyt noin neljä sukupolvea.

Ajatuksemme on kerätä kyseiset tiedot lomakkeella, jossa kerrotaan tietojen tarkoitus (=sukukirja). Kaikki tiedot saadaan siis suvun jäseniltä ilman muiden rekisterien käyttöä. Aikomus on luonnollisesti myös laittaa tietojen tarkastuskierros kaikille perheille. Tietoja ei laiteta, mikäli henkilö sen kieltää.

Mitä muita toimia tässä tarvitaan? Onko tehtävä henkilötietorekisteri-ilmoitus jollekin taholle tms.?

Osa kysymyksistäni ovat kovin basic-tasoa. Kiitän vastauksista!!

Yst.terv.
Tuomo N.

[Veikko Leskelä]

Voisiko joku vielä lyhyesti kerrata tämän hetken reunaehdot sukukirjassa julkaistavien henkilötietojen juridiikasta? Henkilötietoina olisivat nyt elävistä tahoista syntymäaika ja -paikka, asuinpaikka, puoliso (mahd. ex-puolisot) ja jälkeläiset vastaavine tietoineen. Kantaparin jälkeen on elänyt noin neljä sukupolvea.

Ajatuksemme on kerätä kyseiset tiedot lomakkeella, jossa kerrotaan tietojen tarkoitus (=sukukirja). Kaikki tiedot saadaan siis suvun jäseniltä ilman muiden rekisterien käyttöä. Aikomus on luonnollisesti myös laittaa tietojen tarkastuskierros kaikille perheille. Tietoja ei laiteta, mikäli henkilö sen kieltää.

Mitä muita toimia tässä tarvitaan? Onko tehtävä henkilötietorekisteri-ilmoitus jollekin taholle tms.?

Osa kysymyksistäni ovat kovin basic-tasoa. Kiitän vastauksista!!

Yst.terv.
Tuomo N.

Henkilotietolaki asettaa sukututkimusta erityisasemaan moneen muuhun tarkoitukseen nähden.

Kun olette tuossa vaiheessa, niin suosittelen kyllä rekisteriselosteen laatimista rekisterinpitäjäksi ilmoittautuvan sukuyhteisön tai -tutkijan toimesta.

Rekisteriseloste on erinomainen suunnittelun väline heti alkuvaiheista lähtien, kun liikutaan elävien henkilöpiireissä ja tähdätään sukukirjaan. Selusta on silloin turvattu eikä lainvastaisuuksista voida syyttää.

Sukututkimustoimialan käytännesäännöt henkilötietolain soveltamisesta ovat noin vuoden yhteistyörupeaman jälkeen kalkkiviivoilla. Mukana ovat Sukuseurojen Keskusliitto, Suomen Sukututkimusseura, Karjalaisten Sukuyhteisöjen Liitto ja Suomen Sukuhistoriallinen Yhdistys.

Yhteisymmärryksessä olemme lopetteleamassa tuota työtä.

Tässä vaiheessa kannattaa siis tutustua tietosuojavaltuutetun toimiston sukututkimusta ja rekisteriselostetta koskeviin opas- ja ohjekohtiin huolellisesti. Sieltä saa pikaensiapua ja myös sinne suoraan soittamallakin. Linkki on:
www.tietosuoja.fi (http://www.tietosuoja.fi)

P.S. Rekisteriselostetta ei tarvitse lähettää tietosuojavaltuutetulle, mutta se on hyvä laittaa esimerkiksi sukututkijan tai - seuran kotisivuille nähtäville.

VL
Käytännesääntöryötyhmän pj

[Sami Lehtonen]

Käytännesääntötyön tuonti tähän threadiin ei ehkä ollut tarpeellista. Sen verran typistän Veikon vastausta, että. Kyllä, tarvitsette rekisteriselosteen ja ei, sitä ei tarvitse lähettää mihinkään.

Tarkoitus toki on, että tämänkaltaiset kysymykset löytäisivät vastauksensa jatkossa toimialan käytännesäännöistä.

[Veikko Leskelä]

Hyvä, olemme Samin kanssa aivan samoilla linjoilla.

Käytännesäännöt jatkossa selkeyttävät kyllä toimialamme tilannetta ja se on erinomainen ja kovin monella taholla toivottu asia.

VL
Käytännesääntötyöryhmän pj

[Seppo Niinioja]

Hiukan olen vieroksunut sanaa toimiala sukututkimuksesta puhuttaessa. Lähinnä tulee mieleen taloudellinen toiminta, vaikka sanan merkitys onkin Nykysuomen sanakirjan mukaan laajempi: "1. toiminta-ala, erikoisala, jolla jku tai jk toimii". Osakeyhtiöstä on ilmoitettava toimiala, yhdistyksen osalta tarkoitus ja toimintamuodot.

Tilastokeskushan laatii ja ylläpitää toimialaluokituksia, joita käytetään mm. yritysten veroilmoituksissa ja joiden avulla väännetään monenlaista tilastoa. Hiukan vaivalloisen etsinnän jälkeen löytyi sukututkimuksellekin toimialakoodi. Se kuuluu luokkaan

93050 Muualla luokittelemattomat palvelut

Jotta en syyllistyisi Tilastokeskuksen tekijänoikeuksien loukkaamiseen, siteeraan listasta vain pari toimialaa:

Astrologit, horoskooppien laatijat
Kengänkiillottajat, tatuoijat
Kirjeystävien välitys, seuralais-, puhelinseksi- ja -treffipalvelut, avioliittotoimistojen palvelut, hypnoosipalvelut, sukututkimus, biorytmien laadintapalvelut jne.

Aika hyvin ovat oivaltaneet nykyisen nettisukututkimuksen luonteen ja ns. tieteellisen tason.

Seppo Niinioja

[Veikko Leskelä]

Hiukan olen vieroksunut sanaa toimiala sukututkimuksesta puhuttaessa. Lähinnä tulee mieleen taloudellinen toiminta, vaikka sanan merkitys onkin Nykysuomen sanakirjan mukaan laajempi: "1. toiminta-ala, erikoisala, jolla jku tai jk toimii". Osakeyhtiöstä on ilmoitettava toimiala, yhdistyksen osalta tarkoitus ja toimintamuodot.

Tilastokeskushan laatii ja ylläpitää toimialaluokituksia, joita käytetään mm. yritysten veroilmoituksissa ja joiden avulla väännetään monenlaista tilastoa. Hiukan vaivalloisen etsinnän jälkeen löytyi sukututkimuksellekin toimialakoodi. Se kuuluu luokkaan

93050 Muualla luokittelemattomat palvelut

Jotta en syyllistyisi Tilastokeskuksen tekijänoikeuksien loukkaamiseen, siteeraan listasta vain pari toimialaa:

Astrologit, horoskooppien laatijat
Kengänkiillottajat, tatuoijat
Kirjeystävien välitys, seuralais-, puhelinseksi- ja -treffipalvelut, avioliittotoimistojen palvelut, hypnoosipalvelut, sukututkimus, biorytmien laadintapalvelut jne.

Aika hyvin ovat oivaltaneet nykyisen nettisukututkimuksen luonteen ja ns. tieteellisen tason.

Seppo Niinioja

Puutuit Seppo tärkeään asiaan, jota on täällä jokseenkin vähän sivuttu,

Toimialan vaatimus tulee myös suoraan henkilötietolain 42 §:stä, joka oikeuttaa toimialan keskeiset toimijat laatimaan käytännesäännöt.

Tässä tuo voimassaoleva henkilötietolain 42 :

42 § (http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990523?search%5Btype%5D=pika&search%5Bpika%5D=henkil%C3%B6tietolaki#a523-1999)
Toimialakohtaiset käytännesäännöt

Rekisterinpitäjät tai näitä edustavat yhteisöt voivat laatia toimialakohtaisia käytännesääntöjä tämän lain soveltamiseksi ja hyvän tietojenkäsittelytavan edistämiseksi sekä toimittaa laatimansa ehdotukset tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutettu voi tarkastaa, että käytännesäännöt ovat tämän lain ja muiden henkilötietojen käsittelyyn vaikuttavien säännösten mukaisia.

Sukuyhteisöt ja sukututkijat ja heidän keskeiset järjestönsä Sukuseurojen Keskusliitto, Suomen Sukututkimusseura, Karjalaisten Sukuyhteisöjen Liitto ja Suomen Sukuhistoriallinen yhdstys ovat toimialamme keskeisiä toimijoita ja heidän käytännesääntöyhteistyönsä on kalkkiviivoilla urheilutermiä käyttääksemme.

Pelkästään sukuyhteisöjen (SSK ja KSL) keskusjärjestöissä on henkilöjäseniä kolmisenkymmentätuhatta, Sukututkimusseurassa kuutisen tuhatta ja SSHY:ssä kolmisen tuhatta ja muuta alan väkeä vähintään satatuhatta. Pienistä määristä ei ole kysymys.

Rekisterinpitäjiä löytyy kaikista näistä keskeisistä toimijoista vähintään jäsenrekisterin rekisteriselosteen laatijoina ja ylläpitäjinä ja varsin usein sukutukimusrekisteristä vastaavina ja lain velvoitteita noudattavina.

Tuo toimialaluokittelun "93050 Muualla luokittelemattomat palvelut" on hyvin heterogeeninen sukututkimustoimialan luonteen vuoksi, kun siihen kuuluu yhteisöjä, tutkijoita, aloittelijoita, harrastajia ja osittain samaan tähtäävää erilaista toimintaa erilaisin toiminnan painotuksin ja painopistealuein.

Siksi sukututkimustoimialan nelikantaisen yhteistyökonsortion yhteisen säännön nimeksi on suuniteltu "Hyvä henkilötietojen käsittely sukututkijoilla ja sukuyhteisöissä" alaotsikkona "Sukututkimustoimialan käytännesäännöt".

Valintoja pitää tehdä ja uuteen pitää vähitellen tottua ja hankkia samalla kansalaisten luottamus lain noudattajina.

Voisi sanoa, että nyt syntyy historiallinen nelikantainen yhtenäissääntö alan epäselvyyksien poistamiseksi, mistä ei ole kuin hyvää sanottavaa. Niin moni sukualan toimija on tällaista vakavasti toivonut.

Käytännesääntötyö on erittäin arvokasta alan yhtenäisen käytänön edistämistä ja täytyy vain kiittää yhteistyökumppaneitamme kärsivällisyydesta ja sitkeydestä sääntökokonaisuuden muotoutumisessa.

Onhan henkilötietolaki ollut voimassa jo vuodesta 1999 ja sukuharrastajien määrä yksityistä tarvettakin varten tutkivat henkilöt mukaan lukien voidaan siis helposti laskea sadoissa tuhansissa.

Kyllä näin iso toimijamäärä tarvitsee selkänojaa toimiakseen oikein ja laillisesti.

VL